Система дает возможность руководителю проанализировать деятельность подчиненных и, при необходимости, скорректировать работу.
«Тонкие места» учета рабочего времени
Программы учета рабочего времени давно распространены, однако особую популярность набрали в кризисный период. Подобное программное обеспечение позволяет не только следить за работой сотрудников, оно становится отличным инструментом для анализа эффективности всего предприятия. Разумеется, для этого необходим определенный функционал: программа учета рабочего времени должна выдавать статистику по сотрудникам, отделам и в общем по компании; ПО должно разделять время на продуктивное и непродуктивное; без внимания не должны оставаться опоздания, отвлечения, прогулы. Современные программы учета рабочего времени сотрудников детализируют контроль до окон программ и страниц сайтов, которыми пользуется сотрудник.
Программы учета рабочего времени могут осуществлять «тотальный контроль» (так называемое шпионское ПО) и «лояльное слежение» (системы, которые не перехватывают личных данных сотрудника). Если рассматривать программу учета рабочего времени с точки зрения мотивации персонала, то гораздо лучше действуют системы лояльного слежения. Если совсем упростить, то выбор программы учета рабочего времени зависит от того, насколько режимным или секретным является компания: если особой секретности нет, то тотальный контроль будет только вредить.
Если выбрать «лояльную программу учета рабочего времени», то руководитель также сможет получать статистику продуктивного и непродуктивного времени, детализировать ее по сотрудникам, отделам и расширять до филиалов и всей организации. При этом, вмешательства в личную жизнь сотрудников не последует: лояльная программа учета рабочего времени не будет делать снимки рабочего экрана (а значит нет риска «увидеть» пароли или личную переписку), не будет снимать работу сотрудника на видео. С точки зрения законодательства РФ, а также отношения сотрудников к программе учета рабочего времени подобный выбор – идеален.
Сильные и слабые стороны программ учета рабочего времени
Сначала о минусах: учет рабочего времени при неправильном позиционировании и непродуманном внедрении может дать отрицательный эффект. Нововведения, ужесточающие контроль рабочего времени, результатов и эффективности работы, обычно не радуют сотрудников. Отметим, что даже профессиональные и ответственные работники не будут на вашей стороне при внедрении программы учета рабочего времени, если не объяснить им мотивы данного поступка. Подробно объяснив сотрудникам причины и цели изменений, вы «убьете двух зайцев»: нивелируете отрицательный эффект и, вместе с тем, ускорите проявление положительного.
К положительным моментам внедрения в компании программы учета рабочего времени можно отнести: улучшение трудовой дисциплины в коллективе, повышение мотивации (только в том случае, если результаты учета рабочего времени связаны с KPI), улучшение качества работы (зная, что руководители контролируют их работу, сотрудники ответственнее относятся к выполнению обязанностей).
Кроме прочего, программа учета рабочего времени не оставляет вопросов по загруженности и перегруженности работников. Анализ оптимальной загруженности на основе данных программы учета рабочего времени становится делом простым, результаты такого анализа – объективны. Данные, предоставляемые программой, помогают принять сложное решение о необходимости расширения/сокращения штата, повышения или понижения работника в должности.
Рабочее время бухгалтера также будет сэкономлено программой учета рабочего времени: при почасовой оплате труда работников, необходимая отчетность будет формироваться автоматически, отработанное время выдается с точностью до секунды.
Учет рабочего времени: выводы
Необходимость программы учета рабочего времени в компании давно доказана и подтверждена положительными примерами. А вот выбор типа контроля (жесткий и лояльный) остается на усмотрение руководителя. К примеру, учет рабочего времени в малом бизнесе, в зависимости от корпоративной культуры организации, может ограничиться и личным контролем руководителя. С другой стороны, если менеджер видит явные проблемы с использованием рабочего времени, для их решения можно воспользоваться автоматизированной программой учета рабочего времени. Что касается средних и крупных компаний, то по убеждению многих руководителей, обойтись здесь личным контролем здесь практически невозможно.