Удаленное сотрудничество привлекает все больше внимания специалистов. Но пока на рынке труда в процентном отношении количество работодателей, предлагающих «удалёнку», в два раза меньше готовых трудится при таких условиях. Владельца бизнеса останавливает риск недисциплинированности сотрудников, неумения их проконтролировать. Но все меняется с внедрением систем учета и контроля времени. Как это работает, разберемся в нашей статье.
Контроль рабочего времени удаленных сотрудников
С 2020 года в России 20% рабочих мест будут виртуальными. Этот перевод служащих из офисов к взаимодействию на расстоянии сэкономит бизнесу свыше 1 трлн рублей. Выгоды очевидны:
- расширяются возможности привлекать более квалифицированные кадры, лучших из лучших, из разных регионов, причем за меньшую оплату;
- эксперименты с длиной трудового дня, когда отходят от традиционных 8 часов, но за более короткий срок персонал так же продуктивен;
- экономия на аренде помещений и создании условий в кабинетах.
Работодатели дистанционного общения отмечают, что фрилансеры часто мало организованы, настроены на краткие проекты, пропадают в неподходящие для компании моменты.
Оставлять подчиненных, пусть находящихся далеко, бесконтрольными чревато, как и не реагировать на их успехи, достижения и провалы. Километры между офисом и наемным человеком – не повод не общаться по скайпу, через другие мессенджеры. IT-решения открывают доступ к тесному взаимодействию.
Мониторинг действий фрилансера за компьютером
Дисциплинированность фрилансера важна не менее, чем приходящего в офис работника. Если при традиционной форме работы отследить пунктуальность возможно через турникеты, биометрические системы и т.д., то при удаленной форме связующим звеном становятся IT-программы, социальные сети, мессенджеры.
Популярный стереотип: трудиться из дома, как быть «певцом свободной жизни», пару часов отработать, в остальное время отдыхать, заниматься личными делами. Конечно, и так случается. Только программа учета времени зафиксирует, во сколько такой наемный специалист включил компьютер, приступил к заданию, как быстро и насколько качественно его сделал. От результата зависит оплата. Программы помогут наладить общение несколькими способами:
- устраивать онлайн-совещания. Личностный контакт с начальником, пусть даже через Skype, психологически настраивает быть ответственным;
- сравнивать плодотворность персонала, выявлять его неактивные и активные периоды;
- функция тайм-трекинга определит, сколько удаленный сотрудник выполнил поставленных задач, сколько времени отработал;
- фотография рабочего дня наглядно отобразит востребованные программы и сайты, детализирует каждый отдельный процесс, перерывы и отвлечения.
Автоматический учет рабочего времени
Изображать кипучую деятельность за компьютером с нулевым результатом уже не получится. 80% организаций, предприятий установили автоматические программы учета рабочего времени. Они моментально сигнализируют об отклонениях графика и целей. И сохраняют детализацию в архиве, сведения руководитель может получить в любой момент.
Компания “Инфомаксимум” предлагает ПП CrocoTime. Он автоматически разделяет сайты на продуктивные, непродуктивные, непрофильные. Программа настраивается в соответствии с организационной структурой предприятий. В том числе, с многотысячным коллективом и с удаленными подразделениями и работниками.
Анализирует и оптимизирует внутренние процессы, предоставляет систематизированные данные по конкретному работнику, отделам, подразделениям, филиалам. Информация о нарушениях, низкой активности поступает на е-мейл менеджеру, ответственному за контроль, директору фирмы. Управленцу не придется безотрывно отслеживать ситуацию.
Повышение эффективности работы удаленных сотрудников
Задача менеджера при приеме удаленного служащего – наладить с ним контакт, доверительные коллегиальные отношения. Тогда будет крепче и чувство взаимных обязательств по выполнению заказов и объективному вознаграждению. Нового придумывать ничего не надо. Достаточно поставить результат работника в зависимость от оплаты. Выполнил стопроцентный объем – получи 100% зарплаты, сделал на 40% – соответственно, 40% и заработал.
Еще один способ усилить отдачу фрилансера – разбить задачи на этапы по степени важности, первоочередности, писать чек-листы. Это поможет и руководителю систематизировать план действий, и подчиненному – не растеряться в условиях многозадачности.
Приятным стимулом для “удалёнщика” становится отклик, похвала его умений, достижений. Бонусом к словам – премия, даже небольшая, в несколько сот рублей, поднимет настрой стараться больше.
Анализ загруженности фрилансеров
Работа «из любой точки мира» все еще внушает ложные представления о безграничной свободе наёмного специалиста. Конечно, у него ежедневно высвобождается время, которое обычно тратят на проезд до офиса и назад домой. Но часто приходится работать также много, как и оффлайн. И даже больше. Здесь оплата более четко соотносится с завершением проекта или его этапов. В интересах обеих сторон, работодателя и подчиненного, проверять и показывать реализацию процессов.
Мониторить компьютеры онлайн позволяют IT-технологии. По соглашению с сотрудником на его ПК устанавливается система учета и контроля рабочего времени. При включении машины программа автоматически отмечает эти минуты и часы как старт в работе, выключение сигнализирует о ее завершении.
Каким будет наполнение дня, от начала и до конца, проанализирует система. Для таких целей выбирают ПО CrocoTime. О ней свои отзывы оставляют руководители крупнейших организаций и фрилансеры-одиночки, кто решил контролировать себя самостоятельно. Например, функция тайм-трекинга показывает, какой период уходит на реализацию одного задания.
Из этих сведений менеджер составит выводы об уровне сложности задач для конкретного человека, о преимуществах или минусах сотрудничества с удаленным коллегой. Фрилансеру тайм-трекинг напомнит о незаконченных в срок заданиях, при необходимости заставит собраться, поспешить и не срывать дедлайн.
Фотография рабочего дня
Хватит пары минут проанализировать данные, которые собирает фотография рабочего дня (ФРД). Функция в ПП CrocoTime реализуется автоматически, не мешает, не загружает память компьютера лишними записями и формулами. ФРД покажет, кто необъективно рано прекратил трудиться или сколько “набил”сверхурочных часов, и насколько это было оправданно. В чем еще пригодится фотография дня:
- воспитывает самодисциплину “удаленщиков”, день по Трудовому кодексу начнется только с включением ПК;
- детализирует по шагам течение дня: во сколько работник приступил к выполнению конкретной задачи;
- подскажет руководителю, какие бизнес-процессы стоит оптимизировать;
- зафиксирует активность в том или ином проекте;
- отметит длительность телефонных разговоров, переговоров в Skype, перерывы, отвлечения;
- акцентирует внимание на временных и финансовых потерях от нерациональности в трудовые часы.
Команда дистанционных работников, конечно, имеет специфику во взаимодействии. Но есть немало преимуществ от такого сотрудничества. Не стоит долго размышлять, правильное оно или нет. Иногда можно открыться экспериментам. Система учета и контроля CrocoTime поможет найти ошибки в управлении и исправить их, раскрыть причины нехватки времени коллективу и менеджерам, оптимизировать дела в соответствии с особенностями организации.