Эффективность! Как много в этом слове. Его понятие простое и емкое — соотношение между затраченными ресурсами и достигнутыми результатами. В мире конкуренции и стремительного развития рыночных отношений главным ресурсом стало время. А главный вопрос: “Где найти резервы времени?”. В этой статье мы расскажем, как современные IT-решения могут помочь в поиске ответа.
Нецелевое использование рабочего времени — эту проблему, большинство руководителей, считают главной. Это подтверждает и статистика:
- 27% сотрудников тратят в среднем 24 минуты на чтение новостных лент;
- 19% сотрудников тратят в среднем 33 минуты на общение в мессенджерах по личным вопросам;
- 16% сотрудников тратят до 46 минут в день на социальные сети.
Нерациональное использование времени ведет к конкретным негативным экономическим последствиям. Если задача руководителя заключается в повышении эффективности работы, снижении затрат на управление персоналом, создании защищенного бизнеса, то стоит всерьез задуматься о внедрении в рабочие процессы тайм-трекеров.
Тайм-трекеры используют для решения задач:
- Определение процессов, где происходят потери времени.
- Оценить результативность работы персонала.
- Поиск резервов времени.
- Оптимизация штата компании.
- Повышение дисциплины.
На примере использования конкретной программы объясним, как решаются эти задачи.
Система учета рабочего времени CrocoTime
Компания Infomaximum для оценки результативности работы предлагает программу CrocoTime. Главное удобство — сбор статистики осуществляется с помощью агентов, которые не перегружают систему и работают незаметно. Программа учитывает активность сотрудника за компьютером, фиксирует время работы в профильных программах, и время, проведенное на сайтах, в течении всего дня. Ее можно интегрировать с другими системами — IP-телефонией/СКУД/корпоративными календарями. А теперь пройдемся по условиям решения поставленных выше задач.
1. Определение процессов, где происходят потери:
Эта задача решается за счет анализа данных, автоматически собранных программой. В отчетах видны этапы рабочих процессов, что дает четкое представление, где и почему теряется время.
Учет времени проектов CrocoTime
2. Оценить результативность работы персонала:
Отчеты дают четкое представление, сколько времени уходит у подчиненных на выполнение обязанностей. Так разные сотрудники могут делать идентичную работу в разные сроки. Отчеты позволят увидеть, кто и почему не справляется и установить нормы труда.
Учет рабочего времени сотрудников CrocoTime
3. Поиск резервов времени:
Понимание всех рабочих процессов, за счет постоянного наблюдения за ними и анализа данных, придет не сразу. Благодаря долгосрочному использованию IT-решения и сравнению статистики приблизит к пониманию, где кроются резервы времени.
4. Оптимизация штата компании:
К сожалению, необходимость оптимизации штата встает в любой компании. Хорошо, если речь идет о найме дополнительных сотрудников. Зачастую мы говорим об увольнениях и наша задача — не уволить нужных людей. Эксперты давно разработали грамотный порядок сокращения штата, и один из советов — не рубить с горяча, а придать анализу эффективность работы каждого сотрудника.
5. Повышение дисциплины:
Здесь мы говорим о сотрудниках, которые принимают активное участие в обсуждениях проектов, но не приносят фактической пользы. Понять, насколько минимален их вклад можно, оценив эффективность работы. На основе отчетов программы это сделать легко, запросив статистику по каждому сотруднику. Агент автоматически отмечает, сколько времени провел сотрудник за компьютером, в каких программах работал, как часто отвлекался.
Безусловно, успех во многом зависит от того, насколько правильно подойти к процессу внедрения ПО и распоряжению информацией. Положительным опытом работы с “Инфомаксимум” поделились специалисты инжиниринговой компании «Охранно-пожарная безопасность». Им удалось на 10% увеличить прибыль, сократив при этом в 7 раз потери.
Эффективность сотрудников и компании в целом зависит от мудрого планирования. Тайм-трекеры помогают диагностировать системные сбои в работе. Руководители, которые раньше других пришли осознанию важности контроля рабочего времени, имеют больше шансов обойти конкурентов.