Стоит ли контролировать взрослых людей, специалистов, выполняющих важные задачи, продвигающих бизнес? Вопрос не риторический. Даже в сложившемся коллективе. Приступить к обязанностям с утра, как только пришел, мешает все: холод и нужна чашка чая, или солнце светит в глаза, и манит природа. Настроение плохое – часть груза взвалить на плечи соседки по рабочему месту. Радостная информация — поделиться со всеми, да еще в соцсетях с друзьями пообщаться о наболевшем. В общем, не до рутинной работы. Настроить сотрудников на нужную волну помогают программы контроля работы.
Мониторинг и контроль сотрудников
Контроль за подчиненными можно рассматривать с разных точек зрения. Нагнетание обстановки, ущемление в самовыражении в творческих заданиях, надзор. Скорее всего, эти доводы приведет человек, который чувствует себя не на своем месте, кому, возможно, пора менять род занятий. Никто, конечно, стоять за спиной у таких уже не будет. Есть программы мониторинга. Они вскрывают проблемы и снимают их:
- непунктуальность. С их помощью вовремя отметите, кто опаздывает, причем регулярно, а кто «срывается» ежедневно на 15-20 минут раньше;
- потери времени. Выясните, насколько рационально или непродуктивно оно тратится;
- перегруженность работников. Узнаете, кто трудится, не разгибая спины, кому недостаточно заданий, у кого остаются свободные периоды, и как распределить нагрузку;
- недовольство работой. Мониторинг персонала определит, кто открывает сайты по трудоустройству и, значит, задумался о смене деятельности. Поняв это заранее, можно действовать на опережение: предложить ценному коллеге новые условия сотрудничества или найти другого специалиста.
Мониторинг выполнения задач персоналом
Задачи на данный момент для конкретного специалиста, для команды в одном проекте показывают менеджеры задач, или таск-менеджеры. Они облегчают рабочий процесс и все более популярны, востребованы, потому что экономят время. Особенно то, которое отводится на организационные вопросы: довести до работников суть задания, сорганизовать их, проверить, устроить несколько офлайн-совещаний, провести переговоры, чтобы соотнести этапы работы коллег по проекту.
Таск-менеджеры решают все эти вопросы: систематизируют информацию, кто над чем работает, наглядная картинка показывает, кому поручено задание. Да и сами исполнители видят, что от них требуется. Надо только выбрать тот таск-менеджер, что подойдет вашей компании.
Онлайновый сервис Trello подходит для запуска проектов любой сложности: можно планировать отпуск, а можно управлять предприятием. Работа сервиса строится по принципу канбан-досок, то есть методу улучшения работы. С канбан-методом повышается качество всей деятельности.
Для организации задач спроектирована доска, список, карточки. Их можно помечать метками, перетаскивать, определять для них сроки и участников. Например, с карточки, в которой зафиксирована рабочая команда, перенести аватар исполнителя на задачу.
Картина выстраивается перед глазами. Это, пожалуй, самое важное – упорядочить цели и прийти к ним коротким путем. Веб-сервис Trello обладает следующими функциями:
- помогает расставлять приоритеты в работе и личной жизни;
- показывает несколько одновременно запущенных проектов, их развитие в конкретный момент;
- позволяет коллегам воплощать замысел совместно от начала и до конца;
- назначать дедлайны, делать текстовые и цветовые метки;
- карточки разработаны под обсуждение, голосования, загрузку файлов.
Вспомнить самое важное в потоке дел помогает программа JIRA. Сообщить коллективу новости, распределить задачи и проконтролировать их ход, выявить и устранить проблемы, дойти до цели в срок без срыва дедлайна. Еще живы в памяти самоклеющиеся разноцветные листочки с записями «не забыть!», ими увешивали компьютеры, спинку стола. Но это в прошлом. Если для вас, конечно, важно не тасовать бумагу в поиске главных задач, а быстро расставить приоритеты, то обращаетесь к таск-менеджерам.
Ключевые понятия в JIRA — проекты и задачи. Задачи создают в проектах, они могут быть разного типа, быть связанными с другими задачами, менять статус по ходу завершения, иметь подзадачи. Для выполнения заданий назначают исполнителя.
Плюс приложения JIRA в том, что его можно подстроить под любые нужды. Например, компьютерным тестировщикам нужны функции найти и упорядочить баги. Финансистам – оформить кредит от заявки до принятия решения. JIRA позволяет:
создать свои workflow-схемы;
настроить видимость полей и дополнительную атрибутику дела;
использовать иллюстрированные иконки и заготовки для статистических отчетов по багам;
выбрать адреса для получения отчетов по целям через worklog или в виде комментария, регулировать уровень прозрачности и подсветку по каждому комментарию;
выстраивать задания по типам, определять подзадания;
оповещать по каждому событию выбранных адресатов – руководителя проекта, группу, исполнителя и т.д.
По типу сервис Trello разработан «Планфикс». Это русскоязычная система управления проектами. Работает с «карточками». Отличается гибкой настройкой досок, когда в одном окне планировщика можно собрать доску с задачами и доску-календарь. Статус задачи меняется автоматически при перемещении её между досками. С помощью встроенного редактора можно управлять движением задач, предопределить следующие действия, организовать работу.
С организацией коммуникаций справляется сервис Slack. В нем не предусмотрены визуальные «доски», «проекты», «задачи». Чат – вот суть программы Slack. С возможностями этого сервиса менеджер группы создает различные каналы для общения, предоставляя доступ одной команде и ограничивая его другим пользователям. Slack-чат не допустит пропустить итоговую информацию, но избавит администратора группы от необходимости реагировать на обсуждения всех рабочих моментов.
Мониторинг пк сотрудников
Итак, таск-менеджеры – отличный продукт, чтобы держать руку на пульсе своего предприятия, объединять и нацеливать команду на достижение общих целей, знать, онлайн или офлайн, кто чем занят. Тут, главное, не увлечься, и от контроля трудовых процессов не перейти к слежению за личной перепиской, почтой сотрудников. Есть причины, по которым работодателю необходимо проанализировать, чем занимается подчиненный на ПК. Часто открываются очень интересные страницы деятельности, вернее, бездеятельности:
- соцсети Вконтакте, Фейсбук, Инстаграмм;
- их опережает YouTube с новой музыкой и роликами;
- онлайн-магазины, которые отнимают времени больше, чем реальные покупки;
- дополнительная работа на другую организацию.
Еще одна причина, по которой работодатель мониторит компьютеры персонала – конфиденциальность информации компании, которую запрещено передавать посторонним. Программы-шпионы незаметно для сотрудника промониторят клавиатуру и общение в мессенджерах, сделают скриншот экрана ПК или видеозапись через веб-камеру, перехватят общение в соцсетях, чатах, скайпе, в е-мейле.
Совсем неприятно быть, как на ладони, перед чужими людьми, отвечать за каждый шаг влево. На защиту права на личную и семейную тайну, неприкосновенность переписки, телефонных разговоров встает трудовое законодательство, статья 23. Кодекс обязывает руководителя информировать работников об их контроле.
Что спасает от взаимного недовольства противоположные стороны? Этичность отношений, уважение к требованиям ТК, своим обязанностям и ответное сохранение границ деловой и личной сферы.
Программа для контроля удаленных сотрудников
Большую степень недоверия вызывают фрилансеры. В этом играет роль даже психологический фактор: не видно человека, нет его на месте, значит, не работает. А если занят, то успеет ли завершить проект в срок. Полная неопределенность и волнение.
Программы учета рабочего времени решают спорные ситуации, избавляют от неловких вопросов: «Что там, когда там? Успеваешь сделать?». ПП отметит момент включения ПК. Это сразу даст понять – процесс пошел. Зафиксирует активные окна сайтов и приложений, определит продуктивные и непродуктивные, которые использует удаленный работник. Насколько длительные перерывы устраивает себе.
Не всегда даже важно, сколько часов просидел сотрудник за компьютером, важен конечный результат, как быстро справился с задачей. Автоматизированная система расставит все точки над «i» между работодателем и «удалёнщиком».
Мониторинг использования рабочего времени
Повысить эффективность труда, оптимизировать рабочие процессы, соблюсти сроки возможно при четком планировании. Знать и пользоваться принципами тайм-менеджмента полезно как руководящему составу, так и подчинённым. Различают разные виды мониторинга времени:
- обговорить старт проекта, проследить, понял ли сотрудник суть поставленной задачи;
- проверить предварительно выполненные задания;
- руководить этапами;
- контролировать выборочно;
- разобрать конечный результат.
Скажете, в такой атмосфере напрягает постоянная «слежка», и будете неправы. Плюс ПП в том, что, установив их, руководитель сам увидит, кто относится с душой к обязанностям и по-настоящему трудится, а кто просто строит воздушные замки, которые рассыпаются при необходимости воплощать их в жизнь. Мониторинг рабочего времени нужен, чтобы собрать заинтересованную команду.
Анализ рабочего времени фрилансера
Наниматься в несколько компаний, в две-три, обычная практика удаленных сотрудников. В этом нет ничего плохого, если фрилансер полностью удовлетворяет запросы работодателя, если умеет выстраивать собственное время для реализации проектов. Программа учета времени Crocotime подходит и таким любителям контактировать из дома, и компаниям, где развивают сотрудничество с «удаленщиками».
CrocoTime решает проблему контроля и показывает, чем насыщен день работника «вне зоны доступа»:
- анализирует трафик: в конце дня видно, какие сайты он посещал, продуктивные/непродуктивные;
- электронная фотография покажет загруженность всех часов;
- подсчитает время, потраченное на конкретный проект и задачи в его рамках;
- тайм-трекер напомнит о незаконченном процессе, который отложили и забыли, и предложит завершить его;
- рассчитает отработанные часы: предприятию не придется оплачивать время, которое их коллега посвятил другим организациям.
Все честно, все по правилам, по Трудовому кодексу. Работодатель не скрывает, что заинтересован в эффективности, самоотдаче наёмного специалиста. ПП CrocoTime только помогает оставаться в центре событий. Фрилансеру, офисному сотруднику автоматизированная программа повышает самоорганизацию, вовлеченность в общее дело.