Контроль работы сотрудников – набирает обороты. К этому подстегнули события 2020 года, в 2021 законодательные и нормативные акты претерпели изменения – это коснулось и трудовых отношений, и вопросов конфиденциальности данных. Как же организовать законный контроль сотрудников в 2021 году, чтобы соблюсти все правовые нормы, избежать трений с персоналом и не получить штрафы? Разбираем вопрос в этой статье.
Сначала обозначим «границы дозволенного»:
- работодатель обязан вести учет рабочего времени по закону;
- работодатель имеет право контролировать использование материально-технических устройств, которыми обеспечивает персонал для работы;
- при организации учета рабочего времени работодатель вправе обрабатывать персональные данные сотрудника в рамках, установленных законом;
- при этом любому работнику гарантируется сохранность тайны личной жизни, переписки, телефонных переговоров;
- сотрудник должен знать о сборе любой персональной информации.
С юридической точки зрения контроль работы сотрудников – медаль о двух сторонах. Однако совсем не контролировать – тоже не вариант.
Обычный контроль работы сотрудников
Контроль работы сотрудников существует ровно столько, сколько существуют трудовые отношения. Еще до появления персональных компьютеров и цифровых технологий руководители находили методы, которые позволяли иметь представление о соблюдении дисциплины на рабочих местах, соответствии графикам, выработке.
Офлайн методы контроля
Офлайн-методы контроля по-прежнему популярны среди компаний. Как правило, их применяют в госучреждениях. К таким методам относятся:
- журнал учета. Чаще всего занимается этим вахтер, который записывает на бумаге, кто и во сколько пришел на работу, в какое время покинул здание. Еще более упрощенный вариант, когда на входе сотрудников встречает только призывно открытая книга учета, где каждый самостоятельно отмечает свое прибытие на предприятие – время последующей записи не может быть позже предыдущей, что логично;
- пропускные системы. Это может быть контроль доступа по картам или по биометрическим данным – например, по отпечатку пальца. Система отмечает начало и окончание рабочего дня в момент, когда сканирует пропуск;
- наблюдатель. Это более строгий вариант контроля, когда работодатель старается понять не только то, со скольки и до скольки сотрудники находятся на своих рабочих местах, но и получить представление о занятости в течение дня. Как правило, в штат добавляется еще одна единица или выбирается специалист из уже работающих – человек находится постоянно в помещении с сотрудниками и следит за рабочим процессом;
- «летучки». Лайт-версия совещаний, которую практикуют только 5% компаний. Как правило, собираются небольшие группы сотрудников – например, отдел или проектная команда, и в быстром темпе докладывают о проделанной работе. Дает возможность скоординироваться и получить общее представление о положении дел;
- отчёты. Ежедневные, еженедельные, ежемесячные, квартальные – на выбор руководителя. Сотрудники в установленной форме сдают письменный рапорт о том, что делали в установленный промежуток времени;
- фотография рабочего дня вручную. Это более детальный вариант отчетности. Как правило, за расчетный период берется один рабочий день, специалист с установленной работодателем точностью, чаще всего вплоть до минут, описывает в хронологическом порядке, чем занимался в течение рабочего времени. В итоге получается копия рабочего дня сотрудника.
Однако сегодня, когда работа большей части персонала связана с использованием ПК, офлайн-методы контроля отходят на второй план. Владельцы бизнеса давно пришли к пониманию, важны не столько часы, проведенные на работе, сколько результат. Поэтому все чаще прибегают к мониторинговым средствам учета рабочего времени – на первое место выходит желание понимать, насколько эффективно трудится коллектив, как быстро и насколько качественно справляется с поставленными задачами. Однако при отслеживании действий персонала за компьютером не все средства хороши.
Незаконные методы контроля
Конечно, по закону сотрудник имеет право использовать оборудование компании исключительно для выполнения рабочих задач. Проще говоря, на компьютерах по сути не должно храниться никакой личной информации. Тогда и вопрос о нарушении тайны личной жизни, переписки и переговоров при мониторинге рабочего времени не встанет.
Однако, по результатам исследования, 75% сотрудников используют Интернет на работе в личных целях:
- проверяют почту – 87% из них;
- листают соцсети – 77%;
- изучают новостные ленты и читают книги онлайн – 74%;
- общаются в мессенджерах по нерабочим вопросам – 71%;
- слушают музыку и смотрят видеоролики или фильмы – по 68%;
- отправляются на онлайн-шопинг – 61%;
- играют – 34%.
Мониторинг времени, проведенного за компьютером, в целом закону не противоречит, однако отдельные инструменты попадают под категорию незаконных методов контроля. Это:
- фиксация последовательности нажатия клавиш;
- аудиозапись с микрофонов;
- скриншоты экрана монитора;
- возможность «подсматривать» через веб-камеру;
- перехват переписок и e-mail.
Здесь есть риск нечаянно вторгнуться в личное пространство человека. Чтобы не рисковать, лучше избегать программ, которые содержат в себе подобный функционал. И в любом случае необходимо сообщить о мониторинге персоналу, зафиксировать инструменты контроля рабочего времени во внутренних документах, взять письменное согласие у каждого сотрудника. Кстати, по статистике компании-разработчика системы учета рабочего времени CrocoTime, уже одно знание о существовании контроля повышает эффективность работы специалистов на 30%.
Автоматический контроль работы сотрудников
Автоматические системы мониторинга рабочего времени – на сегодняшний день вершина эволюции методов контроля персонала. Они охватывают все детали организации рабочего процесса:
- заменяют вахтеров, турникеты, биометрические пропускные системы. Например, программа CrocoTime отмечает начало рабочего времени вместе с включением компьютера, окончание – с выключением;
- детально фиксируют всю занятость сотрудников в течение рабочего дня, снимая необходимость присутствия «надсмотрщика» в коллективе;
- работают самостоятельно, не отвлекая специалистов на составление отчетов;
- освобождают время руководителя, которое тратится на изучение рапортов о проделанной работе. Та же CrocoTime оснащена функцией встроенной аналитики;
- предоставляют реальные данные. Система собирает информацию об активности пользователей без их участия, подделать ее не получится.
Кроме того, с помощью системного автоматического подхода в поле зрения попадают и выполнение задач, и расходование рабочего времени в целом.
Контроль выполнения задач
Руководители не хотят платить за часы, но готовы – за результат. Поэтому предпочтение отдают IT-решениям, которые обладают функцией контроля выполнения задач. В CrocoTime – это одна из ключевых возможностей:
- детальная статистика за день показывает, над какими задачами и как долго трудился сотрудник. Это дает представление об эффективности специалиста, помогает планировать работу, в отдельных случаях – перераспределять обязанности и нагрузку для достижения результата;
- отчеты по программам и сайтам формируются на основе информации об использованных ресурсах. Это позволяет понять, с помощью каких инструментов решает задачи персонал, и идти по пути совершенствования софт-оснащения;
- встроенный тайм-трекинг помогает подсчитать время, затраченное на проект или конкретные задачи, а значит, увидеть вклад каждого специалиста. Кроме того, тайм-трекер оснащен напоминанием: функция включается по желанию сотрудника, программа сигнализирует о незаконченных делах.
Контроль выполнения задач в последнее время особенно актуален. Руководители успешных бизнес-проектов внедряют в компаниях основные принципы тайм-менеджмента, один из которых – декомпозиция крупных проектов на более мелкие составляющие. Отслеживание выполнения задач помогает не упустить из вида детали, обнаружить проблемы в реализации на самых начальных этапах и принять решения и меры, которые дают возможность избежать лишних трат денег, времени, ресурсов.
Контроль и учет рабочего времени
Тем или иным способом, но учет рабочего времени приходится вести любой компании. За отсутствие этих данных Кодекс об административных правонарушениях России предусматривает штрафы. Автоматическая программа учета в этом плане – удобный вариант, поскольку формирует уже готовые табели. Кадровому отделу и бухгалтерии не нужно вести их вручную. Кроме того, использование CrocoTime формирует максимально полную картину работы персонала. Показывает:
- общее количество отработанных часов за день/неделю/месяц;
- продуктивное время – учитывается работа с программами и приложениями, которые помогают решать рабочие задачи, созвоны и встречи с клиентами, внутренние планерки и совещания, внесенные в корпоративные календари;
- время отвлечений – это не только излишние перекуры и чаепития, минуты, проведенные в Сети ради развлечения тоже попадают в эту категорию статистики;
- распределение нагрузки отдельного специалиста или целого отдела – когда наступает аврал, а когда работа идет в штатном режиме;
- переработки – это дополнительная нагрузка не только на персонал, но и на бюджет компании, поскольку Трудовой кодекс России четко описывает размер оплаты сверхурочной работы. Другой вопрос, почему сотрудник вынужден задерживаться: в этом действительно есть необходимость или работник не умеет организовать свой день так, чтобы успевать все именно в рабочие часы. Ответ найдется в автоматических отчетах.
Контроль и учет рабочего времени в общем помогает наладить работу компании, делает внутренние процессы понятными, прозрачными, а оплату труда – справедливой.
Подводя итог: чтобы организовать законный контроль сотрудников в 2021 году, нужно:
- определить эффективный метод контроля за персоналом;
- запротоколировать в локальных актах факт контроля и мониторинга рабочего времени, уведомить и получить согласие сотрудников компании;
- выбрать программу, которая отвечает потребностям и специфике бизнеса и в то же время лишена «шпионского» функционала.