Тренды тайм-менеджмента в 2022 году

Чем больше ускоряется темп жизни, тем больше успевать стремиться человек. Умение планировать время стало одним из важных soft skills, на которые обращают внимание работодатели.Тайм-менеджмент возвели в статус панацеи. Но так ли нужно тщательное ежеминутное планирование жизни? Тренды тайм-менеджмента в 2022 году меняются.

Кратко о тайм-менеджменте

Тайм-менеджмент – это набор инструментов, которые помогают планировать время и достигать целей. Применяют техники главным образом в работе, основная задача – рационально распределять привычные 7-8 рабочих часов, чтобы оставалось время на полноценный отдых и личные дела. Ключевая идея тайм-менеджмента состоит в том, что время – невосполнимый ресурс, поэтому его нужно грамотно инвестировать.

Основные принципы тайм-менеджмента

Существует множество техник управления временем, но все они базируются на одних принципах:

Четкая постановка целей. Размытые формулировки не способствуют достижению целей. По аналогии с навигатором: если не определить конечную точку, куда нужно прийти, проложить путь невозможно.
Списки дел. Важно фиксировать все задачи, которые предстоит выполнить в течение дня. Еще лучше, если план составляется хотя бы на неделю. У этого принципа есть много положительных моментов. Во-первых, когда дела прописываются, они лучше запоминаются. Во-вторых, глядя на список, легко распределить задачи во времени. В-третьих, если что-то вдруг идет не по плану, всегда есть возможность увидеть, что можно сделать в освободившееся время.
Разделение крупных задач на подзадачи. Этот принцип еще называют «есть слона по кусочкам». Серьезные задачи внушают страх и провоцируют желание отложить дело на потом. «Большой путь начинается с небольшого шага,» – говорится в китайской народной мудрости. Поделив «путь» на «шаги», легче взяться за дело и даже незаметно прийти к цели.
Расстановка приоритетов. В текучке рутинных задач можно упустить главное. Поэтому расстановка приоритетов – один из ключевых принципов тайм-менеджмента. Каждый день стоит выбирать одно главное дело и ставить его приоритетным, начиная с него работу или возвращаясь периодически, чтобы закончить к финалу рабочего времени. В промежутках, как бы для «расслабления» и переключения, можно делать простые задачи, которые не требуют максимальной концентрации. Этот принцип еще называют «съесть лягушку». Как правило, большие задачи относятся к числу неприятных, вызывающих отторжение. Если выполнить такое дело в первую очередь, то отрицательные эмоции не будут сопровождать весь день, и рабочее время пройдет на хорошей волне, а значит, продуктивно.
Нет отвлечениям. Во время работы над задачами, особенно крупными и серьезными, стоит максимально ограничить отвлечения. Если позволяет ситуация, отключить телефон, мессенджеры, попросить коллег или домочадцев не задавать вопросы, а подождать или попытаться справиться самостоятельно. Установленный лимит поможет сгладить негативное восприятие подобной просьбы. Например, не беспокоить 20 минут – не значит, что человек недоступен весь день.
Делегирование. Даже обложившись списками задач, невозможно успеть все, если их количество зашкаливает. Здесь на выручку приходит делегирование. Например, в офисе рутинные задачи более квалифицированные специалисты могут передавать новичкам или стажерам. Конечно, стоит учитывать степень важности дел и способность младшего персонала с ними справиться.

Основные ошибки в тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент настолько захватил современное общество, что сейчас все стараются все спланировать и жить по чек-листу. А между прочим, ученые на экспериментальном уровне доказали, что слишком тщательное планирование не снижает уровень стресса, а только накаляет его.

Поэтому первая ошибка тайм-менеджмента – это неумение соблюдать так называемый work-life balance. Планировать задачи рабочие – дело благородное, а вот отдых должен быть все же для души и довольно спонтанным.

Безусловно, несоблюдение основных принципов тайм-менеджмента приводит к неудачному планированию, но на пути к эффективному использованию времени есть и другие камни преткновения:

собственные биоритмы. Не учитывать особенности своего организма чревато срывом планирования, даже если все списки дел составлены, а приоритеты определены. Например, «сова» вряд ли сможет с самого утра начать выполнение важных задач. В то время, как для «жаворонка» утренние часы будут самыми продуктивными;
неумение отказывать. Сказать «нет» бывает трудно. Отсюда растет список задач, собственные откладываются на второй план, составленные графики срываются;
работа без сна и отдыха. Это одна из главных ошибок планирования – отказ от расслабления и концентрация только на профессиональных задачах. Отсутствие полноценного отдыха снижает продуктивность работы на следующий день и, накапливаясь со временем, приводит к выгоранию;
многозадачность. Не нужно пытаться быть Юлием Цезарем и хвататься за несколько дел одновременно. В итоге параллельная активность не дает выполнить качественно ни одно из дел, негативно сказывается на работе мозга и снижает продуктивность в целом на 40%.

Новый подход к тайм-менеджменту

От строго планирования всей жизни постепенно отказываются многие. Стремление жить в балансе все чаще становится приоритетным и помогает отойти от поминутного следования плану. От желания все успеть люди переходят к необходимости понять, где есть резервы времени, которые можно использовать без ущерба для отдыха и личной жизни.

Топ методов управления временем

На первое место выходит планирование рабочих процессов, которое помогает распределять время на задачи так, чтобы не затрагивать личное пространство и давать возможность «перезагрузиться», делая спонтанный выбор способа отдыха. В числе методов, которые способны упорядочить рабочие дела, самыми популярными и эффективными становятся те, что дают не просто план действия, а понимание, куда уходит время:

mind-maps, или интеллект-карты. Креативный способ увидеть, как распределяется время. Это такие цветные зарисовки взаимосвязей, которые помогают понять, где в планировании есть огрехи. Нарисованная карта легко покажет, что в 1 день вписано дел на 48 часов работы. Приоритетные задачи можно выделять цветом, чтобы не потерять в рутине. Отслеживать выполненные можно, вычеркивая «ветки»;
управления проектами. Это способ упорядочить задачи и отслеживание процесса их выполнения. Как правило, задаются этапы работы, и карточка задачи двигается по ходу исполнения;
тайм-трекинг, или хронометраж. Используются инструменты для отслеживания фактически затраченного времени на каждую конкретную задачу/ее этап. Важно для понимания, насколько трудоемким получается процесс работы, какие дела отнимают больше времени.

Все эти методы хороши и эффективны, однако каждый их них охватывает вопрос расходования времени с какой-то одной стороны. Плюс зачастую планирование в таких форматах отнимает достаточно много времени, которое хочется сэкономить. Поэтому на первый план выходят инструменты автоматического учета времени, которые самостоятельно, без участия человека собирают статистику расходования рабочих часов, не отвлекая от выполнения основных трудовых обязанностей.

Возможности автоматического учета времени

Автоматический учет времени может быть организован с помощью разных инструментов, но самыми популярными становятся те, что включают в себя широкий функционал, объединяющий разные методы тайм-менеджмента – автоматические системы учета времени. Таким инструментом является программа CrocoTime, которая может:

фиксировать начало и окончание рабочих часов. Это помогает понять, насколько в жизни соблюдается тот самый work-life balance;
показывать активность в течение рабочего дня. Помогает приоритезировать задачи во времени: наибольшая продуктивность утром – ставьте сложные дела на это время, вечером – перенесите на начало рабочего дня то, что не требует максимальной концентрации, и выполняйте рутинные задачи за чашкой кофе, одновременно втягиваясь в рабочий процесс;
отмечать активность в Интернете. Система фиксирует и детализирует использование программ и сайтов в Сети, таким образом становится понятно, почему человек целый день без перерыва смотрел в монитор, а к концу рабочего времени оказалось, что задачи так и не сдвинулись с мертвой точки. Посмотрев на статистику использования ресурсов, сделайте вывод о самых главных отвлекающих факторах и боритесь с собственным списком «пожирателей времени»;
демонстрировать распределение нагрузки. Если добросовестно работаешь, умело отметаешь все отвлечения, а задач меньше не становится, значит, нагрузка слишком велика априори или пора научиться говорить «нет». Программа покажет причины постоянной работы в авральном режиме;
детализировать время, затраченное на задачи. Функция тайм-трекинга встроена в систему, дополнительных трекеров не требуется, а информация о затраченных ресурсах – усилиях и времени – будет отражаться в статистике и поможет увидеть, какие дела отнимают больше всего часов.

Система CrocoTime призвана наладить отношения со временем: статистика, преобразованная в графики и диаграммы, покажет, как на самом деле обстоят дела с планированием и какие базовые принципы тайм-менеджмента упущены. А кто владеет информацией – тот владеет миром. С CrocoTime не нужно заводить планировщики и тратить время на детализацию дел вручную, достаточно одной программы, чтобы раз и навсегда подружиться со временем и научиться грамотно им управлять.