Учитывать время работы сотрудников — значит выигрывать во многих отношениях. От повышения производительности до воспитания коллектива, ответственного за свою деятельность. Все больше компаний в России используют тайм-трекеры. Один из них — Crocotime, он обеспечивает дисциплину, позволяет работодателю платить исключительно за выработанные часы.
Как контролировать рабочее время сотрудников
Разберемся, что оно означает в ТЗ РФ? Это понятие зафиксировано в статье 91 Трудового кодекса РФ: это время, в течение которого исполняются трудовые обязанности по правилам внутреннего распорядка и условиям договора.
В соответствии с требованиями устанавливается график: начало, перерыв на обед и окончание дня. Насколько четко подчиненные соблюдают регламент, можно отследить различными способами:
- обязать специального кадровика, администратора, менеджера, начальника отдела вести бумажный журнал учета;
- поставить турникет с использованием пропуска, который собирает данные о посещаемости;
- оборудовать видеокамеры для слежения при входе и местах перемещения трудящихся.
Здесь не лучшую роль играет личный фактор, когда сложно при других обязательствах успеть завизировать всех коллег. А еще — дороговизна электронных устройств и психологический дискомфорт у служащих от постоянного навязчивого надзора.
Учет рабочего времени ТК России
Выделяется три его разновидности:
- поденный;
- понедельный;
- суммированный.
Поденный — значит ежедневный. Большинство организаций учитывает время, которое человек провел на работе. Самый распространенный режим — “пятидневка”, два выходных и 40 общих часов в неделю. Или шестидневка и один выходной. Дополнительные часы подсчитываются как сверхурочные и оплачиваются в соответствии со статьей 152 ТК РФ.
Понедельный учет ведут при гибкой сменной сетке, когда длина трудового дня может изменяться. Постоянной остается продолжительность недели.
При суммированном учете рабочего времени оценивают данные за месяц, квартал, год. Его ведут для специалистов отдельных профессий или при условиях труда, когда задачи невозможно завершить в строгий временной отрезок. Например, для водителей дальнего следования, вахтовиков, железнодорожников, летчиков и т.д.
Максимальный период учета занятости по ст. 104. ч.1. ТК РФ составляет 1 год. И в общем представители таких профессий в среднем должны работать в соответствии с нормой.
Учет рабочего времени — табели
Отмечать «трудодни» — совсем не прихоть администрации, но долг, прописанный в 91 ст. ТК РФ. Отсутствие такого учета в учреждении — нарушение прав. Ведь заработная плата начисляется на основании табеля с указанием отработанных часов. И напротив, за недоработку руководство может применить санкции. Все данные запротоколированы в табеле учета. В нем содержится следующая информация:
- название организации и персональные данные человека;
- личный номер;
- отчетный период;
- занятость днем и ночью, в выходные, праздники, опоздания и прогулы;
- причины пропуска работы;
- переработка и вахтовая служба;
- виды отпусков, оплачиваемые и без сохранения заработной платы;
- служебные командировки и повышение квалификации.
Разработаны унифицированные табели учета рабочего времени на 2019 год (ТУРВ). Хотя в каждом офисе могут вести свои таблицы. Наиболее известный — бланк документа №Т-12. Его заполняют от руки и включают дополнительный Раздел 2 по расчетам оплаты труда. Более удобная автоматизированная обработка данных в форме №Т-13. Она востребована в фирмах, где установлен турникет контроля.
Учет прихода и ухода сотрудников
Рабочее расписание записывается в ведомости следующими способами:
- фиксируют только отклонения (сверхурочная загруженность, отсутствия на месте);
- отмечают все явки и неявки.
При разной длине смены опираются на метод сплошной регистрации. В данном случае ведется суммированный учет отработанного времени. Становится ясно: у служащего накопилась «сверхурочка», или он не доработал.
Журнал ведется в бумажном и электронном варианте. Последняя форма более предпочтительна. Она экономит усилия, отмечает несанкционированные отлучки, больничные, чрезмерную загруженность.
Учет рабочего времени на предприятии
Когда штат превышает сотни, считать “по головам” почти невозможно. Мониторить продуктивность персонала, его дисциплинированность помогают автоматизированные системы. Большую нишу в этой области занимает Crocotime. ПО бережет время. Сравним его условия с другими принципами фиксирования и наблюдения.
Учет рабочего времени сотрудников в excel или автоматизированный учет рабочего времени?
Самый простой метод — вести таблицу в excel. Она идеальна для маленьких предприятий с небольшим штатом, где не заостряют внимание на детализации процессов. Другие плюсы: она бесплатная, ее можно скачать в Интернете, легко заполнять.
Минус — её суть не отражает запросов бизнеса, заинтересованного в успехе со стартапа:
- не автоматизирована;
- допускает ошибки при сменном графике;
- не анализирует качество занятого времени.
Про таблицу Excel можно сказать: лучше таким образом вести записи, чем вообще никак. А с увеличением кадров переходить на автоматизированные системы.
Учет рабочего времени онлайн
Автоматизация составления табелей дает много преимуществ. И работодатели выбирают системы учета в зависимости от их функциональности, стоимости и принципов работы:
- биометрические;
- GPS-наблюдение;
- компьютерные программы.
Онлайн-системы собирают информацию обо всех действиях служащих. Задерживаются они с утра или сбегают раньше вечером, как часто покидают свое место, какими интернет-ресурсами интересуются. Программа Crocotime проанализирует использованное время.
Программа CrocoTime — учет рабочего времени
Многие фирмы в России уже составили положительное мнение о продукте Crocotime. Его применяют в крупном, среднем и малом бизнесе. ПП помогает быстро понять, кто посвящает себя делу, а кто не загружается служебными обязанностями. А именно: различает продуктивные и непродуктивные сайты, которые просматривают работники.
Программа-шпион — так называют Crocotime. Но в отличие от других она “не покушается” на личное пространство, не делает скриншоты и видеозаписи, не читает переписку. Одним словом, не загружает тотальным контролем. Именно поэтому служащие адекватно воспринимают Crocotime как программу учета времени.
По букве закона
Каждого работодателя государство обязывает контролировать норму часов, но анализировать их качество — выбор исключительно нанимателя. Эту инициативу нижестоящие часто воспринимают как желание руководства закрутить гайки, усилить дисциплину.
На сторону директора встает Трудовой кодекс страны. Он разрешает использовать программные продукты. В организациях, где оберегают коммерческую тайну, отслеживается даже личная переписка. Но если подобных строгих условий нет, то руководство старается сохранять благожелательную атмосферу. И в случае непонимания, зачем надзор, нужно устранять разногласия. Алгоритм действий несложен:
- оповестить персонал о введении системы учета;
- объяснить пользу от внедрения Crocotime, её специфику и получить ответную реакцию;
- внести в трудовой договор пункт, что персонал осведомлен о постоянном контроле с применением ПП и согласен с ним;
- мониторить рабочие процессы корректно;
- донести, что программа нужна для оптимизации продуктивности, а не для наказаний.
Строго по расписанию
Дисциплина и ответственность начинаются со своевременного прихода. Опоздания на 5-10 минут гарантированно приводят к задержкам уже на полчаса. Как снежный ком растут другие проблемы:
- ломается план выполнения проектов;
- падает имидж компании. Перед заказчиком отвечает не рядовой специалист, а руководитель;
- снижается доходность предприятия, его конкурентоспособность.
Crocotime спасёт от провалов в бизнесе:
- отследит начало и окончание работы подчиненных;
- исключит частые и длительные перерывы;
- подсчитает реальное время деятельности.
Учет времени Crocotime ведет с момента включения ПК, что удобно для служащих с индивидуальным регламентом.
Преимущества программы Crocotime
До 20 часов в месяц недорабатывают антирекордсмены в одном из коммерческих офисов. Слабое звено определили с помощью ПП Crocotime. Разъяснили, что значит «сливать время», и как этого избежать, лишили премии за невыполнение обязанностей. Коллектив повысил производительность.
CrocoTime — универсальный продукт. Он выгоден тем, кто остается сверхурочно или трудится в режиме ненормированного дня. Характеристики ПО позволяют собирать статистику и в удобной форме предоставлять данные в бухгалтерию. Графически понятная, яркая программа — источник разноплановой информации о деятельности сотрудников. Она выполняет следующие функции:
- сделает фотографию рабочего дня: какие программы и во сколько применял человек, в том числе на удаленной занятости;
- покажет точное количество отработанных часов за компьютером и без него у отдельного специалиста и у всего подразделения;
- сообщит, как распределяется нагрузка в течение дня;
- проанализирует заход на сайты вплоть до заголовков окон, документы, с которыми работали служащие;
- функция тайм-трекинга подсчитает затраченное время на проект, конкретные задачи по нему и оценит внесенную лепту каждого участника;
- автоматически формирует табели учета, в т.ч. в объединении с бухгалтерскими системами составит график занятости, данные об отгулах, больничных, отпусках, нарушениях регламента труда.
Бояться автоматизированных программ учета времени равно терять шансы компании двигаться вперед, реализовывать амбиции на уровне топ-менеджера и начинающего специалиста. Сохраняется законодательное право на обеды и перекуры, на сорокачасовую рабочую неделю. Не больше, но и не меньше. Можно вспомнить и высокую миссию программы CrocoTime — воспитывать самодисциплину. Организованный, продуктивный работник успешнее поднимается по карьерной лестнице, эффективнее двигается к собственной цели.