Учет рабочего времени – одна из первых задач в организации работы любой компании. Этого требуют законодательство и современные реалии бизнеса. Знать, чем и как долго занимаются сотрудники на своих рабочих местах – значит всегда «держать руку на пульсе», координировать работу команды и принимать своевременные управленческие решения. О методах учета, возможностях современных инструментов мониторинга рабочего времени и эффективности – читайте в этой статье.
В соответствии с Трудовым законодательством России работодатель обязан вести учет рабочего времени персонала. Однако способы и методы четко не регламентированы и остаются на усмотрение руководства. Выбор зависит от целей и специфики работы организации.
Методы учета рабочего времени
Методы учета рабочего времени сводятся к тому, чтобы руководство компании имело понятие о том, чем заняты сотрудники, насколько ответственно относятся к выполнению служебных обязанностей. Кроме того, данные об учете рабочего времени – основа для начисления заработной платы. Разделить существующие методы можно на те, что реализуются в офлайн-режиме, и те, что работают в онлайне.
Оффлайн учет рабочего времени
История учета рабочего времени начинается еще во времена до нашей эры. В Древнем Египте работодатели отмечали, сколько времени на самом деле отработал наемный работник, и оплачивали труд, основываясь на этих записях. Ручной учет рабочего времени существовал долгое время, претерпевая определенные изменения, и существует до сих пор. Сегодня офлайн-методы – это:
- журнальный. Выглядит крайне просто: на входе на предприятие в общем доступе находится бумажный журнал, куда сотрудники самостоятельно вносят отметки о своем приходе на работу и уходе;
- с помощью вахтера. Метод немногим отличается от предыдущего – отметки о начале и окончании рабочего дня каждого сотрудника компании делает в таком же журнале не каждый работник самостоятельно, а вахтер;
- турникеты, СКУД и биометрические системы доступа. Относительно автоматизированный способ учета рабочего времени – чтобы войти на предприятие сотрудник прикладывает карту или палец к сканеру, устройство считывает данные и отмечает время начала рабочего дня. Информация выгружается из системы с определенной в организации периодичностью.
В любом случае, полученная тем или иным способом информация становится основанием для заполнения табелей общепринятых форм Т-12 и Т-13.
Обозначенные выше методы учета фиксируют границы рабочего времени, соблюдение трудовой дисциплины, но не берут во внимание наполненность трудовых часов – не дают понимания, чем именно занимается сотрудник, находясь в периметре предприятия, на своем рабочем месте.
Онлайн учет рабочего времени
Онлайн-учет рабочего времени пришел в повседневность, поскольку сегодня большая часть трудовых обязанностей связана с использованием компьютера или других «умных» устройств. Даже современные станки на заводах оснащены программным обеспечением, что позволяет контролировать их работу в онлайн-режиме.
Кроме того, владельцы бизнеса давно пришли к выводу, что присутствие на рабочем месте еще не гарантирует эффективную работу. Это доказывают результаты опросов среди работающего населения России. По данным исследования сервиса «Работа.ру», 58% (!) сотрудников отечественных компаний регулярно отвлекаются от своих обязанностей:
- 47% ведут праздные разговоры с коллегами;
- 20% общаются в мессенджерах;
- 19% скроллят социальные сети;
- 11% слушают музыку и подкасты;
- 6% смотрят кино и сериалы на рабочем месте;
- 5% играют в игры на мобильном телефоне
При этом доля времени, которое расходуется на посторонние занятия, варьируется от 10 до 70%. То есть от положенных 8 рабочих часов до 5,5 уходят впустую.
Поэтому все чаще работодатели обращаются к онлайн-учету рабочего времени, который позволяет получать полную картину рабочего дня, проводить непрерывный мониторинг занятости персонала. Реализуются такие методы с помощью специализированного программного обеспечения, которое устанавливается на рабочие машины сотрудников. Это могут быть:
- тайм-трекеры. Эта категория программ ориентирована на отслеживание времени, затраченного на выполнение конкретных задач или проектов. Реализуется в «чистом» виде или существует в составе различных CRM-систем. Особенность заключается в том, что работник должен самостоятельно включать и отключать программу при начале работы над задачей и по ее окончании. Поэтому стоит учитывать погрешности в получаемых данных, причиной которых может быть элементарная забывчивость подчиненного;
- системы учета рабочего времени. Полноценные инструменты для мониторинга количества и качества отработанного времени. Отличаются автоматизированным подходом, когда программа фиксирует все временные траты без участия персонала.
Программа учета рабочего времени
Программы учета рабочего времени охватывают всю деятельность сотрудника за ПК и даже вне рабочей машины – руководитель получает полную картину рабочего дня подчиненных. Мониторинг может быть организован в явной или скрытой форме, функционал может включать в себя возможность делать скриншоты экрана с заданной периодичностью, подключаться к веб-камере и/или гарнитуре, считывать порядок нажатия клавиш клавиатуры. Однако это противоречит этическим нормама и конституционным правам человека. Поэтому при внедрении систем учета рабочего времени стоит обратить внимание на программы, которые не идут вразрез с законодательством. Одна из таких – система мониторинга рабочего времени CrocoTime, которая не вторгается в личное пространство сотрудника, но берет под контроль его рабочую деятельность от начала до конца.
Учет отработанного времени
Учет отработанного времени – первое, на что ориентируется любой владелец бизнеса, и первое, что заложено в любой программе учета рабочего времени. В отличие от различных вариантов пропускных систем, специализированный софт отмечает не только начало и окончание рабочего времени. Например, система мониторинга CrocoTime, кроме отметок о старте и финише рабочих часов:
- зафиксирует точное время работы специалиста за компьютером вплоть до минуты. Если в течение 5 минут от клавиатуры или мыши не поступает отклика, программа отметит простой, непродуктивное время;
- учтет работу вне ПК. Система интегрирована с IP-телефонией, онлайн-календарями, это значит, что если сотрудник находился не за компьютером, но на переговорах или общался с клиентами по телефону, время будет засчитано продуктивно потраченным;
- отметит количество перерывов и сравнит его с регламентом. Во многих компаниях,кроме положенного обеда, есть допустимое время на отдых. CrocoTime поможет понять, насколько злоупотребляют «пятиминутками» сотрудники;
- сопоставит показатели коллег на одноименных должностях;
- автоматически сформирует табели для начисления заработной платы бухгалтерией.
Учет рабочего времени, который ведется в таком формате, позволяет поддержать, а местами и наладить дисциплину, рационально распределять нагрузку между коллегами, справедливо начислять зарплату в соответствии с приложенными сотрудниками усилиями. При этом автоматический режим сбора информации снимает массу вопросов от подчиненных, ведь итоговые данные не зависят от личных взаимоотношений «работник – работодатель», учет с CrocoTime полностью лишен человеческого участия, а значит, максимально объективен.
Фотография рабочего дня
Фотография рабочего дня – это точная копия распределения времени и ресурсов каждого сотрудника компании. Здесь в фокусе держится не только соблюдение временных норм, учитываются и инструменты работы специалистов. Программа CrocoTime собирает данные об активности сотрудника с помощью агента мониторинга, в итоге руководитель может увидеть:
- сколько времени затрачивает конкретный работник на выполнение той или иной задачи;
- какие программы, приложения, инструменты использует для реализации поставленных целей;
- как часто использует непрофильный софт и интернет-ресурсы. В системе есть возможность настроить категории сайтов и приложений: разделить их на те, что являются необходимыми для работы, и те, что расходуют рабочее время зазря.
Все данные программа в конечном итоге предоставляет в форме наглядных отчетов. Управленец на их основе получает возможность:
- понять, на какие виды работ уходит больше всего рабочего времени;
- оценить эффективность работы каждого отдельного специалиста;
- выстроить систему мотивации и повышения квалификации персонала;
- определить нормы труда, которые принесут наибольшую пользу бизнесу;
- выяснить, что становится причиной потерь времени;
- принять решение о кадровых изменениях, перестановках;
- сформировать пул наиболее эффективных инструментов и внедрить их на всем предприятии.
Автоматизированные программы учета рабочего времени – не новшество. Их успешно применяют в бизнесе любого масштаба. Главное, что они идут на пользу не только руководителям. Справедливый подход оценивают и подчиненные. Например, CrocoTime отмечает все переработки и достижения персонала, что отражается на системе премирования и справедливом начислении заработной платы, становится мотивацией и стимулом к качественному исполнению трудовых обязанностей.
Для тех, кто все еще сомневается в положительном влиянии системы учета рабочего времени, есть бесплатный тестовый режим программы CrocoTime. За 14 дней реально получить первые результаты и понять, насколько просто и эффективно использовать современный подход к учету рабочего времени.