Научите сотрудников использовать время эффективно

научите
Контроль работы сотрудников – частая «головная боль» руководителя. Особенную актуальность контроль приобретает, когда менеджер видит, что сотрудники стараются, но не могут правильно распределить задачи и выстроить свой рабочий график.

Повысить эффективность работы и увеличить продуктивность каждого члена команды поможет грамотный контроль работы сотрудников, нормирование стандартных операций и введение тайм-менеджмента в офисе.

Контроль работы сотрудников помогает руководителю понять, где кроется проблема, когда видимых причин для неэффективности команды нет. Представьте: каждый работник отдела – ответственный, профессиональный и компетентный сотрудник. Каждый из членов коллектива настроен на работу, мотивирован на результат. Однако, работа «не клеится». В такой ситуации только объективный контроль работы сотрудников позволит увидеть проблему и понять, как ее решить. На практике часто проблема кроется в отсутствии у работников навыков тайм-менеджмента: низкие результаты являются следствием неструктурированности, отсутствия плана работы, частых отвлечений на мелкие задачи. Руководитель, проводя контроль работы сотрудников, может повлиять на результат, просто указав на ошибки подчиненных и предложив им альтернативный вариант ведения дел.

Гуру тайм-менеджмента уже давно разработали ряд основополагающих принципов, которые легко внедряются на практике:

  1. Расстановка приоритетов: распределять работу на срочную и не срочную.
  2. Выполнять важные задачи вовремя, чтобы они не превратились завтра в срочные.
  3. Дробить задачи на небольшие части, устанавливать для каждой подзадачи четкий срок, что позволит быстрее прийти к цели.
  4. Не откладывать мелкие задачи «на потом», выполнять их сразу.
  5. Оставлять 30% времени в резерве, чтобы выполнять срочные задачи, не меняя текущего плана.
  6. Записывать мысли на бумагу, чтобы не «засорять» голову.
  7. Выделять время для стратегического планирования и анализа результатов работы.

Как только подчиненные научатся самостоятельно планировать рабочий день, необходимость жесткого контроля работы сотрудников со стороны руководства отпадет. Разумеется, полностью контроль работы сотрудников отменять не стоит, ведь на пути внедрения тайм-менеджмента могут возникнуть сложности:

  1. Особенности сотрудников. Есть работники, которые в силу индивидуальных особенностей, при всем желании не способны организовать собственное время. При этом вопросов к профессиональным качествам сотрудника у руководства может не возникать. Естественно, расставаться с ценным работником не хочется ни одной организации. Что делать? Передать контроль работы сотрудника его непосредственному руководителю.
  2. Проблема взаимопонимания. Проблема обучения взрослых людей в том, что состоявшимся профессионалам сложно признаться, что они чего-то не поняли. Тем более в среде коллег, которые «схватывают все на лету». Что делать? Предложить сотрудникам дополнительное обучение, продолжать проводить контроль работы сотрудников, чтобы выявить тех, кто не понял основных правил тайм-менеджмента.
  3. Отрицание перемен. Редко нововведения в работе встречают полную и повсеместную поддержку персонала. Чаще бывают случаи непринятия и отказа от выполнения требований руководства. Не стоит сразу назначать штрафы и наказания. Для начала просто усильте контроль работы сотрудников и проводите индивидуальные разъяснительные беседы с «саботажниками».

Если руководитель поставил перед собой цель повысить результативность подчиненных, то внедрение тайм-менеджмента в офисе — первый шаг на пути к успеху. Причина неэффективной работы иногда кроется в отсутствии контроля работы сотрудника, отсутствии системы поощрений и наказаний. Комбинирование элементов тайм-менеджмента с ненавязчивым контролем работы сотрудников приведет к ожидаемому эффекту уже в первые месяцы работы!

Оптимизируйте рабочее время и увеличьте прибыль компании прямо сейчас

Начать бесплатно