Учет рабочего времени и другие инструменты для сотрудников «на удаленке»

удаленка
Согласно западным исследованиям, к 2016 году каждый второй работник будет «удаленным». Это связывают с широким распространением онлайн-инструментов для общения. Они дают возможность решать вопросы находясь на расстоянии и нанимать сотрудников из других городов.

Но для многих руководителей, удаленная работа все еще связанна с невозможностью отслеживать действия работников и вести корректный учет рабочего времени. Вот несколько рекомендаций, как нивелировать эти нежелательные последствия.

Используйте технологии современной телефонии

Для удобства удаленной работы нужно использовать простые возможности для онлайн-общения. К примеру, виртуальная АТС. Снизить затраты на междугородние звонки, особенно если в организации их происходит много, поможет многоканальный номер. Все просто: стоимость виртуальной телефонной связи остается неизменной несмотря на то, что телефонный звонок переадресован на сотрудника из другого города. Сервис ВАТС позволяет переадресовать звонки и на SIP-телефоны, и на мобильные. Это экономия и на оргтехнике (у каждого человека уже есть мобильный и даже не один), и на прокладке внутренних кабелей. Что еще важно: ВАТС интегрируется с любой системой CRM. Не говоря уже о возможности реально вести учет рабочего времени.

Применяйте инструменты видеосвязи

Возможность трансляции видео – необходимый элемент для работы с удаленными сотрудниками. Если члены команды рассредоточена по разным городам, идеальным решением станут виртуальные совещания. В ней одновременно могут участвовать до 100 человек. А для организации такого совещания нужны только телефон и компьютер с выходом в Интернет. Сервис ВАТС делает возможным прямо во время видеотрансляции смену ролей для участников совещания. Запись конференции происходит в режиме реального времени (онлайн), и благодаря этому инструменту руководитель сможет через статистику оценить расходы на организацию, длительность совещания, активность участников и др. Это дополнительная возможность проводить учет рабочего времени удаленных сотрудников.

Извлекайте пользу из совместной работы над документами

Чтобы учет рабочего времени стал еще более прозрачен, достаточно воспользоваться возможностями Google Docs. Ничего особенно сложного для этого не понадобится, просто используйте email-адреса и Интернет, и все документы, статьи и другие материалы будут «на виду» у команды. Google Docs предусматривает возможность видимого «Редактирования» и оповещений на почту о любых вносимых в документы изменениях.

Занимайтесь планированием с помощью автоматизированных инструментов

В некоторых случаях реального проект-менеджера может заменить онлайн-проектировщик. Таких программ много, и они, действительно, систематизируют учет рабочего времени. Чаще всего такие сервисы просты в использовании и не отнимают много времени на освоение сотрудниками. Такие системы позволяют ставить, описывать и настраивать разные параметры задач для одного или нескольких сотрудников. Они предусматривают возможность оценивать качество, срочность и важность задач. У сотрудников в онлайн-планировщике есть разные полномочия: они могут сами ставить задачи, работать над ними в команде или просто наблюдать за проектами.

Организуйте общение команды через онлайн-чат

Онлайн-переписка значительно упрощает взаимодействие между сотрудниками. Самый популярный инструмент для этого Skype. Простой в установке, не требующий дополнительного оборудования, он может использоваться сотрудниками целые сутки независимо от часового пояса. Он, конечно, опосредованно относится к учету рабочего времени, но позволяет решать рабочие задачи в любое время.

Используйте автоматизированные системы учета рабочего времени

Чтобы точно знать, что удаленный сотрудник использует рабочее время продуктивно, руководителю достаточно установить в компании автоматизированную систему учета рабочего времени. Что делает в конкретный момент удаленный сотрудник: работает над проектом или раскладывает «косынку»? Программа учета рабочего времени соберет данные о том, какие программы и сайты использует работник, и покажет, сколько он реально тратит времени на рабочие задачи. Система учета рабочего времени предоставит руководителю статистику по сотрудникам, филиалам, региональным отделениям и всей компании.

Чтобы негативные переживания не перекрыли выгоды от использования труда удаленных сотрудников, работодатель может заранее продумать, с помощью каких инструментов потенциальные сложности можно решить. Грамотная подготовка поможет избежать неприятных сюрпризов и воспользоваться широкими возможностями команды «на удаленке».

Оптимизируйте рабочее время и увеличьте прибыль компании прямо сейчас

Начать бесплатно