Контроль за людьми на работе стал привычным и в частных, и в государственных организациях. Давно никого не удивляют и, в общем, не возмущают электронные пропуска, терминалы при входе, видеонаблюдение и другие технические атрибуты мониторинга. Резонанс вносит секретность, скрытность, если за деятельностью сотрудников наблюдают втихаря. Рассмотрим, насколько открытость в этом вопросе, его правомерность играют на пользу коллектива и управленцев.
Правовое обоснование учета рабочего времени
Сомнения, имеет ли руководитель право отслеживать трудовое время подчиненных, разрешает Трудовой кодекс РФ. Согласно 91 статье, здесь не идет речь о желании или нежелании это делать. Работодатель обязан учитывать отработку каждого участника коллектива и вести табель учета рабочего времени, ч. 4 ст. 91 ТК.
Статьи 21 и 22 указывают работникам добросовестно исполнять обязанности, следовательно и управляющий может контролировать результат. И факт, что сведения собирают не на личных компьютерах, а на технике, принадлежащей компании, снимает действие статьи 272 УК России о «Доступе к конфиденциальной информации лица, не обладающего необходимыми полномочиями, при условии обеспечения специальных средств ее защиты», на которую мог бы сослаться сотрудник, возмущенный надзором со стороны руководства.
В любом случае, руководитель должен заручиться письменным согласием, обозначить отдельный пункт в трудовом договоре о “контроле над служащим”. Иначе, случайно обнаружив слежку, последний имеет право обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на нарушение неприкосновенности частной жизни.
Зачем вести учет рабочего времени?
Знаете, какой самый вкусный кофе? Тот, что можно пить в офисе. Не случайно за этим ритуалом, который может из утреннего переходить в обеденный, пролетает значительная часть времени, которую можно и нужно было бы тратить на выполнение непосредственных обязанностей. На отвлечения у сотрудников уходит до 30% трудовых часов: на развлекательное чтиво в интернете, решение личных запросов, несущественные разговоры с коллегами.
Надеяться, что эти занятия можно полностью убрать из жизни, даже не стоит. Они тоже необходимы и для отдыха, и для большей эффективности. Дело в разумности расходования времени. Руководитель, пожалуй, больше, чем простые служащие, ощущает его ценность. От реальной выработки, увлеченности людей зависит успех предприятия, проектов, замыслов. Потому так важно ввести одним из правил компании осознанность по отношению к своим занятиям. Контроль РВ, информирование людей, что он ведется, позволит:
- повысить дисциплину;
- понять, где теряется время, и найти его резервы;
- оптимизировать бизнес-процессы;
- улучшить показатели, производительность, настроить ответственно относиться к обязанностям.
Потери от непродуктивного серфинга в Интернете в рабочий период приносят миллиардные убытки, об этом говорят эксперты Института стратегического анализа ФБК. В 2018 году в России эта цифра составила в среднем 300 млрд рублей. Поэтому контроль сотрудников останется с нами надолго.
Что говорят сотрудники о контроле их работы?
Весть, что работников будут проверять, чаще всего застает врасплох, вызывает недоумение и недовольство. Первое, что приходит на ум – нарушают права на личную жизнь, тайну частной переписки и телефонных разговоров. Но, откровенно говоря, больше всего боятся, что нельзя будет задерживаться утром и после обеденных перерывов или уходить раньше. Но незначительное сокращение дня, даже на 10 минут, приводит к финансовым потерям. И один этот факт говорит “за” регулярный мониторинг.
Если пропускная система в ее вариациях, или СКУД стали привычными, то наблюдение в течение дня могут принимать необъективно. В качестве протестного аргумента призывают ограничиться, например, DLP-системой, считают, что ее наличие более чем достаточно. Но понятно, что система контроля и управления доступом не покажет продуктивность специалиста и не решит задач по ее повышению. Быть на работе и заниматься ей – две разные позиции.
Кроме того, участники коллектива уверены, что каждый по плану выполняет все, что должен, знает свои обязанности и придерживается их. Это хорошо. Но без контроля и учета времени сложно установить планы, определить результативность человека, понять, насколько полно он загружен, или не пора ли снять с него часть задач и передать их менее занятому коллеге.
Еще одна неприятная реакция на мониторинг – угрозы уволиться и не терпеть “такого насилия над свободой личности”. Довод весомый, чтобы начальник задумался о необходимости отслеживать подчиненных. Но это не должно останавливать на пути к оптимизации, к продуктивности компании. В таком случае всегда лучше объяснить особенности автоматических систем учета, обозначить их минусы и плюсы, положительные последствия от их применения. Специалиста, уверенного в своих силах, квалификации, авторитете, проверки вряд ли демотивируют.
Способы контролировать рабочее время
Борьба с опозданиями ведется через системы контроля доступа. Они установлены практически в каждом здании, преграждают вход посторонним лицам и следят за перемещениями по территории. Часто СКУД интегрируют с видеонаблюдением. Оно не только фиксирует опоздания и другие отвлечения, но и предотвращает попытки хищений.
Для отслеживания мобильных работников, чья деятельность связана с постоянными передвижениями по городу, соседним регионам, применяют ГЛОНАСС, GPS, GPS‑маячки или GPS-трекер в смартфонах. Менеджеры по продажам, экспедиторы, курьеры, мерчендайзеры сами выбирают маршрутизатор, который показывает траекторию движений, остановок, задержек и одновременно позволяет иметь под рукой нужные корпоративные документы, пользоваться интранетом и экстранетом.
Понимание качества и объема занятости офисных и удаленных специалистов дают автоматические программы учета времени. Некоторые работодатели не считают зазорным устанавливать системы-шпионы, чтобы сканировать веб-страницы на ПК, подключаться к веб-камерам, делать скриншоты экрана.
Напомним, ТК РФ запрещает скрытое слежение за человеком, как нарушающее его права. Тогда возникает вопрос, какую цель преследует начальник, применяя автоматизированные программы учета РВ. Подловить подчиненного на нецелевых занятиях и наказать? Или все-таки использовать их для налаживания взаимодействия двух сторон, усилению позиций предприятия в мире конкуренции?
Автоматический учет рабочего времени
CrocoTime от компании “Инфомаксимум” лоялен по отношению к персоналу. Дает возможность сотрудникам в первую очередь самим проанализировать занятость и простои. Здесь играет роль личная заинтересованность и ответственность качественно выполнять должностные обязанности. Управленец также получает сведения в режиме онлайн на e-mail и может мгновенно отреагировать на просчеты.
CrocoTime – программа со многими “не”, которые дают положительный эффект. Она не делает скриншотов экрана, не перехватывает пароли от личных кабинетов в соцсетях и электронной почты, не ведет записи через веб-камеру. И даже строгая фиксация начала рабочего дня с момента включения ПК и соответственно выключение, как сигнал его окончания – только на руку работнику.
Таким образом учитываются все переработки, занятость и объективность сверхнагрузки на одного человека. Кроме того, программа учета и контроля РВ позволяет:
- рассчитать трудозатраты на операции для конкретных специалистов и отделов для нормирования и составления планов;
- определить тех, чьи личные дела превалируют над профессиональными;
- управлять всеми этапами процесса – от промежуточных до конечного;
- разделить сайты, которые посещает работник, на продуктивные и непродуктивные;
- составить фотографию рабочего дня, которая детализирует все алгоритмы, действия, и найти узкие места;
- подсчитать некомпьютерное время, которое уходит на совещания, деловые звонки, и в соединении с системами СКУД, IP-телефонией, корпоративными календарями отметить эти периоды как продуктивные.
Особые случаи, когда контроль рабочего времени неэффективен
Мониторинг трудового дня необходим для поддержания дисциплины, сохранения темпов и для системы поощрения. Творческие, технические профессии и связанные с ними проекты не всегда поддаются контролю, бывает сложно уложить в четкий временной отрезок продуктивность работника. Встречаются тысячи примеров, когда продолжительные размышления и кажущееся ничегонеделание заканчиваются инсайтом. CrocoTime отметит достигнутый результат и усилия, затраченные на его достижение.
И не всегда специалисту требуется полный 8-часовой день, чтобы выполнить поставленные задачи. При высокой производительности он может укладываться в более короткие сроки, в 7 и даже 6 часов. Не случайно возникают споры о продолжительности непрерывного рабочего дня.
Западные ученые отстаивают мнение, что при сокращении 8-часового рабочего дня KPI увеличивается, что сегодня требуется гораздо меньше времени, чтобы хорошо делать свое дело. Программа учета и контроля отразит активность человека. Возможно, его достижения нельзя измерить количеством затраченного на них времени, они ценные как факт.
Так что в каждом конкретном случае придется решать, как контролировать, какие цели достигнуть в результате мониторинга персонала. Но главное делать это открыто и честно.