Программы для контроля удаленных сотрудников

За последние 2 года в России количество вакансий, предполагающих удаленную работу, выросло в 2 раза, а количество тех, кто желает трудиться, не выходя из дома, – почти в 3 раза. При этом четверть удаленщиков успевают работать на два «фронта», а еще половина хотели бы найти подработку. Поэтому вопрос контроля удаленных сотрудников остается актуальным для руководителей. Какие типы контроля удаленного персонала бывают, как выбрать подходящий вариант, какие программы помогут видеть ход работы на расстоянии – расскажем в этой статье.

Даже спустя год, как удаленка форсированно вошла в отечественный бизнес, сотрудники, попробовавшие дистанционный режим работы, признавались, что теряют в эффективности: 34% элементарно не могут сосредоточиться, а потому не способны работать в полную силу. Знание, что процессы отслеживает руководитель, мотивирует держаться в тонусе. То есть контроль удаленщиков – мера необходимая.

Типы контроля удаленных сотрудников

Организация контроля и мониторинга дистанционной работы зависит от многих факторов – размера штата, сферы деятельности компании, особенностей внутренних процессов и даже отношений между работодателем и подчиненными. Традиционно выделяют два основных типа контроля.

Контроль результата

Контроль результата – пожалуй, самый простой вариант. Руководитель доверят процесс полностью сотрудникам, проверяет только итог работы. По сути контрольная точка всего одна, что, безусловно, удобно:

начальник экономит свое время;
персонал совершенствует навыки самостоятельной работы и ответственности;
при должном уровне готовности сотрудников такой уровень доверия руководства повышает мотивацию.

Однако есть достаточно высокий уровень рисков при таком типе контроля:

не выполнить задачу качественно. Это может произойти, если специалист не обладает нужными компетенциями, недостаточно мотивирован или страдает недисциплинированностью;
не выполнить задачу вовсе. Такое может случиться, если нет четкой постановки задачи, а сотрудник не готов задавать уточняющие вопросы. Тогда работа делается наугад, а результат не будет соответствовать ожиданиям руководства, и, скорее всего, всё придется делать заново.

Нельзя сказать, что контроль результата – нерабочий вариант. Он применим и эффективен, но в определенных условиях. Этот тип контроля подойдет для:

задач, выполнение которых подразумевает короткий промежуток времени;
сотрудников, которые заинтересованы в результате, обладают высоким уровнем мотивации и ответственности, готовы проявлять инициативу и самостоятельность в принятии решений.

Если у руководителя есть сомнения по этим пунктам, то стоит выбрать другой тип контроля.

Контроль процесса

Этот тип контроля менее рискованный. Тем более, что можно выбрать, насколько тщательно отслеживать процесс. Какие варианты есть:

предварительный контроль. Этот тип предполагает проверку результата примерно на этапе ⅔ выполнения задачи. С одной стороны, это дает возможность исправить недочеты заранее, с другой – предоставляет сотрудникам относительную свободу действий и шанс проявить свою дисциплинированность, заинтересованность, мотивацию;
контроль этапов работы. Такой подход целесообразно применять, если задача достаточно четко делится на фазы. С точки зрения персонала, этот тип хорош, если квалифицированный специалист берется за новую для себя задачу или недостаточно квалифицированный выполняет краткосрочное задание;
контрольные точки. Если задача цельная, то руководитель назначает сам моменты, когда будет проводиться контроль в зависимости от сложности задачи или квалификации сотрудников, которые над ней работают;
периодический контроль. Тоже не пускает дело на самотек, однако связан не с этапами работы, а со временем. Руководитель назначает периодичность контроля, например, ежедневные/раз в три дня/еженедельные отчеты или обсуждения хода работы;
непрерывный контроль. Наиболее распространенный вариант контроля работы удалёнщиков, поскольку решает сразу несколько вопросов руководителя – позволяет заранее знать результат работы, не рисковать дедлайнами, справедливо оплачивать часы, потраченные на выполнение задач.

Системы для контроля работы удаленных сотрудников

Удаленное взаимодействие само по себе подразумевает использование различных IT-решений. Другого варианта просто нет. И здесь важен системный подход, то есть выбирать нужно программы, которые будут подходить всему коллективу, связывая находящихся на расстоянии коллег в единую команду. В первую очередь стоит обратить внимание на постановку задач и учет рабочего времени на удаленке. Это два «кита» в построении прочных и эффективных дистанционных трудовых отношений.

Постановка задач на удаленке

Грамотная постановка задач – это «альфа и омега» успешной удаленной работы. От того, насколько четко подчиненные понимают, что должны делать, зависят сроки и качество выполнения работы. Однако, если в офисе всегда можно объяснить «на пальцах», рассказать в подробностях, то на удаленке такой возможности нет. Зато есть сервисы, которые помогают решить этот вопрос. Что можно выбрать:

чек-листы. Хороши для работы с сотрудником персонально, но не подходят для командной работы, поскольку в них довольно скудный функционал. Можно написать список того, что нужно сделать, но, например, назначить исполнителя не получится. Писать для каждого сотрудника свой список, сводить всё воедино в рамках команды – это отнимает слишком много времени у руководителя;
видеосвязь. Вполне может стать аналогом личных объяснений задач в условиях дистанционного взаимодействия. Но есть шанс, что все закончится на уровне «поговорили и забыли», поэтому использовать видеосвязь изолированно не имеет смысла, лучше после встречи в онлайне зафиксировать всё в электронном письменном виде. Видеосвязь – отличный способ уточнения, но не основной способ постановки задач;
простые планировщики. Позволяют разделять крупные задачи на подзадачи, назначать ответственных и сроки исполнения;
программы для совместной работы. Это расширенная версия планировщиков, которая может делить задачу на этапы исполнения, когда сотрудник отмечает, что взялся за работу, находится в процессе, завершил задание;
CRM-системы. Помогают организовать внутреннюю работу и взаимодействие с клиентами.

Выбор зависит от штата, специфики работы компании, количества проектов и задач, которые ведутся одновременно. В любом случае, всегда удастся найти то, что подойдет каждой конкретной организации.

Учет рабочего времени удаленных сотрудников

Учет рабочего времени удаленных сотрудников – необходимость. Это обусловлено не только желанием работодателя видеть, кто и чем занят во время работы из дома. Обновленный Трудовой кодекс РФ требует учета времени удаленщиков. Однако это – не только основа для начисления заработной платы. Учет рабочего времени затрагивает и другие аспекты организации удаленки:

Дисциплина. Если сотрудник знает, что за его работой, пусть и удаленно, наблюдают, приходится соблюдать установленные графики, начинать и заканчивать рабочий день вовремя или хотя бы близко к обозначенному времени;
Самоорганизация. Это первое, что мешает вчерашнему офисному персоналу быть эффективным на удаленке. Во-первых, домашня обстановка сама по себе расслабляет – это психология; во-вторых, большое количество отвлекающих факторов – домашние дела, семья перед глазами, и четко разделить личное и рабочее бывает сложно; в-третьих, так много соблазнов – «вот еще одна серия любимого сериала/шоу, и сразу начну работать» настигает многих. Учет рабочего времени в этом вопросе тоже сказывается позитивно: или заставляет сотрудника на удаленке быть более организованным, или позволяет работодателю не оплачивать часы, просиженные за просмотром роликов на youtube. Конечно, если этот просмотр – не обязанность работника.
Мотивация. Справедливый учет рабочего времени – это справедливое начисление заработной платы. А если сотрудник знает, что размер поощрения напрямую зависит от приложенных усилий и выполненных задач, стимула отдавать рабочее время работе, а не другим делам, больше. Кроме того, удаленный персонал может быть уверен, что начисление зарплаты не зависит от «настроения» руководителя, а основано строго на полученных данных, причем объективных.

Именно объективный и всеобъемлющий учет рабочего времени на удаленке можно организовать только с помощью специализированных систем мониторинга. Например, программа от российского разработчика CrocoTime создана специально под нужды отечественного бизнеса и успешно себя зарекомендовала в пик развития удаленной работы в России в 2020 году. Эта система обладает широким функционалом, который закроет все вопросы организации контроля удаленных сотрудников:

отмечает границы рабочего дня. Система включается сама вместе с рабочим ПК, тем самым проставляет начало рабочего времени, выключается – тоже параллельно с компьютером или ноутбуком, что означает окончание трудового дня. При этом есть возможность самостоятельно отключить CrocoTime, если нужно прерваться на решение личных вопросов;
работает в тихом режиме, без всплывающих окон, не нагружает оперативную память компьютера, не отвлекает необходимостью ставить отметки о рабочем времени;
показывает, чем именно занимаются сотрудники в рабочие часы. Программа фиксирует занятость за компьютером и без него. Например, за счет интеграции с календарями и телефонией звонки, видеовстречи онлайн будут отмечаться как продуктивное время;
фиксирует отвлечения. CrocoTime «записывает» ресурсы, которыми пользуется сотрудник – сайты, приложения, программы. При этом можно настроить разделение на профильные и непрофильные, тогда, например, время, проведенное за просмотром сериала, не будет включаться в рабочее, если, конечно, это не прямая обязанность работника – смотреть сериалы. Учет программ также помогает понять, насколько эффективны инструменты, с помощью которых решает рабочие задачи сотрудник;
регистрирует время работы над задачами. Функция тайм-трекинга позволяет видеть, как долго удаленщик работает над конкретным заданием. Это позволяет корректно распределять задачи между удаленными коллегами в зависимости от компетенций;
в конечном итоге программа рисует полную картину рабочего дня удаленного сотрудника, в деталях показывая, насколько усердно трудится человек.

Стоит отметить, что программа вышла в ТОП систем учета рабочего времени удаленного персонала, поскольку вызывает меньше всего негатива среди подчиненных – в ней нет привычного многим подобным системам «шпионского» функционала: она не «запоминает» порядок нажатия клавиш клавиатуры, чтобы считать написанное, не подключается к гарнитуре и веб-камере, чтобы подслушать и подсмотреть, не перехватывает сообщения в почте и мессенджерах. Наоборот, система разработана так, чтобы идти на пользу удаленным сотрудникам: в настройках всегда можно открыть доступ к статистике самому сотруднику, чтобы он видел свои результаты и корректировал свою работу. Однако подделать данные нельзя – они собираются автоматически, на результат не способен повлиять ни работник, ни руководитель. Полная прозрачность и объективность без «перекосов» в чью-либо сторону.

Оценить все преимущества CrocoTime можно, попробовав бесплатную демо-версию на 14 дней, за которые система покажет реальную обстановку в удаленной команде.