Контролировать или доверять – руководители бизнеса часто делят подход к учету рабочего времени на черное и белое. И то, и другое не устраивает. Жесткий контроль накаляет обстановку в коллективе, но и совсем без него невозможно. Вариант на самом деле есть – лояльный мониторинг занятости персонала, где есть место справедливой оценке, мотивации и не затрагивается личная жизнь подчиненных.
Особенности учета рабочего времени
Учет рабочего времени базируется на режиме работы компании, который зависит от специфики предприятия. Чтобы проводить результативный мониторинг, нужно обозначить нормы для каждой должности – время работы, количество и продолжительность перерывов, возможность сокращения рабочего времени в зависимости от конкретных обстоятельств и так далее. Только в этому случае учет рабочего времени будет приносить пользу и выступать объективным показателем работоспособности и ответственности сотрудника.
Каким образом организовать учет рабочего времени, управленец имеет право решать самостоятельно. Законодательство этот вопрос оставляет открытым. Выбор метода учета зависит от специфики работы персонала и того, какие цели преследует руководство компании, какими ресурсами обладает или сколько готово потратить, чтобы мониторинг был эффективным рабочим инструментом в мотивации и повышении продуктивности персонала.
Методы учёта рабочего времени сотрудников
Если есть установленные рамки, выяснить, насколько сотрудник им соответствует, по сути не составит труда. Учет рабочего времени используется столетиями, день ото дня совершенствуя инструменты и подходы. В России на сегодняшний день чаще всего используют такие методы:
- журнал учета. Это самый простой и малозатратный способ учета рабочего времени. Организован может быть двумя способами. Если полностью доверить заполнение журнала сотрудникам, то есть каждый сам делает отметку времени, когда приходит и уходит, то затраты сводятся к покупке бумажной книги. Если снабдить журнал специальным человеком, например, вахтером, то придется потратиться на оплату дополнительной штатной единицы. В целом метод позволяет контролировать приход-уход сотрудников, не гарантирует точность информации, поскольку правдивость записей остается на совести самих сотрудников или вахтера, с которым любой специалист может наладить дружеские отношения;
- турникеты. Этот метод включает в себя долю автоматизации – как правило, время прохождения через турникет фиксируется в системе как начало рабочего дня после предъявления терминалу пропуска. Это может быть карта, браслет и тому подобное устройство. Но все, что можно передать, можно приложить без участия владельца. «Прокатить» две карты – за себя и за коллегу – нередкий случай. Поэтому чаще всего турникет становится частью КПП, где обязательно есть охранник или тот же вахтер. Для дополнительного контроля. Однако человеческие взаимоотношения и здесь имеют место быть. Обойдется такой метод учета рабочего времени как минимум стоимостью установки оборудования и программы для считывания карт, максимум – с добавлением к этой стоимости оплаты работы охранника/вахтера;
- биометрические системы. По сути это тот же турникет, который фиксирует время прихода и ухода, только в качестве пропуска используются индивидуальные черты сотрудника. Самый распространенный и простой вариант – отпечаток пальца. Так решается вопрос прикладывания пропусков за двоих/троих. Стоимость оборудования выше обычного турникета, функционал практически тот же;
- системы контроля и управления доступом. Это тоже скорее вариант турникетной системы. Организовано с технической точки зрения может быть с использованием карт или биометрии. Главное отличие в том, что система работает не только на входе на предприятие. Электронные замки устанавливаются на дверях ключевых помещений и внутри офиса, а сотрудники получают различные права для их посещения. Ключ одного специалиста может открывать больше дверей, чем ключ другого. Метод позволяет делать отметки о перемещениях внутри компании, соответственно, иметь представление, хоть и весьма общее, о работе в течение дня. Цена вопроса существенно выше предыдущих методов и зависит от количества внутренних помещений, которые требуют установки замков;
- тайм-трекеры. Это уже несколько иная категория методов учета рабочего времени. Это программный инструмент, довольно простой в использовании. Программа устанавливается на рабочие компьютеры персонала, в начале работы сотрудник должен нажать кнопку старта, по окончании – остановить трекер. Руководитель может посмотреть, сколько времени потрачено на выполнение конкретной задачи. Но, как это часто случается, данные могут не соответствовать действительности, поскольку персонал может забыть включить/отключить программу;
- автоматические системы учета и мониторинга рабочего времени. Это, пожалуй, самый современный и, по признанию пользователей подобных систем, самый удобный способ учета. Такие программные инструменты работают полностью самостоятельно, не заставляя сотрудников помнить о необходимости включать счетчик времени, а руководителя – позже анализировать полученные данные.
Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени – базовый отчетный документ в любой организации. В нем отражают фактически отработанное время, больничные, отгулы, ежегодные и учебные отпуска, командировки, на его основе бухгалтерия начисляет зарплату.
Общепринятыми в России считаются установленные формы Т-12 и Т-13, однако в отдельных случаях, с учетом специфики компании, можно разработать собственные варианты формы, главное – отразить в них табельный номер, должность, графы для отметок фактически отработанного времени в соответствии с графиком работы сотрудника.
Заполнять табель важно корректно и своевременно, законодательство требует ежедневной отчетности, поскольку используется документ не только для начисления заработной платы. В случае возникновения спорных вопросов с «недовольными» сотрудниками, табель учета времени – первый документ, который потребуют при проверке контролирующие органы – трудовая инспекция, налоговая служба, ФСС. А ошибки в заполнении могут стать поводом для штрафов.
Трудовой кодекс и контроль за персоналом
Все вопросы, связанные с отношениями «работодатель – сотрудник», регулирует Трудовой кодекс России. Раздел 4 этого свода законов полностью посвящен рабочему времени. Статья 91 обязывает работодателя вести его учет, а подчиненного – соблюдать правила внутреннего распорядка и соответствовать установленным в компании трудовым нормам. Так соблюдаются взаимные гарантии.
Зачем вести мониторинг рабочего времени?
Мониторинг рабочего времени – только с одной стороны обязанность управленца. Руководитель компании, заинтересованный в успешности бизнеса, расценивает время как ресурс, который нельзя тратить впустую, и чаще всего не готов оплачивать часы, которые тратятся подчиненными напрасно. Тем временем сотрудники отечественных компаний признаются, что на отвлечения в течение рабочего дня тратят от 15 минут до 2 часов. И это касается едва ли не каждого первого специалиста.
Мониторинг рабочего времени помогает:
- экономить время. У любого управленца есть более важные дела, нежели стоять «над душой» у каждого сотрудника и понукать к работе. Мониторинг стимулирует персонал к самостоятельности и ответственности;
- увеличить продуктивность. Мониторинг мотивирует выполнять обязанности более ответственно, ведь скрыть отвлечения сложно – любое потраченное впустую время может быть легко обнаружено и исправлено;
- повысить точность сроков. Процесс выполнения поставленных изначально задач отражается в результатах мониторинга, что позволяет легко оценить даты завершения и корректировать работу;
- расширить возможности сотрудников. Подотчетное рабочее время позволяет управленцам чувствовать себя уверенно и контролировать шаги на пути к достижению цели. Сами сотрудники получают возможность видеть процесс наравне с управленцами и корректировать свою занятость в соответствии с регламентами и дедлайнами;
- повышать прозрачность рабочих процессов. Когда оплачиваемые часы точно отслеживаются и регистрируются, любых споров можно избежать. Использовать данные мониторинга можно не только для расчета зарплаты, но и для оценки эффективности работы персонала с использованием показателей, основанных на фактических данных.
Автоматический контроль за работой сотрудников
Мониторинг, организованный в автоматическом режиме – самый действенный способ сэкономить время руководителя, снять все вопросы предвзятости оценки качества работы со стороны начальства и правдивости информации. Автоматические системы учета рабочего времени, такие как, например, CrocoTime, собирают данные без участия сотрудников и управленцев. Достаточно просто установить агента программы на компьютеры персонала и получать объективную статистику в самых разных разрезах. CrocoTime помогает:
- отслеживать соблюдение дисциплины. Программа отмечает начало рабочего времени и окончание трудовых часов. Изначально в настройках можно задать график работы для каждого сотрудника, чтобы система сравнивала действительно отработанные часы с регламентом;
- видеть продуктивность работы каждого специалиста. Система снабжена функцией «фотография рабочего дня», которая отражает подробную занятость сотрудника – сколько занимался задачами, сколько отсутствовал на рабочем месте, сколько времени провел на совещаниях, планерках, встречах с клиентами. Телефонные переговоры по рабочим вопросам тоже учитываются благодаря интеграции с IP-телефонией и корпоративными календарями;
- с точностью рассчитывать финансовые и трудовые затраты на проект/задачу. Для этого в системе есть функция тайм-трекинга, который показывает, сколько времени работал специалист над задачей, сколько специалистов было привлечено к проекту, что позволяет избежать неоправданных вложений денег и ресурсов;
- грамотно распределять нагрузку среди специалистов. Система способна сравнить показатели работы коллег с одинаковыми должностными обязанностями, показать, кто излишне загружен, а у кого есть резервы времени;
- совершенствовать внутренние бизнес-процессы. Работа каждого сотрудника становится прозрачной. Простои могут сигнализировать об упущениях в организации взаимодействия между коллегами или отделами компании, что дает возможность вовремя принять меры и наладить эффективную работу;
- мотивировать персонал. CrocoTime – одна из немногих систем, где можно открыть доступ к статистике самим сотрудникам. Видя собственные результаты, специалисты могут самостоятельно устранить пробелы в работе, не заставляя руководителя принимать меры;
- всегда держать руку на пульсе происходящего. Автоматически собранную статистику по запросу руководитель может получить в любой момент. А в случае критичных отклонений программа сама отправит уведомление на почту начальнику;
- своевременно и без ошибок заполнять отчетную документацию. В CrocoTime есть автоматическое заполнение табелей по фактически отработанному времени, что позволяет экономить время сотрудников кадровой службы предприятия, объективно и быстро начислять заработную плату в соответствии с реальными данными.
Отдельно стоит отметить лояльность системы CrocoTime. Программа без скриншотов, прослушки и подглядывания умеет поддержать и повысить продуктивность работы всей компании. Система специально лишена шпионских функций, чтобы не нарушать личные границы персонала и законодательные нормы в сфере защиты конституционных прав человека.
Учет рабочего времени – это гарантия соблюдения законов в сфере трудовых взаимоотношений и эффективный способ контроля сотрудников. Конечно, если организован он лояльно и с помощью современных методов. Оценить все преимущества автоматической системы учета рабочего времени можно в режиме пробной версии совершенно бесплатно, чтобы в дальнейшем принять взвешенное решение о масштабировании в пределах компании.