Представим себе некогда маленький банк, руководство которого привыкло, что в подчинении 50 сотрудников. Представим, что прошли годы. Опыта и навыков хватило, чтобы расширить географию и главный офис стал занимать не один этаж бизнес-центра, а целое здание. И, наконец, представим что в этом здании трудится более трех тысяч человек. И все хорошо, кроме пары моментов — многозадачность и количество сотрудников осложнили процесс контроля за рабочими процессами.
Так случилось у наших клиентов, большой финансовой структуры, перед руководством которой встала задача — найти решение для стабилизации ситуации. И команда CrocoTime доказала, что работу большого офиса реально систематизировать и сделать эффективной.
Масштабы проблемы
Основная задача заключалась в том, что требовалось получить фотографию рабочего дня в динамике. Но, при условии численности сотрудников офиса, устаревшими методами сделать это было нереально. Невозможно приставить, к каждому из трех тысяч подчиненных, по отдельному человеку, который будет записывать в блокнот за сколько минут/часов человек справляется с той или иной работой. А чтобы понять, как правильно выстроить процессы, требовалось:
- непрерывно мониторить и собирать данные с рабочих компьютеров подчиненных;
- выделить отдельные операции из общей статистики рабочих приложений;
- подсчитать среднее время для выполнение операции;
- задать время, которое требуется для выполнения операций и просчитать отклонения от нормы;
- чтобы система была производительной, рассчитанной на 3000 сотрудников с возможностью масштабирования до 10 000 человек.
Одним из главных условий было не парализовать работу большого офиса, чтобы процесс внедрения решений был максимально деликатным. Поэтому работу разделили на несколько этапов:
- установили сервер и агенты сбора статистики на компьютеры сотрудников;
- установили интеграционные модули для автоматического отображения организационной структуры Банка, должностей, уровней подчиненности сотрудников, а также встреч и звонков;
- на основе накопленной статистики использованных рабочих программ выделили отдельные операции, включающие в себя набор фильтров и заголовков окон приложений;
- разработали и установили интеграционный модуль с банковской системой, фиксирующей фактическое количество завершенных операций одним сотрудником.
Решения CrocoTime
Система CrocoTime автоматически собирала статистику использования рабочих программ сотрудниками, что позволило понять, сколько времени уходит у разных подчиненных на выполнение одной и той же операции. На основе этой информации были разработаны нормы для выполнения тех или иных задач, которые с увеличением продолжительности сбора данных легко редактируются под банковские стандарты. 
Детальный анализ рабочих программ показал, что сотрудники тратят время на вспомогательные рабочие инструменты (электронная почта, проводник и т.д.). Оптимизировали и эту часть при помощи фильтров в электронной почте и структуризации папок. В итоге сократилось время работы во вспомогательных инструментах, увеличилось количество операций в течение рабочего дня.
Система наглядно показала, что некоторые сотрудники не справлялись с текущей работой. Руководителями на местах была проведена проверка с выяснением причин таких показателей, что впоследствии помогло устранить отклонения и привести работу этих сотрудников к банковским нормативам. Удалось решить и еще одну важную задачу: распределение кадров. Иными словами стало понятно, сколько человек требуется на то или иное направление и как разделить нагрузку между подразделениями.
Все под контролем
Контролировать работу больших офисов — сложная задача, главное, что у CrocoTime есть опыт внедрения своих решений без временных потерь. Мы помогаем находить и исправлять ошибки в организации рабочих процессов, основываясь на их уникальности в каждом конкретном случае.