Средства, методы и системы контроля сотрудников

«Занят, занят, занят». Спросите людей об их трудовых буднях, и они с большой долей вероятности ответят этим стаккато. Однако при такой занятости не всегда результаты радуют руководителей, а эффективность растет пропорционально повторению слова «занят». Контроль сотрудников – больше не инициатива самых передовых управленцев. Это необходимый инструмент в работе современной и нацеленной на рост компании. О лучших средствах, методах и системах контроля сотрудников – эта статья.

Средства и методы контроля работы

Контроль работы сотрудников – это стратегия управления для развития специалистов путем поощрения их самостоятельности и ответственности. Создание культуры инициативы позволяет персоналу использовать свои навыки для решения проблем, внедрения инноваций и помощи компании в достижении ее целей. Одним словом, «нет» тотальному контролю и контролю «для галочки» сказали уже давно. Современные компании выбирают средства и методы контроля, которые не ущемляют прав сотрудников, не накаляют атмосферу в коллективе, дают свободу действий и простор для развития, но при этом помогают мобилизовать силы и грамотно расставлять приоритеты.

Лучшие средства контроля работы сотрудников

От ручного труда отказываются во всех направлениях работы. И контроль работы персонала – не исключение. Передовые компании отказываются от вахтеров на входе на предприятие, ручного заполнения табелей и даже использование таблиц Excel признают малоэффективным и трудозатратным. Когда главная цель – использовать время максимально с пользой для компании, эти инструменты – действительно не самое лучшее решение. Всё больше ставку делают на независимые от человека средства контроля. Самые популярные из них:

СКУД – системы контроля и управления доступом – позволяют отслеживать время прихода и ухода сотрудников, автоматически передают данные, помогают разделять уровни доступа между персоналом в зависимости от профессиональных обязанностей и круга задач. Актуальны для компаний, где недопустимо проникновение посторонних на территорию в целом или отдельные территории;
биометрические пропускные системы работают тоже на входе/выходе, помогая контролировать в первую очередь трудовую дисциплину, однако используются теми компаниями, которые уделяют особое внимание безопасности – доступ на предприятие открыт исключительно персоналу, в качестве попуска системы используют индивидуальные биологические черты человека, которые подделать или передать невозможно;
видеонаблюдение больше подходит для контроля материальных ценностей, максимум – присутствия сотрудников на рабочем месте. Судить о занятости с помощью видеоконтроля довольно сложно;
GPS-трекеры актуальны при наличии мобильных сотрудников в штате – курьеров, выездных менеджеров по продажам, мерчендайзеров и т.д. Специалисту выдают трекер, который фиксирует его местоположение из чего можно сделать выводы о занятости. Насколько эти выводы будут объективными, судить чаще всего сложно;
программные инструменты для ПК. Широкая категория софта, который нацелен на отслеживание активности персонала за компьютерами. С пандемией такие средства приобрели огромную популярность, поскольку стали одним из обязательных пунктов для организации удалённой работы. Могут быть в виде довольно простого ПО – тайм-трекеров, которые нужно запускать самостоятельно, или целых систем с комплексным подходом к мониторингу и анализу рабочего времени персонала.

Выбор средств контроля зависит от многих факторов: специфики работы компании в целом, тонкостях организации работы персонала, целей руководства и даже моральных принципов, существующих на предприятии. Например, для одних видеонаблюдение – эффективный способ поднять дисциплину, а для других – совершенно неприемлемый в силу психологического дискомфорта, который возникает при постоянной слежке.

ТОП-5 методов для контроля сотрудников

Методичный подход к контролю сотрудников – то, что требуется для эффективной работы. Ситуация, когда руководство то «затягивает гайки», объявляя, что теперь-то каждую минуту занятости персонала будут мониторить, то забывает об обещанном, расхолаживает еще больше, чем полное отсутствие контроля, которое можно объяснить безграничным доверием к специалистам.

Наладить регулярный контроль можно, используя различные методы. В ТОП входят:

планёрки. Регулярные встречи помогают выстроить продуктивные коммуникации – обсуждать планы работ, краткосрочные и долгосрочные перспективы, контролировать ход проектов. Однако важно чувствовать меру – по статистике сотрудники проводят в совещаниях от 35 до 50% рабочего времени в зависимости от статуса в компании, причем большую половину встреч называют малоэффективными. Чтобы не скатиться к пустой болтовне, которая только отнимает время, лучше перевести планерки в формат «летучек», где работают три главных правила: строго в назначенное время, длительность не более 5-7 минут и только факты без пространных рассуждений;
ключевые показатели эффективности. Практика использования KPI уже знакома отечественному бизнесу – еще в 2015 году ее внедрили почти в половине российских компаний. И популярность метода растёт. Суть довольно проста: для каждого специалиста разрабатывается набор ключевых показателей эффективности, другими словами, устанавливается какая-то планка, относительно которой измеряют эффективность. Так сотрудники понимают, что и к какому сроку нужно сделать, чтобы в итоге достигнуть обозначенного уровня, сами могут распределять свою нагрузку;
отчёты. Короткие ежедневные/еженедельные/ежемесячные отчёты, которые подчиненные сдают в любой приемлемой (бумажной или электронной) форме идут на пользу руководителю. Так появляется возможность видеть, как и в каком направлении движется специалист, скорректировать работу и разрабатывать план на перспективу. Этот метод работает при достаточном уровне доверия сотрудников к начальнику – если персонал боится признаться в своих ошибках, трудностях, недоработках, отчёты будут похожи на книгу сказок;
мотивационные доски. Старый, добрый и проверенный метод. Живая доска, где все могут видеть свои показатели и показатели коллег. Так появляется возможность отслеживать прогресс в режиме реального времени, ставить задачи и получать некий соревновательный эффект, который тоже может пойти на пользу;
контроль рабочего времени. Подконтрольное время стимулирует тратить его эффективно. Организовать контроль можно разными способами. Сфокусироваться на содержательности рабочего дня помогают программные инструменты – специализированные системы для контроля персонала, которые помогают видеть и дисциплину и распределение времени на выполнение конкретных задач.

Лучшие системы для контроля работы персонала

Главная проблема учёта рабочего времени – объективность. Системы для контроля работы персонала – это непредвзятые наблюдатели, которые фиксируют работу над задачами. 76% руководителей российских компаний рассказали, что используют для мониторинга рабочего времени подчинённых именно программные инструменты.

Таск-менеджеры

Таск-менеджер – это программа для централизованного управления задачами. К такому инструменту прибегают, когда штат компании со временем разрастается или в рабочих процессах активно участвуют удалённые сотрудники. Таск-менеджер помогает наглядно видеть, кто, что именно и к какому сроку должен выполнить, чтобы команда достигла поставленной цели, а проект «взлетел».

Простейшие системы управления задачами содержат довольно обычные чек-листы, к которым можно открыть доступ определённому кругу участников. Более масштабные программы обладают широким функционалом, который позволяет буквально разложить проект на мелкие составляющие и взять контроль над каждой из них.

Что входит в возможности:

назначение ответственных за ту или иную задачу;
установка дедлайна по проекту в целом и отдельным задачам в частности;
приоритезация задач;
дефрагментация задач на подзадачи;
организация централизованного хранилища информации по проекту;
информирование о критических точках в работе;
выстраивание эффективных коммуникаций в команде;
контроль времени выполнения задач.

Существенный минус систем управления задачами состоит в том, что сотрудник так или иначе, но влияет на работу системы. Специалист может отложить выполнение задания, самостоятельно отдав приоритет другому. По сути таск-менеджер строит идеальную модель работы над проектом, а уж следовать ей или нет – решает команда. Такие инструменты эффективны при высокой степени мотивации, ответственности и самоорганизации персонала.

Автоматический учет рабочего времени

Автоматический учёт рабочего времени отличается большей шириной и глубиной подхода к контролю. В фокусе держится весь рабочий день сотрудника, хотя и отдельные задачи не упускаются из вида. Одна из таких систем – CrocoTime от отечественного разработчика. Эта программа:

учитывает общее количество часов, отработанных каждым сотрудником. Даже табели учёта рабочего времени формируются автоматически;
отмечает продуктивное и непродуктивное использование рабочего времени. В настройках можно задать, какие инструменты, ресурсы, сайты будут считаться для конкретного специалиста или отдела полезными, а какие – отвлечениями;
фиксирует время работы над каждой отдельной задачей и инструменты, которые использовал специалист для достижения результата.

Особенность CrocoTime – в широких возможностях встроенной аналитики. Система позволяет сравнить нагрузку (количество задач) специалистов, скорость их выполнения, определить «узкие места» в бизнес-процессах, которые приводят к временным потерям, и причины их возникновения.

Система полностью объективна: собирает информацию автоматически – сотрудникам не нужно включать трекеры или кнопки начала работы над задачей, данные передаются в режиме реального времени – повлиять на них или изменить постфактум не может ни руководитель, ни подчинённые.

При желании программа может напоминать о задачах сотрудникам, а руководителю – оперативно отправлять уведомления в случае критичных отклонений в работе команды.

CrocoTime концентрирует в себе лучшие методы и подходы к управлению рабочим временем и не имеет ограничений по количеству пользователей. Система одинаково эффективно помогает наладить лояльный контроль в небольшой фирме и компании со штатом в несколько тысяч человек. Познакомиться с возможностями решения можно, опробовав в течение 2 недель бесплатную версию.