У каждого человека, независимо от сферы деятельности, возникал вопрос: “Почему в сутках всего 24 часа?”. Успеть всё и везде — задача, над решением которой бьются те, кто недооценивает возможности тайм-менеджмента. Управлять временем — это не из разряда фантастических способностей, это реальные подходы, которые помогают быть эффективными, развиваться и при этом не отказывать себе в полноценном отдыхе. Как? Все просто: надо учиться расставлять приоритеты и планировать. По статистике, такого подхода придерживается всего 3% людей, и они добиваются успеха. Остальные 97% — проживают будни.
Какие задачи решает тайм-менеджмент?
- Эффективно использовать личное и рабочее время;
- Расставить приоритеты;
- В короткие сроки достичь поставленных целей;
- Повысить эффективность;
- Найти скрытые ресурсы времени;
- Снизить уровень стресса;
- Контролировать свою жизнь.
А теперь о главном! Решение поставленных задач становится возможным благодаря грамотному планированию. Уделите время накануне нового дня для составления плана, запишите его в блокнот, воспользуйтесь онлайн-планировщиком или ежедневником. Иначе говоря, визуализируйте цели, при этом:
- Научитесь расставлять приоритеты. Самое важное ставьте в начало списка. В первой половине дня проще справляться со сложными задачами. Обозначайте отрезок времени, за который планируете выполнить действия.
- Фильтруйте потоки информации. Не стоит с самого утра нагружать свой мозг чтением статей, экономических и аналитических обзоров, если от изучения материалов не зависит качество выполнения профессиональных обязанностей.
- “Отключайтесь” от гаджетов и социальных сетей. Возьмите за правило: во время работы над задачей не отвлекаться на чтение почты, общение в социальных сетях и разговоры с друзьями по телефону.
- Откажитесь от многозадачности. Когда вы пытаетесь одновременно делать несколько дел — страдает качество. Будьте последовательны.
- Организуйте рабочее место. Это важно! Хаос на столе — хаос в голове. Разберите документы, избавьтесь от мусора. Так будет легче сконцентрироваться.
- Подумайте о комфорте. Поставьте стол (если это возможно) так, как вам удобно, выберите максимально удобный стул, позаботьтесь об освещении. Сделайте пребывание в офисе приятным.
- Отдыхайте. Нельзя игнорировать этот пункт. Не надо геройствовать и думать: “Пропущу обед и сделаю все быстрее”. Рискуете затянуть пребывание в офисе, потому что из-за переутомления будете медленнее реагировать на происходящее.
Как только вы научитесь базовым принципам, наступает следующий этап — контроль, управление и анализ данных. Это необходимо для того, чтобы понимать, на каких этапах организации работы допущены ошибки, какие действия неэффективны, и как избежать негативных последствий.
Контролируй, управляй, анализируй
И делать это необходимо системно. Не разовая акция и беглые бумажные отчеты. А регулярный мониторинг с возможностью составить четкую и понятную фотографию не только дня, но и недели, и даже месяца. Эти задачи решают программы учета рабочего времени, универсальным продуктом на рынке IT-решений представители российских и зарубежных компаний называют CrocoTime. Система позволяет:
- отследить, сколько времени было затрачено на выполнение той или иной работы;
- просмотреть статистику отвлечений на второстепенные и неважные задачи;
- получить в отчете все ресурсы (программы, сайты), к которым обращались вы или персонал в течение дня;
- зафиксировать время начала и окончания работы, каждый перерыв, опоздание и прогул;
- спланировать график на основе анализа полученных ранее данных;
- вовремя реагировать на внештатные ситуации, перераспределить нагрузку;
- оценить эффективность действий, исключить из цепочки процессов несущественные.
Управлять своим временем и бизнес процессами — значит вовремя выявлять возможные неблагоприятные сценарии развития событий. Современный мир не прощает ошибок, поэтому не откладывайте, начните работать над собой. Планируйте и контролируйте время, потому что отмотать назад и попробовать еще раз пока никому не удалось.