Безболезненный перевод сотрудников на удаленную работу

Удалённая работа в определенный момент стала настоящим ударом для бизнеса. Руководители компаний, которым срочно пришлось переводить своих офисных сотрудников на дистанционный режим, испытали все стадии принятия неизбежного, а заодно – «набивали шишки». Сейчас удаленная работа не воспринимается так резко негативно и даже завоевала любовь и владельцев бизнеса, и персонала. Как безболезненно перевести сотрудников на удаленку – инструкцию читайте дальше.

По данным опроса Всероссийского центра изучения общественного мнения, спустя почти год после вынужденной работы из дома 64% жителей России довольны удаленкой. Более того, многие готовы даже пожертвовать частью зарплаты, лишь бы трудиться в режиме home-office. Потому что оказалось, организовать удаленный офис не так сложно, при должном желании и готовности.

Организация работы удаленного офиса

Казалось бы, что может быть проще: сказать подчиненным, что можно не приходить в офис, только нужно выполнять задачи в прежнем объеме и режиме, с прежним рвением и отдачей. Только по сути для каждого сотрудника нужно создать свой личный офис и объединить разрозненных территориально коллег в одно целое. Поэтому обо всём по порядку.

Рабочее место

Рабочее место удалёнщика должно быть полноценным, комфортным и в идеале изолированным. На последнее руководитель повлиять не может, зато первые два требования вполне способен помочь выполнить. Каким образом:

обеспечить персонал набором необходимой техники. Это очевидно. Компьютер, клавиатура, мышь, наушники – всё, без чего сотрудник не сможет выполнять свои прямые обязанности, нужно предоставить. Решить этот вопрос несложно – если раньше специалист трудился в офисе, значит, у него все это есть. Нужно только подписать документы о передаче оргтехники;
помочь с мебелью. Опыт тех, кто переводил офис на удалёнку, показал: не у каждого сотрудника дома найдется лишний стол и кресло для удобной работы. Здесь всё так же просто, как и с техникой – можно на время отдать, например, офисное кресло. Работодателю это ничего не стоит, а для персонала будет значительным облегчением;
проверить наличие бесперебойной связи. Удаленная работа связана с устойчивым интернет-соединением. Нужно обязательно поинтересоваться, есть ли дома у персонала интернет, насколько быстро и качественно он работает. Возможно, придется компенсировать затраты на более подходящий тариф, зато оправдания из разряда «интернет отвалился», «долго качается информация» и т.п. полностью исчезнут. Или, как минимум, будут звучать уже неправдоподобно;
предоставить все необходимые мелочи. Бумага, блокноты, ручки, карандаши, скрепки – все, что может понадобиться в работе, чтобы сотрудник не искал, чем сделать пометку. Небольшой лайфхак: путь это будет брендированная канцелярия, блокнотик с логотипом компании морально напоминает, что человек, пусть и дома, но часть команды.

Организация коммуникации с офлайн на онлайн

Организация коммуникаций при работе в дистанционном формате – ключевой вопрос. В офлайне есть планерки, «летучки», люди всегда в периметре организации и собрать всех при необходимости не составляет труда. Наладить контакты при удаленном взаимодействии помогут различные платформы и сервисы:

корпоративные календари. Они служат средством планирования коммуникаций, помогают назначить совещание, созвон так, чтобы об этом знали все и никто не пропустил;
сервисы управления проектами. Специализированные системы, которые помогают ставить и распределять задачи, видеть, как идет работа над проектом, где появляются «узкие места»;
мессенджеры. Именно здесь происходит обсуждение текущих вопросов, тех, что решить можно «здесь и сейчас». Как правило, создаются чаты по отделам/подразделениям/командам или проектам;
платформы видеосвязи. Без видеокоммуникаций полноценную работу распределенной команды выстроить невозможно. Используют видеозвонки, во-первых, для проведения ежедневных планерок – это дисциплинирует и дает ощущение полноценного общения в команде; во-вторых, для экстренных встреч – когда количество сообщений в чате зашкаливает и становится понятно, что без обсуждения «в лицах» решить вопросы сложно, видеоконференция в разы ускоряет процесс обсуждения.

Чтобы на удаленке все работало, как часы, стоит установить не только сервисы и приложения, но и правила их использования. Например, обозначить время отклика на сообщения в чате, ответа на письмо в почте. Конечно, регламенты должны быть адекватными.

Кроме того, не стоит забывать про обратную связь руководителя. Даже офисные сотрудники жалуются на то, что не получают оценку начальства, не понимают, в правильном ли направлении двигаются. На удаленке этот вопрос стоит острее, но и решить его несколько проще – достаточно обозначить время и способ подведения своеобразных итогов, например, по окончании определенного этапа работы над проектом или с какой-то периодичностью проводить видеовстречу.

Не стоит сбрасывать со счетов и неформальную часть общения коллег. В условиях работы из дома многие чувствуют оторванность от коллектива и реальной жизни. К рабочим чатам можно добавить «болталки» по интересам, чтобы у удалёнщиков было пространство для расслабления, обмена смешными картинками на злобу дня, обсуждения непроизводственных тем.

Контроль сотрудников на удаленной работе

Контроль работы на удаленке – это то, что пугало руководителей больше всего. Казалось, что когда подчиненные в офисе, все на виду, начальник знает, кто и чем занят. Вроде пришел сотрудник на работу – значит работает.

Однако еще до пандемии офисный персонал признавался, что далеко не всегда, присутствуя на своем рабочем месте, занимается своими обязанностями:

почти половина опрошенных читает новости или проверяет личную почту;
33% общаются в мессенджерах по нерабочим вопросам;
26% погружаются в ленты социальных сетей;
23% ищут работу прямо под носом начальника;
17% зависают на сайтах по интересам;
11% отправляются на виртуальный шопинг.

На свои нужды сотрудники тратят минимум 15 минут, а то и час от рабочего времени.

Как при таком раскладе верить и знать, что на удалёнке персонал не расслабится окончательно? Ответ нашелся давно, но в вынужденную удаленку стал гораздо очевиднее: системы контроля и учета рабочего времени позволяют держать руку на пульсе вне зависимости от того, как далеко друг от друга находятся участники команды.

Контроль выполнения задач сотрудниками

Акцент в оценке работы давно сместился. Уже не так важны часы, просиженные в офисе, как эффективность проведенного времени. Владельцы бизнеса не хотят платить за пустое время, но готовы щедро награждать за выполненные верно и в срок задачи. Уверенность, что работа над задачами действительно идет, дает контроль. Например, автоматическая система учета рабочего времени CrocoTime обладает целым рядом полезных с этой точки зрения функций:

фотография рабочего дня в деталях показывает, когда и над какими задачами трудился удаленный сотрудник. И трудился ли вообще. Отмечает, какими ресурсами пользовался для выполнения рабочих заданий;
точная статистика за день отображает все основные показатели – сколько задач успел выполнить, сколько поставленных целей достиг;
понятные отчеты с фильтрацией по задачам демонстрируют, каким образом решал задачу персонал, какими инструментами пользовался и насколько такой подход эффективен;
тайм-тренинг позволяет оценить затраты ресурсов (человеческих, материальных, временных) на конкретную задачу или целый проект, долю участия отдельного сотрудника.

Конечно, руководитель может взять за основу другой подход – просто время от времени справляться о ходе работы над проектом. Однако практика показала, что на удаленке бывшим офисным сотрудникам все-таки свойственно расслабляться и прокрастинировать, что негативно сказывается на эффективности их работы. Постоянный, но лояльный контроль помогает выдерживать дедлайны и не переходить в авральный режим, когда «нужно, чтобы всё было готово ещё вчера».

Учет рабочего времени на удаленке

Удаленная работа в 2021 году стала официальным понятием с закрепленными законодательно нормами и правилами. А потому учет рабочего времени при дистанционном режиме – не просто прихоть управленца с прицелом на то, чтобы знать в мельчайших деталях, на что тратят рабочее время удаленщики. Это – обязанность руководителя.

Если в офисе начальник еще может выбирать способ учета рабочего времени – вести табели на основе журнала, данных из пропускных систем, назначить ответственного за отметки прихода/ухода сотрудников, то в условиях удаленки количество вариантов сократилось до одного – IT-решения для учета рабочего времени. Как это работает на примере программы CrocoTime:

во-первых, автоматически. Система сама отмечает начало и конец рабочего времени. Включил сотрудник персональный компьютер или ноутбук – время пошло;
во-вторых, объективно. CrocoTime не ограничивается определением границ рабочего дня. В рамках рабочего времени программа отмечает простои, отвлечения, делит используемые персоналом интернет-ресурсы и приложения на те, что действительно нужны для работы, и те, что тратят время сотрудника впустую. Это значит, что если в в рабочее время удаленщик вместо выполнения своих обязанностей играет в онлайн-игры, система отметит отвлечение, время не будет засчитано;
в-третьих, справедливо. Программа учитывает переработки, если они возникают. Планерки, созвоны с клиентами и коммуникации с коллегами в онлайне – тоже будут отмечены и внесены в рабочее время. Система не потеряет ни одну минуту, которую сотрудник на удаленке отдал работе;
в-четвертых, лояльно. Каждый хочет сохранить тайну личной переписки, звонков и не хочет, чтобы за ним подсматривали и подслушивали. CrocoTime – это программа без «шпионских» функций, она не делает скриншотов и записи экрана, не ведет слежку через веб-камеру, не подключается во время звонков, не перехватывает письма в электронной почте или сообщения в мессенджерах.

Большой плюс программы – она интегрируется с кадровыми системами, автоматически формирует табели учета рабочего времени, снимая нагрузку с кадрового отдела и бухгалтерии. Объективные данные становятся базой для справедливого начисления заработной платы без перекосов в сторону начальства или подчиненных.

Подводя итог, безболезненных перевод сотрудников на удаленку – это продуманный процесс, который по сути состоит из нескольких шагов:

Позаботиться о комфорте персонала на удаленке.
Наладить коммуникации в онлайн.
Предупредить снижение эффективности.
Организовать адекватный контроль.

Сделать это под силу любому руководителю. В век «цифры» есть все необходимые инструменты, и многие вопросы перехода на удаленку способна решить автоматическая система учета рабочего времени.