Эти пункты прежде всего встают перед работодателем в его размышлениях: стоит ли контролировать подчиненных или больше доверять им. Большинство склоняются к мнению, что без пристального внимания к организации нельзя добиться слаженной и продуктивной деятельности. Поговорим, как организовать строгую, но ненавязчивую систему учета времени.
Особенности учета рабочего времени
Мониторинг трудовых часов проводят на каждом предприятии. От контроля зависят следующие показатели:Отличить настоящую работу от ее видимости – первое, для чего необходим мониторинг персонала. Кроме того, предотвратить утечку информации и вредоносные действия.
- дисциплина;
- эффективность персонала – снижается процент отвлечений на личные дела;
- грамотное распределение обязанностей, без простоев и перегрузок;
- зарплата, которая рассчитывается по отработанным часам и объему заданий;
- нормированность и гибкость графика;
- рентабельность.
Каждая компания в определении режима работы опирается на общепринятые нормы, корректирует их в зависимости от направленности. Согласно ТК РФ стандартная длительность рабочей недели 40 часов, или 8 часов в день. В иных случаях для специфических профессий устанавливается неполный рабочий день или ненормированный график. Эти особенности фиксируются в документах.
Трудовая инструкция не учитывает частные причины – опоздания, личные дела в рабочее время, которые влияют на объем и качество решенных задач. Но в документе должны быть прописаны нюансы:
- обстоятельства непреодолимой силы;
- человеческий фактор (индивидуальные характеристики сотрудников);
- пропуски работы из-за болезней;
- аварии на предприятии;
- простои по вине работодателя, например, из-за срыва договоренностей, перебои в поставке оборудования, расходных материалов и т.д.
Объективный учет времени позволяет принимать во внимание все факторы и в соответствии с ними выстраивать стратегию развития, повышать качество работы, продуктивность подчиненных, исключить неоправданное повышение и понижение заработной платы.
Методы учёта рабочего времени сотрудников
В зависимости от целей, характера управления руководители выбирают приемлемые им методы контроля: тоталитарный, ежеминутный, где нет места отвлечениям, или
периодические проверки. Кто-то уверен, что четко поставленные задачи и сформулированные требования – уже гарантия их качественного выполнения.
Трудовое законодательство обозначает следующие вида учета РВ:
- поденный, или ежедневный;
- еженедельный;
- суммированный.
Поденный метод наиболее распространен в компаниях с равномерной длительностью смен. Он позволяет предотвратить переработки, контролировать установленные нормы. Кроме того, ст. 94 ТК России в этом случае предлагает устанавливать дневную смену индивидуально для определенных категорий служащих. К ним относятся:
- люди с ограниченными возможностями, имеющие инвалидность, находящиеся на этапе реабилитации;
- несовершеннолетние работники. Их дневная смена может длиться не более 5 часов до 16 лет и 7 – до 18-ти;
- спортсмены, артисты, другие представители творческих профессий. Из-за ненормированного графика ежедневная нагрузка для них снижается.
В отдельных случаях, по заявлению, объективным условиям, человеку устанавливается сокращенная смена, и все эти особенности нужно отмечать ежедневно.
Еженедельный метод применяют при разной продолжительности смен. Но и в этом случае неделя по учету РВ не должна выходить за рамки принятых сорока часов. Этот способ актуален и при разделенных сменах, когда важно учесть в документах отработанные часы, исключить недоработки и переработки специалистов.
Суммированный способ закреплен в ст. 104 ТК РФ. Он оптимален, когда не подходят два предыдущих, и 40-часовую неделю невозможно отразить в документе. Система характерна также для скользящего графика, при службе в разные дни недели и время. В таких случаях кадровики отмечают квартальные или полугодичные показатели с учетом их выполнения.
Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени один из главных учетных документов. К нему обращаются в следующих моментах:
- вносят информацию о фактически отработанном времени;
- контролируют соблюдение установленного графика;
- на основе цифр в табеле начисляется зарплата и иные выплаты – отпускные, командировочные, больничные.
Наиболее предпочтительные варианты табеля учета рабочего времени Т-12 и Т-13, но компания может вести его и в свободной форме. Наряду с электронным необходимо распечатывать бумажный бланк, чтобы его могли подписать все ответственные лица.
В табеле учета времени всех работников указывают поименно с присвоением номера, записывается должность, фактически отработанные часы. Табель заполняется ежедневно. Кроме того, в нем необходимо отмечать:
- выходные, отпуска;
- командировку и повышение квалификации;
- учебные сессии;
- оплачиваемые больничные и без сохранения заработной платы;
- суммарное количество неявок за месяц, если они были;
- причины отсутствия на работе.
Напомним, что табель учета нужен не только бухгалтеру для начисления зарплаты. Этот документ могут потребовать налоговая служба, фонд социального страхования, трудовая инспекция, Росстат.
Трудовой кодекс и контроль за персоналом
ТК РФ обязывает работодателя контролировать свой штат, следить за действиями в рабочее время. Главный момент в этом – наблюдение должно быть открытым и не нарушать права человека. Здесь могут возникнуть споры: какая личная жизнь, все частные дела должны остаться за пределами проходной.
Управленец может опираться на ч.1 ст. 91 ТК РФ: в рабочий период специалист должен заниматься непосредственными обязанностями и ничем более, иначе он нарушает дисциплину. В противовес этому мнению выступает факт, что в общественной сфере нельзя не взаимодействовать с людьми, а это может относиться к частным отношениям. Об этом предупреждают прецеденты, зафиксированные Европейским судом по правам человека.
Можно понять и работодателя. Его волнуют не только вопросы дисциплины. Но и утечка информации, и деятельность подчиненных, наносящая вред репутации и экономической стабильности компании. Потому можно выработать общую позицию, при которой начальник следит за работниками, но соблюдает их право на частную жизнь:
- хорошо включить в трудовой договор пункт о мониторинге, ознакомить с ним человека еще в начале трудовых отношений;
- при внедрении новых правил оповещать о них коллектив, обязательно под роспись, и только потом вводить их – например, систему видеокамер на территории предприятия;
- слежение не должно отвлекать сотрудника, быть навязчивым и тем более мешать ему работать;
- под запретом остаются личная переписка и телефонные разговоры, особенно если служащий имеет допуск к секретным сведениям фирмы.
При несоблюдении правил, при нарушении тайны личной жизни уже сотрудник может привлечь к ответу работодателя за его излишнюю “предусмотрительность и любопытство”.
Зачем вести мониторинг рабочего времени?
Очень часто на практике получается, что потраченное с пользой время занимает менее половины рабочего дня, остальная часть посвящается коммуникациям с коллегами, перекурам, телефонным разговорам. Еще больше возможностей “убить” время дает интернет, от развлечений до поиска новой деятельности.
По статистике Хабрахабр, большинство работодателей озабочены проблемой, что оплачивают подчиненным не их достижения, успехи, реально отработанные часы, а только имитацию бурной деятельности. Неумение или нежелание вкладывать силы в свои задачи приводит к невыполнению планов, срывам сроков по сдаче проектов, ошибкам и неудовлетворенности клиентов.
Мониторинг позволяет точно контролировать команду, внутренние процессы:
- насколько сотрудники продуктивны;
- причины сверхурочных задержек, их объективность;
- равномерность нагрузок в течение дня и по ходу реализации проектов;
- квалификацию специалистов в отдельности и в сравнении с коллегами;
- опоздания и задержки после перерывов.
Организовать и проводить мониторинг наиболее действенно позволяют специальные программы учета и контроля РВ. Они гарантируют точность и достоверность информации, например, система CrocoTime.
Автоматический контроль за работой сотрудников
Контролировать сроки, качество задач, уверены работодатели, нужно обязательно. Это мера предупреждения, чтобы доверие руководителя к подчиненным не обернулось против него самого. ПП CrocoTime от компании “Инфомаксимум” в своей лояльности устраивает противоположные стороны, работника и его нанимателя.
Система учета времени при установке на ПК не тормозит работу, не отвлекает человека. Тот может быть уверен, что веб-камера не будет довлеть и снимать все действия круглосуточно. CrocoTime не делает скриншота экранов и не перехватывает коды, личные пароли, телефонные разговоры. Но и учит пунктуальности, и повышает KPI.
Как утверждают психологи, изучающие трудовые отношения, сравнение личных показателей с достижениями коллег заставляет подтягивать профессиональные качества. Быть в числе отстающих – мало приятный статус. Избежать его можно с помощью программы CrocoTime, которая:
- фиксирует начало дня с момента включения компьютера;
- составляет автоматические табели, которые выявляют нарушителей производственной дисциплины;
- засчитывает отсутствие сигнала с клавиатуры или мыши более чем пять минут как непродуктивное время;
- отмечает все сайты и приложения, востребованные в течение дня, в т.ч. делит их на полезные и отвлекающие;
- рассчитывает трудозатраты конкретных специалистов и отделов для определения нормативов и составления планов;
- обладает функцией “фотография рабочего дня”, которая детализирует все действия;
- анализирует бизнес-процессы, выявляет “слабые” места.
- автоматически формирует табели учета рабочего времени, данные проставляются в интеграции с кадровыми системами.
Эффективность предприятий до и после установки системы учета и контроля времени CrocoTime отличается в разы, повышается как минимум на 30%. Менеджеры отмечают, что заинтересованность коллектива растет вместе с объективной оценкой заслуг каждого работника, снижается уровень стресса, увеличивается доброжелательность среди коллег и лояльность к руководству. То есть “взрослый” подход к обязанностям, адекватная реакция на открытый объективный мониторинг в сумме дают развитие компании в целом и каждого специалиста в отдельности.