Пандемия COVID-19 перевернула устоявшееся понимание рабочего пространства. Многие компании вынужденно перешли на удалённую работу, а потом многие решили, что им нравится гибкость, которую предлагает дистанционное взаимодействие. Некоторые даже приняли решение не возвращаться в офис, даже когда это эпидемиологическая обстановка стабилизировалась. Тем не менее, удалённый формат сопряжён со своими проблемами – налаживание дистанционного взаимодействия, коммуникаций в команде и контроль. Выбор правильного набора инструментов для удаленной работы сокращает эти проблемы и упрощает совместную работу в команде.
В разгар пандемии почти 60% российских компаний полностью или частично переводили свои коллективы на удалённый формат работы. Время идёт, количество удалённого персонала постепенно сократилось вместе с улучшением эпидемиологической ситуации и снятия карантинных ограничений – сейчас только 40% компаний оставили в качестве варианта удалёнку. Однако дистанционное взаимодействие полюбилось многим сотрудникам, причём настолько, что специалисты готовы сокращать свои зарплатные ожидания ради того, чтобы работать, не выходя из дома.
Преимущества дистанционки для персонала очевидны – это экономия времени и средств на дорогу до офиса, сокращение расходов на соблюдение дресс-кода в рабочем офлайн-пространстве, возможность самостоятельного планирования рабочего графика и гибкость занятости в течение рабочего дня. Однако руководители недаром возвращают большую часть подчинённых в офисные стены. Организовать работу в очном формате гораздо проще – начиная от прямой постановки задач, быстрых коммуникаций и возможности личного контроля, без которого оценить результаты сотрудников, их продуктивность довольно сложно.
Снижается ли эффективность при работе из дома
Когда удалёнка только вошла в обыденную реальность российских компаний, многие говорили, а исследования подтверждали снижение эффективности – и работодатели, которым приходилось учиться управлять командами в дистанционном формате, и сами сотрудники, для которых было трудно выстроить рабочий график в домашних стенах.
Со временем проблема почти решилась сама собой – сами компании и специалисты попросту привыкли работать, не выходя из дома, нашли компромиссы с домочадцами или, когда изоляция закончилась, стали работать в коворкингах и других специально оборудованных местах, где меньше отвлекающих факторов.
Тем не менее эффективность не всегда и не у всех остаётся на высоте. И причина уже не в непривычности формата. Наоборот, почувствовав, что из дома получается работать больше и лучше, специалисты начали распыляться, о чём признаются в различных опросах. По результатам исследования рекрутингового портала, ровно треть удалённых сотрудников подрабатывает. При этом тратят на это значительную часть времени:
-
до 10 часов каждые 7 дней – 62%;
-
10-20 часов в неделю – 21%;
-
больше 20 часов за 7 дней – 17%.
Очевидно, что время на дополнительный заработок такие сотрудники буквально крадут у основного работодателя. Плюсом добавим негативное влияние постоянных переключений между задачами основными и дополнительными, усталость от повышенной нагрузки, получим однозначное падение эффективности на основном месте работы.
Гаджеты для продуктивной работы – мастхэв
Удалённая работа целиком и полностью связана с использованием гаджетов. Более того, организация рабочего места удалённого сотрудника, в соответствии с законом – обязанность работодателя. Именно он должен предоставить всю необходимую для выполнения профильных задач технику, а если не может, и специалист вынужден пользоваться собственной, компания обязана компенсировать затраты.
Главный залог продуктивной работы – удобное рабочее место и техника, которая не будет подводить в самые ответственные моменты. Базовый набор, как правило, включает в себя:
-
рабочую станцию – ПК или ноутбук;
-
роутер wi—fi. Качественная коммуникация с коллегами по удалёнке зависит от стабильности работы Интернета. Конечно, можно использовать проводное соединение, однако устройство, раздающее сигнал, позволит одновременно использовать подключение нескольких гаджетов, например, ПК, ноутбука и смартфона. Стоит брать в расчёт и тариф. Важно, чтобы скорость Интернета не подводила – нужные файлы качались быстро, доступ к совместным проектам был бесперебойным, сообщения отправлялись мгновенно. От этого во многом зависит продуктивность работы;
-
гарнитура. Только на первый взгляд кажется, что этот девайс необходим только сотрудникам колл-центров. На самом деле наличие наушников с микрофоном даёт возможность сэкономить время при коммуникациях с коллегами или клиентами. Чистый звук позволит общаться без помех и не переспрашивать. Кроме того, гарнитуру можно рассматривать как способ изолироваться от внешних раздражителей;
-
веб-камера. Во-первых, она необходима для личного участия в планёрках и совещаниях внутри компании. Во-вторых, для презентаций проектов коллегам и клиентам;
-
периферийные устройства. Удобные клавиатура и мышка в разы сокращают время выполнения задач.
Это базовый набор, но в зависимости от круга задач могут понадобиться и другие устройства – например, принтер или сканер, графический планшет или колонки и так далее.
Программы планирования и постановки задач
Удалённая работа требует наличия определённого набора программного обеспечения. Для обслуживания рабочей станции дистанционного сотрудника зачастую используют программы для удалённого доступа. Они позволяют технической службе устанавливать софт, устранять неполадки в работе приложений.
Планирование и постановка задач – ещё одна ключевая особенность удалённой работы. Без специального программного инструмента наладить качественное планирование при дистанционном формате невозможно. В разгар пандемии отечественные компании искали приложения, которые смогут помочь в организации распределённых команд. Тогда использовали ТОПовые зарубежные программы. Однако с появлением санкций пришлось подбирать отечественные альтернативы, которые, тем не менее, не уступают иностранным программам в функциональности и удобстве. Например, Shtab или Kaiten построены по полюбившемуся многим методу канбан-досок.
Тайм-трекер для самоконтроля во время работы
Мало планировать, надо контролировать. Кому не знакома ситуация, когда список дел, написанных с усердием, так и остаётся не выполненным совсем или частично, потому что тут отвлеклись, там задержались.
Как минимум самоконтроль позволит не терять продуктивность при работе из дома. И если кажется, что можно обойтись простым самовнушением: «Работай! Надо!», то это только кажется. Важно чётко видеть, сколько времени и на что именно ушло в течение дня, как долго выполнялась та или иная задача, чтобы вечером провести анализ и понять, куда делись рабочие часы.
Один из самых простых способов самоконтроля – использование тайм-трекера. Это один из самых примитивных программных инструментов, который работает очень просто: начал выполнять задачу – включи счётчик времени, закончил – выключи. Так в итоге становятся очевидными временные затраты на каждое конкретное дело, сложив которые можно сделать вывод об относительной продуктивности. Потому что этот инструмент не покажет детально, на что же ушли остальные часы рабочего дня.
Для более обширного понимания собственных временных затрат существуют решения классом существенно выше – это системы мониторинга рабочего времени. Мнение, что они нужны исключительно работодателю – крайне ошибочно. Такие программы могут существенно улучшить жизнь удалённого сотрудника. Например, система CrocoTime делает качественную фотографию рабочего дня, где удалёнщик увидит, как распределил своё время, где его упустил, а где есть резервы. Всё потому что программа неусыпно фиксирует:
-
начало и окончание рабочего времени. Эта опция быстро вскроет проблемы с дисциплиной, если никак не удаётся начинать вовремя рабочий день на удалёнке, или наоборот стёртые границы личного и рабочего времени, когда никак не получается наладить work—life balance;
-
время выполнения конкретных задач. Функция тайм-трекинга встроена в CrocoTime;
-
программы и ресурсы, которые использовались в течение рабочего дня. Система покажет, на каких сайтах, в каких приложениях удалёнщик проводил время в рабочие часы. Это помогает понять, сколько времени утекло впустую, какие ресурсы затягивают без пользы. С другой стороны, станет очевидно, что помогает быть продуктивным – какие программы и сайты ускоряют рабочий процесс;
-
время простоев. Не только ролики на видеохостингах и комментирование постов в социальных сетях незаметно, но значительно отнимают время. CrocoTime покажет, когда сотрудник физически отсутствовал за ПК и как часто это делал. Так станут понятными проблемы с отвлечениями от работы.
Система мониторинга CrocoTime показывает всё, что человек может забыть. Не успел выполнить задачу, потому что отвлёкся, а на что именно? Программа поможет вспомнить и сделать выводы. Кроме того, система фиксирует и переработки, при этом выявляя их причины. Если дело не в дневной прокрастинации, которая заставляет работать в ночь, а в повышенном количестве задач, то справедливо, если дополнительно потраченное на работу время будет дополнительно оплачено. CrocoTime в таком случае становится инструментом, который поможет доказать руководству загруженность сверх нормы.