До чего доводят личные контакты в контроле над подчиненными? Можно представить многое, но мало хорошего. Даже законное требование дисциплины, пунктуальности, высказанное в замечании, вызывает недовольство. Строгий надзор в течение дня доводит сотрудников до увольнения. Как соблюсти баланс между мониторингом коллектива, объективными требованиями к нему и свободной коллегиально-дружелюбной атмосферой – об этом говорим сегодня.
Контроль персонала: 5 распространенных ошибок
Навредить бизнесу может как чрезмерный контроль, так и его отсутствие. Пустить дела на самотек – не уважать самого себя. Равно как и организовать скрытое наблюдение, шпионаж, подговаривать коллег следить друг за другом – значит добиться аховой атмосферы в коллективе. Это вряд ли приведет к продуктивности предприятия.
Необходимо чувствовать баланс между наблюдением и доверием к сотрудникам. Знание самых частых ошибок, которые совершают менеджеры, позволит не допустить промахов в организации процессов:
- Бессистемность – начальник проверяет деятельность коллектива, когда вспомнит. В итоге вносит сумятицу в налаженный процесс, вдруг требует отчетов, объяснений. И вновь никак на них не реагирует, чем вызывает несерьезное отношение коллег к своим действиям;
- Обезличенность – менеджер «измеряет» отделы по единым показателям, не разделяет по функциям, зонам ответственности, масштабности проектов, должностям, игнорирует факт, что количество проведенных за компьютером часов не равняется качеству работы;
- Упрощенный контроль – директор обращает внимание только на работу руководящего состава, не берет в расчет действия непосредственных исполнителей, тем самым не понимает полной картины происходящего;
- «Игра в молчанку» – сотрудники только догадываются, в правильном ли они направлении двигаются. Свои выводы по итогам проверки управленец не сообщает. Ориентиром для подчиненных становится ситуация: не ругают, значит все нормально;
- Скрытность – 70% работодателей не считают грехом шпионить за подчиненными. Но как ни утаивай информацию о неявном наблюдении, однажды оно раскроется. И вряд ли работникам понравится такое недоверие к ним.
Тотальный контроль на работе
Авторитарность в надзоре за персоналом – ошибка явная, но допускают ее часто. Если не контролировать подчиненных в режиме нон-стоп, они расслабятся, будут все больше нарушать дисциплину, приходить на работу все позже и позже. Так думает руководитель, склонный к тотальному контролю. Понять можно, бизнесмен хочет платить заработную плату только за реальную деятельность, за высокий КПД персонала. Во главу угла ставит контроль, при котором сопровождает процесс до нужного финала, запланированного результата. Клиент доволен – услуга выполнена качественно, в срок.
Исполнители в депрессии. Тотальный контроль изматывает. Такая ситуация говорит о том, что руководить менеджер не умеет. Отсюда, в ущерб другим обязанностям, его постоянные вопросы, как продвигаются дела. И нежелание подчиненных объясняться по каждому шагу. Всеобъемлющий надзор снижает мотивацию, в итоге можно получить обратный эффект, когда специалист теряет интерес, не желает мириться с этим и уходит в другую компанию.
Психологи замечают: постоянный контроль человек воспринимает тяжело, особенно это касается людей творческих профессий. Эффективнее мотивировать работников более лояльно.
Мониторинг выполнения задач
Не превращать контроль в слежку. Вот что, пожалуй, нужно менеджеру для успешной коммуникации с персоналом и продвижения бизнес-процессов. Не дожидаться результата, который может стать непредсказуемым, но корректно, поэтапно мониторить выполнение задач отделами и сотрудниками:
- проверять на начальной и промежуточных точках в работе;
- руководить этапами, отслеживать их ход;
- разбирать достижения, итоги;
- контролировать выборочно.
Не все служащие готовы досконально разрабатывать проекты, хотят завершить их быстрее. Одна из положительных привычек руководителя – выделять время на регулярный мониторинг. Что это позволит:
- увидеть уровень поставленных целей, реальность их выполнения на всех этапах;
- проверить загруженность специалистов, при необходимости перераспределить задачи;
- определить квалификацию работников, насколько успешно они справляются с функциями, далее поручить более лёгкие обязанности, отправить на повышение квалификации;
- скоординировать работу отделов;
- оценить мотивированность.
Соблюдая эти правила, можно вовремя найти проблему, решить ее. И еще в процессе спрогнозировать провал и избежать его.
Автоматизированный учет рабочего времени сотрудников
Избежать ошибок в деловых и личных отношениях с коллегами, недопонимания, неприятных ситуаций в контроле возможно с автоматической системой учета времени. Она все сделает сама. Начальнику не придется переспрашивать, кто чем занят, во сколько пришел или уходит, подбадривать или даже заставлять действовать. Подчиненному в ответ – отчитываться или, что хуже, оправдываться: работал, не поднимая головы, что-то не успел, другое задание вот-вот завершит.
Оптимальный выход для всех сторон в трудовом договоре предлагают IT-программы. С ними сотрудники понимают, в работе каждый отвечает за себя, за дисциплину, качество, продуктивность. В зависимости от целей, работодатель выбирает варианты учета времени:
- турникеты, биометрические терминалы отметят и покажут точные минуты прихода, ухода, опозданий, периоды обедов;
- система СКУД (контроль и управления доступом с функцией учета рабочего времени) востребована в офисах с ограниченным доступом, дополнительными терминалами;
- видеокамеры проследят за пунктуальностью и ходом всего дня;
- компьютерные программы промониторят загруженность персонала, эффективность. Заодно отметят пунктуальность.
Программа для контроля выполнения работ
Каждый относится к своей работе в соответствии с характером. Один приступает к заданию сразу, как только получит его. Другой – оставит «отлежаться», подумать день-другой. Скорость выполнения и качество характеризуют конкретного специалиста. Когда проекты не ждут, тут уже стоит не оправдывать прокрастинацию, но оптимизироваться. Контроль каждого шага становится естественной частью бизнес-процессов.
Мониторить этапы исполнения задач, избегать тактических ошибок в организации персонала помогают IT-решения. CrocoTime анализирует занятость каждого в маленькой компании в десять человек, где все на виду. И на большом предприятии, с коллективом в 10 тысяч, не затеряется ни один специалист. Включит персональный компьютер – и программа зафиксирует начало дня. Мышь в состоянии покоя пять и более минут – сигнал о бездействии. Другие характеристики CrocoTime, которые помогают отслеживать ход операций:
- делает фотографию дня отдела, подразделения, каждого работника, кто как в течение дня, недели, месяца распределяет нагрузку;
- покажет сайты, которые были интересными, определит их продуктивность и непродуктивность;
- соберет статистику по равным обязанностям, сравнит, как с ними справляются разные специалисты, сколько времени тратят на одну и ту же задачу;
- подскажет, как перераспределить нагрузку, оценить квалификацию кадров и назначить на должности в соответствии с компетенциями.
Онлайн учет рабочего времени
Держать руку на пульсе – выражение из сферы здоровья и бизнес-процессов. Каким будет результат – зависит от ежедневного внимания к его достижению, когда исправлять ошибки можно по ходу и не оказаться в безнадежной ситуации. Компьютерная программа CrocoTime открывает онлайн-взаимодействие. Подчиненный и руководитель контактируют на всех этапах проекта.
Из всех заданий, шагов в режиме реального времени ПП складывает полную картину дня. Сведения сохраняются. Они доступны для менеджера и сотрудника. Каждый имеет возможность проанализировать продуктивность:
- все нарушения регистрируются в сервисе программы и отправляются директору на e-mail. Это возможно благодаря синхронизации программы с турникетами, IP-телефонией;
- мгновенно предоставляет статистические данные на запрос, кто насколько был плодотворным или, напротив, мало занимался обязанностями;
- детализирует работу над проектами, вклад специалистов подтверждается документально.
На первый взгляд, внедрение ПП представляется навязчивым. Но CrocoTime отличает лояльность к персоналу. Например, подсчитает всю сверхурочную занятость, личную загруженность по каждой задаче, ненормированные дни. Выгода от системы учета времени станет видна в зарплате. Вся информация об отпусках, командировках, больничных в удобной форме поступает в бухгалтерию.
Ценность CrocоTime в ежедневном незаметном положительном влиянии на привычное течении дней – это возможность избежать ошибок в управлении персоналом, создать рабочую атмосферу, когда каждый осознает личную ответственность за общее дело.