Когда резерв доверия может быть исчерпан? Доверия работодателя к своему персоналу. Когда есть видимость бурной активности – вспомните, например, убыстренные кадры раннего утра в офисе. Вдохновляющая картинка, весь эффект которой может “сдуться” на последующем отчетном совещании. А там посыпятся оправдания, почему не уложились в сроки, или еще хуже провалили проект, надо все начинать сначала. Известная история – без контроля дела в гору не пойдут. Телега покатится вниз, если рулевой не будет ее тянуть или подталкивать сзади. Поговорим, что делать, чтобы изо дня в день не заниматься сизифовым трудом, не откатываться к началу.
Способы контроля рабочего времени
Неверное мнение, что контролировать необходимо только большой штат с сотней или тысячей сотрудников. Два-три десятка человек, как и десять подчиненных в небольшой компании, нуждаются в мониторинге. В таких, где узкий круг создает более тесные, чуть ли не семейные отношения, объективное наблюдение еще более востребовано. Оно позволяет сохранить коллегиальную дистанцию, а подчиненным не злоупотреблять дружескими оправданиями, мол, поймите и т.д..
Так что отслеживание процессов нужно всегда и везде. Вопрос в выборе методов. Существует несколько видов учета рабочего времени:
- СКУД – системы контроля и управления доступом – очень распространенный способ, когда сотрудники отмечаются утром и вечером на проходной предприятия. Хорошо приучает к дисциплине. Проблема опозданий решается основательно. Но и только;
- биометрические терминалы – это более твердый контроль по сравнению со СКУД, исключает возможность подлога пропусков – индивидуальные физические характеристики человека нельзя сдать напрокат. Такой пропуск ограничивает зоны доступа работника, если они вне его компетенций;
- камеры видеонаблюдения фиксируют передвижения по кабинетам и коридорам предприятия, позволяют сократить и исключить несанкционированные перекуры и чаепития;
- программы учета РВ по сравнению с вышеперечисленными способами предлагают полноценный мониторинг – от пунктуальности коллектива до занятий на рабочем месте.
Оптимальный результат дает сочетание способов, которые дополняют и расширяют друг друга. Но системы учета времени открывают, чем сотрудник занимается здесь и сейчас, и чем был увлечен в любой другой период.
Система автоматического учета работы за компьютером
Если еще 20 лет назад концентрации служащих хватало на 3-4 часа беспрерывного труда, то, по статистике, люди 21 века могут сосредоточенно работать всего лишь полтора-два часа. Бывает, и этого не выдерживают. Слишком много отвлечений. Количество телефонных разговоров, которые настигают в любом месте, увеличилось в разы. Кроме того, соцсети, мессенджеры, сериалы, книги и т.д. – все в ближайшем доступе, и человек не может фокусироваться на важном, перепрыгивает с одного дела на другое, возвращается к отложенному, забывает о деталях. Доказано, что такие переключения съедают до 40% эффектности.
Автоматизированный учет поможет не только работодателю контролировать штат, но и каждому сотруднику анализировать свою активность, насколько она продуктивна или бесполезна. Например:
- решает проблему задержек с работой. Работник приходит вовремя, даже до 9 часов утра. Но заваривает себе кофе, включает ПК, находит любимый сайт, увлекательную тему, новости дня, и… Так незаметно пролетает час. Программа учета времени точно отражает, во сколько начали работать;
- делит сайты и приложения на продуктивные и непродуктивные, отмечает время, потраченное на них;
- позволяет расставить приоритеты, какое задание стоит выполнить первым;
- четкая отчетность, наглядные результаты сотрудников, которые отражает автоматизированная программа, позволяют руководителю оперировать конкретными требованиями, претензиями к сотрудникам, или поощрять успешных;
- сохраняет заинтересованность персонала, когда знают, что деятельность контролируется, производительность повышается на 30%, есть смысл отличиться, когда за успехом следует положительный фидбэк;
- фиксирует и сравнивает показатели конкретных специалистов, отделов, подразделений, проясняет причины успехов и недоработок.
И речь не идет о тотальной слежке, но о разумных требованиях в рамках трудового кодекса, по которому в рабочее время человек обязан трудиться.
Особые случаи контроля рабочего времени
В перечне творческих и технических направлений многих компаний отмечают и такие, которые сложно проконтролировать в рамках определенного периода, строго от и до. Чаще всего речь идет о специалистах, которые трудятся по индивидуальному графику, которые устанавливается заранее. Или о дистанционных коллегах.
В таких случаях вводятся дополнительные методы взаимодействия. Например, регламентируется время обязательных телефонных созвонов, устраиваются видеоконференции, или работник обязан писать начальнику письма-отчеты.Таким образом, руководитель будет видеть, что его подчиненный действительно работает.
Специальности, требующие нестандартного подхода, долгого поиска решений и неожиданных ответов, также сложно уложить в стандартный контроль. В общем это и не надо, иначе потеряется суть и смысл инноваций и креатива. Но системы учета времени, например, CrocoTime, настроены так, что фиксируют достижения, потраченные усилия, результат. И он входит в копилку успеха компании.
Эффективные методы учета рабочего времени
Работодатель ждет от своей команды слаженной работы, подчиненные – хорошей зарплаты и мотивации. Причем к последней относятся и словесные призывы, и отклики, и регулярное подталкивание трудиться, трудиться и еще раз трудиться. Не секрет, что без контроля может провалиться даже самый успешный на старте проект. Нужна ясная картина, что выполнено на конкретном этапе, что осталось, какие сложности, препятствия. Апробированные топ-приемы, как учитывать время и быть в курсе рабочих новостей:
- аудиоконтроль можно применять там, где функции заключаются в общении с клиентами. Запись и прослушивание показывают, сколько времени уходит на консультацию, насколько специалист придерживается заданного алгоритма разговора, компетентность и вежливость;
- видеонаблюдение – не только в коридорах, но и в кабинетах. Информированность сотрудников о постоянном слежении имеет противоречивый эффект. Сначала заставляет больше фокусироваться на обязанностях. Постепенно тревожность от видеоконтроля проходит, к видеокамерам привыкают, и все возвращается на свои круги, в зависимости от настроений работника, его нацеленности и мотивации. Да и такие записи не показывают продуктивности команды;
- ежедневные отчеты с хронометражем дня. В них есть свое преимущество: человек сосредотачивается на действиях, анализирует личную активность и делает выводы на будущее, менеджер получает четкое понимание о процессах. Минус – занимает время. Такой отчет может быть необъективным, человек захочет показать себя с лучшей профессиональной стороны;
- нормировать труд. Установленные нормативы или KPI станут той планкой, которую нужно достигать либо не выходить за ее пределы. Это поможет работникам ориентироваться по своим направлениям;
- автоматические системы контроля и учета соединяют в себе широкие функции. Можно создать и цифровую мотивационную доску, отмечать на ней лучших. И мониторить все показатели.
Удаленный контроль за сотрудниками
Контроль за специалистами на дистанционном формате предполагает разнообразные формы контактов. IT-решения предлагают различные инструменты мониторинга, которые поддерживают тесную связь менеджера и служащего, находящегося дома:
- телефонные созвоны;
- переписка, отчеты по e-mail;
- коммуникации через Slack, Telegram, Skype, который остается лидером для делового общения.
Визуальный контакт с удаленными работниками позволяет им чувствовать себя частью коллектива, включаться в производственные процессы и решение внутренних вопросов. Но остается непосредственная текущая деятельность. Отдельные работодатели предпочитают получать сведения о ней через записи веб-камеры, скриншоты экрана монитора, активность клавиатуры и мыши ПК. Прямо скажем, не лучший способ заручиться доверием коллектива. В жестких ситуациях можно и потерять ценных специалистов.
В компаниях, где делают ставку на разумный контроль и большую самостоятельность, инициативность команды, обращаются к автоматической программе контроля и учета РВ. CrocoTime совершенно не отвлекает от работы, не замедляет функции компьютера, незаметен, фиксирует результаты, итоговые и промежуточные. Но, во-первых, сохраняет дисциплину. Работа сотрудника начинается с момента включения ПК и, соответственно, завершается с его выключением. Отсутствие активности мыши более пяти минут фиксируется как не трудовое время. Среди других функций ПП CrocoTime:
- показывает точно отработанное время за компьютером, периоды спадов и повышения эффективности;
- разделяет приложения и сайты на продуктивные и непродуктивные для конкретных специализаций;
- составляет полную структуру дня – фотографии рабочего дня особенно удобны для “удаленщиков”;
- контролирует и предотвращает передачу конфиденциальной информации;
- напоминает о сроках по проектам и об отложенных задачах;
- подсчитывает личный вклад работника в проект.
При необходимости отвлечься на собственные задачи программу можно отключить. Этот период просто не будет засчитываться рабочим и позволит избежать подозрений в смешивании личного и делового времени.
Ответственность работодателя при внедрении систем контроля
Современные технологии мониторинга открывают возможности быть в курсе всех событий компании. В тоже время соблазняют пройти чуть дальше, переступить грань необходимого контроля и тоталитарного руководства. Например, не уточнять все точки расположения видеокамер, не информировать о внедрении в ПК систем учета, перехватывать пароли от личных информационных ресурсов.
По закону работодатель имеет право следить за коллективом, требовать надлежащего исполнения обязанностей. Но за человеком остается право частной переписки, переговоров, тайну личной жизни. Потому в организации должен быть разработан и принят локальный нормативный акт, который регулирует наблюдение за работниками. А работник должен быть извещен о контроле его деятельности, расписаться в этом документе.
При слежении за подчиненными начальник должен предотвращать утечку информации личного характера. Тем более, если она не связана с трудовыми обязанностями и получена в результате легального наблюдения. Нельзя допускать доступа посторонних к персональным данным коллектива, разглашать их. В этом случае человек имеет право потребовать возмещение морального и, возможно, материального вреда.
Кстати, программа CrocoTime не делает скриншотов экрана, не перехватывает пароли, личную переписку, не ведет запись через веб-камеру. Установка этого ПО позволяет избавиться от чрезмерных мер по слежению за персоналом. И оставаться в рамках закона в коммуницировании работодателя и его сотрудников.р