Любой руководитель ждёт от подчинённых высокой эффективности при выполнении обязанностей. Однако персонал далеко не всегда оправдывает надежды руководства. Если стало заметно, что сотрудники работают не так хорошо, как хотелось бы, полезно определить, почему так происходит. Как оценить эффективность каждого в команде, замотивировать персонал к трудовым подвигам и сделать это быстро и без особых усилий – разбираемся в этой статье.
Как не бывает дыма без огня, так и очевидное снижение эффективности персонала имеет свои причины. Это может быть:
-
плохо спланированное распределение рабочей нагрузки.
Завышенные ожидания от сотрудников и слишком большое количество рабочих задач может негативно сказаться на психическом здоровье из-за слишком большого стресса и в конечном итоге привести к выгоранию специалиста. Казалось бы, решение простое – не перегружать сотрудников, но тут важно не впасть в другую крайность. Если у персонала недостаточно работы, они могут потерять интерес и стать демотивированными;
-
рабочие конфликты.
Конфликты на рабочем месте могут нанести вред эффективности персонала и производительности в целом. Разногласия между коллегами часто случаются на рабочем месте, можно не рассматривать их как проблему, только если они напрямую не влияют на эффективность. Хорошие навыки разрешения конфликтов и управления руководителя помогают разрядить ситуацию и достичь компромисса со всеми вовлеченными сторонами. Это успокаивает и улучшает психическое здоровье сотрудников, повышая их эффективность;
-
проблемы мотивации.
Когда сотрудники испытывают низкий уровень мотивации на рабочем месте, это негативно сказывается на эффективности сотрудников. Раннее выявление этой проблемы является ключом к её решению, поскольку чем дольше не обращать внимание на снижение мотивации, тем хуже становится проблема.
Методы оценки эффективности работы персонала
Прежде, чем выяснять причины снижения эффективности персонала, необходимо точно определить уровень этой эффективности. Измерение эффективности – важный показатель для управления командой, который помогает полностью раскрыть потенциал каждого в команде. В первую очередь внимание обращают на уровень компетенций специалиста, оценивая его персонально или в составе группы. К самым распространённым методам оценки эффективности относят:
-
самооценка. Этот метод может применяться в различных вариациях: сотрудник может написать о себе эссе, выделив свои наиболее конструктивные качества, полезные для выполнения своих обязанностей компетенции и описав то, что нужно было бы улучшить. Или заполнить бланк, ответив на вопросы о своих компетенциях. Так или иначе, основной посыл – посмотреть, как специалист видит себя на своём рабочем месте;
-
аттестации. Этот метод сосредоточен на точной оценке профессиональных навыков специалиста. Проводиться такое контрольное изменение может несколько раз в год, чтобы стимулировать сотрудника к развитию;
-
тестирования. Этот метод помогает определить не только компетенции, но и личностные качества, вовлечённость, мотивацию, которые оказывают влияние на уровень эффективности;
-
рейтинги. Существуют различные типы рейтинговых шкал, которые работодатели могут использовать при оценке своих сотрудников. Одним из наиболее часто используемых является график с номерами от одного до десяти. Один указывает на худший уровень, а десять – на лучший уровень эффективности. Результаты для этого типа шкалы обычно говорят сами за себя. Этот тип графического представления также позволяет работнику увидеть, насколько далеко или близко он находится к оптимальному уровню производительности в обозначенный период;
-
коллегиальные оценки. Этот метод даёт сотрудникам возможность дать своим коллегам ценную и действенную обратную связь об их работе. Если использовать многократную оценку, которая включает в себя мнение руководителей, коллег и самих сотрудников, это может стать отличным способом получить всестороннюю оценку сотрудников;
-
внешняя оценка. Руководители могут принять решение о привлечении внешних экспертов для оценки эффективности сотрудников. Привлечённые специалисты часто отслеживают ход фактической работы, чтобы контролировать и оценивать общую производительность и эффективность персонала.
Современные способы мотивации сотрудников
Чтобы сотрудники хотели «свернуть горы», работодатели всё чаще ищут способы замотивировать персонал к свершениям. Почти три четверти владельцев бизнеса признаются, что в их компаниях есть те или иные инструменты мотивации. Конечно, главенствующая роль – у финансовых инструментов. 77% управленцев говорят, что самый эффективный способ подтолкнуть подчинённых к увлечённой работе – достойный уровень зарплаты, 61% используют премиальные выплаты, 40% оплачивают за счёт компании обучение специалистов. Различные виды компенсаций – также популярный инструмент мотивации. Компании с готовностью оплачивают полностью или частично питание, проезд до работы и обратно, занятия спортом, мобильную связь, расширенный пакет медицинского страхования и т.д.
Однако не только прямыми финансовыми поощрениями вымощена дорога к высокому уровню мотивации персонала. Ещё в середине XX века американский психолог Абрахам Маслоу изложил теорию потребностей, согласно которой при удовлетворении базовых потребностей любой человек нуждается в признании и личностном росте. Модель оказалась рабочей: когда сотрудник получает зарплату, которой хватает на все базовые нужды, ему хочется признания заслуг в коллективе, ощущения ценности. Поэтому управленцы используют и нефинансовые способы мотивации:
-
доски почёта в различных их вариациях – на стене в офисе или на корпоративном портале, где отмечают лучших сотрудников;
-
грамоты и корпоративные награды, которые подчёркивают заслуги специалиста;
-
забота о семьях персонала, когда, например, ДМС распространяется не только на самого сотрудника, но и на его супруга и детей;
-
гибкий график работы, который показывает уровень доверия руководства;
-
корпоративные мероприятия, которые помогают коллективу сплотиться и работать «в едином порыве».
Создать оптимальную программу мотивации можно в любой компании, ориентируясь на потребности коллектива и возможности организации. Однако основным моментом остаётся отслеживание эффективности как самой программы мотивации, так и каждого специалиста.
Инструменты для быстрого контроля и эффективности выполняемых задач
Эффективность работы команды во многом зависит от контроля. Речь идёт не только о том, чтобы руководитель мониторил результаты работы, но и сами сотрудники могли отслеживать прогресс. К счастью, существует множество инструментов, которые помогают видеть ситуацию. В целом их можно разделить на несколько групп:
-
чек-листы. Достаточно простой инструмент, который представляет собой список задач для обязательного выполнения. Когда дело сделано, его вычёркивают из перечня. Наглядность помогает, во-первых, не упустить что-то из вида, во-вторых, отслеживать, сколько заданий осталось, в-третьих, иметь представление, сколько ещё времени потребуется, чтобы закончить чек-лист;
-
тайм-трекеры – это несколько усложнённый вариант, который помогает видеть, как долго выполняется та или иная задача, контролировать продолжительность работы;
-
программы для управления проектами формируют более глобальное видение работы команды. Такие инструменты позволяют распределять задачи между коллегами, отслеживать промежуточные итоги, прогнозировать затраты времени на отдельные составляющие и проект в целом;
-
системы мониторинга работы персонала. Самый объёмный вариант контроля процесса работы и оценки эффективности команды в целом и каждого ее участника. Такие инструменты представляют полную картину занятости и результативности.
Автоматический анализ рабочего дня персонала
Понять, насколько эффективна команды, что делает каждый сотрудник в течение рабочего дня, помогает автоматический анализ рабочего времени персонала. Главное преимущество такого подхода – непредвзятость и автономность. Как правило, данные о действиях специалистов собираются автоматически, в таком же режиме ведётся оценка. От сотрудников не требуется ничего, кроме как добросовестно выполнять свои рабочие обязанности.
Именно так работает система мониторинга CrocoTime: программа устанавливается на ПК специалистов, агенты системы, не отвлекая сотрудников, собирают данные об их активности, в итоге автоматически формируются информативные отчёты о занятости и эффективности персонала. Что показывает программа:
-
график работы специалиста: во сколько пришёл на работу, во сколько покинул офис, как часто отвлекался от своего ПК на чаепития, перекуры;
-
загруженность: в какое время и над какими задачами трудился сотрудник, сколько из них успел выполнить, есть ли переработки, которые грозят выгоранием, и насколько они оправданы;
-
эффективность: сколько времени отнимает выполнение той или иной задачи, какие инструменты ускоряют процесс, помогая быстрее справляться с работой;
-
причины отвлечений: какие сайты/программы использовал специалист в течение рабочего дня, насколько они действительно необходимы или тратят время сотрудника впустую, а может быть, за низкой эффективностью стоят отсутствие вовлечённости и план сменить работу?
CrocoTime полностью восстанавливает картину рабочего дня каждого в команде. Такой «срез» с лёгкостью обнаруживает причины низкой эффективности персонала, действенность существующей системы мотивации, вскрывает наличие «узких мест» в организации внутренних рабочих процессов компании. Причём делает это максимально лояльно, указывая не только на недостатки, но и на сверхусилия со стороны сотрудников.