Когда вопрос встаёт о переработках, персонал готов защищать свои права на справедливую оплату труда. Другое, когда руководство поднимает тему недоработок. Изначально сотрудники не задумываются, к чему могут привести неоправданные траты времени, но управленцы знают, как недоработки сказываются на общем благосостоянии компании, а значит, и на подчинённых. Разомкнуть этот круг помогает учёт недоработок рабочего времени персонала.
Недоработки, как и их противоположность, не появляются из неоткуда. Среди главных причин:
-
недостаточная загрузка, когда у специалиста изначально меньше обязанностей, чем он способен выполнять;
-
неверное распределение нагрузки в рамках проекта/рабочего дня, например, когда утром задач нет, а к вечеру сваливается целый ворох срочных заданий. Или когда один сотрудник в проекте загружен больше, чем его коллеги;
-
банальная прокрастинация – специалист откладывает всё на потом, а когда «потом» наступает, жалуется на переработки;
-
большое количество отвлечений, в числе которых могут быть и социальные сети, и мессенджеры, и долгие кофебрейки, и пристрастие к сериалам, и многое другое.
Главная проблема кроется в том, что человеку сложно оценивать себя объективно. Сотрудник может и не заметить, как 5 минут за комментированием постов в социальных сетях превращаются в полчаса. К этим 30 минутам добавляется переписка с родственником – казалось бы, 5 минут… А потом чашка чая с обсуждением политической повестки дня, пауза на перекур, пара слов о погоде мимоходом с коллегой… Каждый третий сотрудник отечественной компании бездельничает 2-3 часа в день, каждый пятый ленится большую часть рабочего дня. Поэтому учёт рабочего времени становится мерой необходимой, которая объективно и непредвзято покажет реальные временные затраты каждого сотрудника в команде.
Необходимость учета рабочего времени
Необходимость учёта рабочего времени обусловлена множеством факторов. Первый, который лежит на поверхности – это обычное соблюдение требований Трудового законодательства России. Статья 91 ТК РФ ставит в обязанность любому работодателю вести учёт рабочего времени. Именно на основании этих данных рассчитывается зарплата каждого сотрудника, а нарушение законодательных норм грозит компании штрафными санкциями, которые прописаны в российском Кодексе об административных правонарушениях.
К другим факторам относят позитивные изменения во внутреннем распорядке компании:
-
соблюдение трудового распорядка. Сотрудники нерасторопно приходят на работу на 10-15-20 попозже, уходят на полчаса пораньше – такой расклад случается там, где не уделяют внимание дисциплине. Точный учёта рабочего времени в этом вопросе расставляет многое по своим местам: когда учитывается каждая минута на рабочем месте, появляется стимул придерживаться графика;
-
улучшение эффективности работы персонала. Учёт рабочего времени стимулирует самих сотрудников в рабочее время работать, а руководству помогает увидеть реальную картину происходящего в компании и разрабатывать стратегию по повышению эффективности, учитывая негативные внутренние корпоративные факторы, которые не дают специалистам быть максимально эффективными;
-
соблюдение политики безопасности. Факт мониторинга трудовой дисциплины уже помогает следовать правилам безопасности. Отдельные инструменты учёта рабочего времени фиксируют не только присутствие на рабочем месте, но и сайты/приложения, которые использует специалист. Всё это вкупе позволяет соблюдать политику внутренней безопасности компании, а в экстренном случае быстро обнаружить «нарушителя»;
-
справедливая оплата труда. Учёт рабочего времени непросто сокращает вероятность наложения штрафов контролирующими органами, он даёт возможность грамотно распределять ФОТ в соответствии с усилиями сотрудников – дополнительно оплачивать оправданные переработки и экономить на часах, которые специалист провёл без пользы для компании.
Как организовать учет рабочего времени?
Способов организации учёта рабочего времени много. Трудовой кодекс России не указывает, каким именно образом фиксировать отработанные часы, поэтому по сути каждый управленец может разработать или выбрать для своей компании наиболее подходящий вариант. Среди самых распространённых:
-
пропускные системы в различных их вариациях – это может быть вахтёр, который зорко следит за каждым, кто входит/выходит с территории компании; турникеты, оборудованные пропускными системами с карточками или биометрией; СКУД (системы контроля и управления доступом), которые фиксируют не только вход/выход, но и перемещения между кабинетами внутри организации;
-
видеонаблюдение – камеры, установленные на этажах, в местах общего пользования и даже кабинетах записывают всё, что происходит в поле их зрения. Этот способ даёт возможность отслеживать откровенные нарушения графика, дисциплины, правил внутреннего распорядка компании;
-
ручной хронометраж – это форма отчётности, когда каждый сотрудник самостоятельно описывает всё, чем был занят в течение дня: во сколько пришёл, что и как долго делал, когда покинул рабочее место;
-
итоговые и промежуточные отчёты по результатам работы – это метод, когда специалист в заданный момент времени предоставляет сводку о том или ином этапе работы.
Отдельные из этих методов не требуют даже минимальных вложений, однако и эффективность их можно поставить под вопрос: одни не предоставляют информации о непосредственной занятости в трудовые часы (ведь всем известно, что прийти на работу, к сожалению, ещё не значит сразу начать работать), другие вызывают волну негатива (кому понравится быть всё время под прицелом камер), третьи не гарантируют объективность данных (кто не захочет приукрасить свои заслуги перед начальством, особенно, если действительно оказывается, что недоработок больше, чем продуктивных часов), четвёртые отнимают дополнительное время, которое можно было бы потратить с большей пользой для компании.
Автоматический мониторинг загрузки персонала
Все недостатки самых распространённых способов учёта рабочего времени нивелирует автоматический мониторинг загрузки персонала. Это программное обеспечение, которое единожды устанавливается в компании и фиксирует все временные затраты без дополнительных оговорок. Как пример – система мониторинга CrocoTime, разработанная российским вендором. CrocoTime объединяет в себе возможности всех распространённых методов учёта рабочего времени и работает без участия человека, полностью исключая предвзятость:
-
фиксирует соблюдение трудовой дисциплины – программа отмечает время начала и окончания рабочего времени;
-
учитывает простои и долгие перерывы – система отмечает отсутствие активности за ПК, если отклик от периферийных устройств не поступает дольше 5 минут. При этом если в это время сотрудник занят прямыми обязанностями, не связанными с использованием компьютера (созвоны или встречи с клиентами, планёрки и совещания внутри компании), время учитывается продуктивным;
-
детализирует каждую минуту трудового времени – система фиксирует, какие задачи в какое время выполнял сотрудник, какие инструменты для этого использовал. Так становятся очевидными занятость и продуктивность специалиста, ресурсы, которые помогают или, наоборот, мешают выполнять рабочие задания;
-
автоматически составляет отчёты о работе персонала – сотрудникам не нужно записывать, чем они были заняты, наглядные графики и диаграммы объективно представят заслуги специалиста руководителю. Кроме того, система с лёгкостью сравнит успехи подчинённых, состоящих в компании на идентичных должностях, что даст понять, почему один справляется с задачами быстрее и легче, а другой не демонстрирует таких достижений.
CrocoTime обладает широкими возможностями настройки, что помогает учесть особенности должностных обязанностей каждого сотрудника в компании. Например, в системе можно задать сайты и ресурсы, которые будут считаться отвлечениями для каждого специалиста персонально, поскольку, к примеру, для контент-менеджера социальные сети – необходимый инструмент в работе, а для инженера или бухгалтера – отвлечение.
Как распределить нагрузку среди персонала?
Неравномерное распределение нагрузки в команде – явление нередкое. Пока один сотрудник выполняет массу задач, его коллеги проводят время, листая соцсети или попивая кофе… Такая ситуация чревата многими последствиями, и трата бюджета компании на оплату «ничегонеделания» – только вершина айсберга. Несбалансированное распределение рабочей нагрузки приводит к переутомлению и дальнейшему выгоранию тех специалистов, которые делают всё и за всех, а это может привести к ухудшению физического и психического здоровья. Наряду с этим возникают обиды между коллегами, портится атмосфера в коллективе.
Управление рабочей нагрузкой — это логическое и осознанное распределения задач команде, обеспечивающее максимально эффективное использование ресурсов компании. И, безусловно, эта задача полностью лежит на плечах руководителя. Чтобы справиться с этим успешно, нужно:
-
получить объективную картину происходящего в компании – понять, как обстоят дела с распределением нагрузки сейчас;
-
сравнить загруженность специалистов;
-
оценить реальный потенциал сотрудников;
-
спланировать и внести изменения, которые помогут одним не перерабатывать, а другим – использовать рабочее время с максимальной пользой для родной компании.
Система учёта рабочего времени персонала CrocoTime – идеальный инструмент для реализации пошагового плана по управлению рабочей нагрузкой. Система ведёт непрерывный мониторинг, а значит, показывает изменения в динамике: если сейчас сотрудник сдал позиции, когда как раньше был на передовой, стало быть, он обладает необходимым уровнем компетенций, просто по каким-то причинам расслабился, но рассчитывать на него можно, а нагружать – даже нужно.
CrocoTime наглядно демонстрирует все достижения каждого подчинённого, открыть доступ к статистике можно и самим сотрудникам, чтобы те могли самостоятельно анализировать свои успехи. Таким образом система помогает обнаружить недоработки и избежать негативных последствий неравномерного распределения задач в команде.