Как эффективно контролировать дистанционных сотрудников?

Вне зоны видимости, вне зоны доступа находится удаленный сотрудник. Чем он занимается в рабочее время – самый волнительный для работодателя вопрос. Его подчиненный трудится? Или его увлекают другие дела? Боязнь не уследить за дистанционным персоналом – один из стоп-фактов, которые тормозят максимальный перевод работников на удаленный режим.

Учет рабочего времени удаленного персонала

В истории развития предприятия по производству компьютеров Hewlett-Packard был период, когда от сотрудничества с удаленными работниками отказались и всех перевели в офис. Одна из причин – боязнь, что не смогут научить распределенную команду дисциплине и привить “корпоративный дух”. Другие IT-компании также запрещали дистанционку. Среди главных страхов руководства корпораций:

нецелевое использование времени;
сотрудники запускают свои проекты;
удаленщики передают работу на аутсорс;
хуже справляются с задачами, чем офисные коллеги;
мало мотивации трудиться качественно.

Но без дистанционных специалистов сегодня сложно представить рынок труда. Самые востребованные, талантливые инженеры, разработчики могут отказываться от офисного местонахождения. Или нужный сотрудник территориально в другом регионе и не собирается переезжать. Но эти вопросы можно убрать из списка проблем, если контролировать рабочие процессы.

Анализ загруженности дистанционных сотрудников

Распространено мнение, что дистанционным сотрудникам необходима нагрузка с большим количеством задач, т.к. не теряют время на дорогу и сборы. За счет этого и успевать должны больше. На деле загруженность стоит контролировать, чтобы одни не отсиживались за спинами других.

Как проанализировать, насколько подчиненные сконцентрированы на проектах компании:

наладить коммуникации. Взаимодействие позволяет менеджеру лучше знать способности подчиненного и добиваться от него большей эффективности, достигать требуемый результат;

ввести метод хронометража, при котором работники самостоятельно отмечают, что сделали за день, время выполнения конкретных обязанностей;
интервью или тестирование. Эти способы проясняют, насколько home-сотрудники следуют требованиям компании, должностным инструкциям, понимают ответственность за свою работу;
установить на ПК с согласия подчиненных программу учета и контроля времени.

Как отследить постороннюю активность в рабочее время

По статистике SuperJob, люди считают, что больше трети трудового дня уходит на бесполезные дела. Кроме того, до трех часов в день сотрудники занимаются всем, чем угодно, кроме своих обязанностей:

изучают вакансии в интернете – 40%;
занимаются интернет-шопингом – 10%;
обсуждают офисные новости – 40%;
уходят на перекуры – около 30%.

При этом свыше 50% компетентных сотрудников готовы взаимодействовать с конкурирующими организациями, передавать им стратегически важную для компании информацию. Почти 20% менеджеров воспринимают ресурсы фирмы как личные и используют их для своего бизнеса. В таких условиях контроль деятельности персонала выходит на первый план. Руководствуясь принципом, что работодатель оплачивает сотрудникам РВ и вправе проверять занятость на службе и ожидать от них следования обязательствам, методы мониторинга выбирают разные:

видеонаблюдение. Оно покажет траекторию перемещений по офису, общение с коллегами, длительность коммуникаций, своевременность прихода и ухода на работу;
утренние планерки с составлением и обсуждением предстоящих планов, задач, инструкций;
письменные отчеты персонала о выполненных заданиях;
видеосъемка действий сотрудника через веб-камеру в течение всего дня;
автоматические системы учета и контроля времени. В их функционале и скриншоты экрана монитора, и отслеживание посещаемых сайтов, которые программа разделяет на продуктивные и непродуктивные для конкретных специальностей, профессиональных сфер, направлений.

Большинство методов не отличаются объективностью, показатели зависят от честности человека. Но вряд ли кто захочет указывать собственные провалы, снижать планку представлений о своей деятельности, афишировать нежелательные контакты с конкурирующими фирмами. Кроме того, автоматизированные системы УРВ также должны устанавливаться с согласия подчиненных, чтобы исключить негативные сценарии.

Фотография рабочего дня удаленщика

Удаленный формат работы стал частью экономики. Он не уйдет и после прекращения пандемии коронавируса. В России к 2025 году 70% людей будут трудиться удаленно. Расширяется перечень профессий, доступных для графика вне стен офиса. Держать руку на пульсе всех процессов в компании руководителю помогает фотография рабочего дня.

Этот метод предоставляет анализ, насколько человек грамотно устраивает день, владеет принципами тайм-менеджмента, документирует все внутренние операции. Кроме того, ФРД необходима, чтобы:

детализировать ход дня от его начала и до последней минуты за ПК;
отображать востребованные программы, сайты, приложения;
рассчитывать затраченное время на тот или иной вид задач, расставлять деловые приоритеты;
сравнивать статистику показателей специалистов по одинаковым видам работ;
выявлять временные и финансовые потери от нерационального использования трудовых часов.

Понятно, что установка программы контроля и учета РВ возможна только с согласия home-сотрудника, чтобы не нарушалось его право на частную жизнь. Удаленщик при пользовании автоматическим ПП, например, CrocoTime, найдет свой интерес. В частности, не пропадет ни одна минута трудозатрат, зафиксируются все достижения, подсчитаются все переработки, данные онлайн поступят в бухгалтерию для начисления зарплаты.

Мониторинг работы дистанционного персонала

В дистанционном сотрудничестве часто остается место опасениям, что удаленный коллега не полноценный участник коллектива, с ним сложно наладить взаимоотношение, он не лоялен к компании, его интересы лежат совершенно в иной плоскости, чем у работодателя. Как сторонам избежать недомолвок и добиваться целей:

устраивать утренние онлайн-совещания, телефонные созвоны. Голосовое общение сближает, это возможность лучше понимать друг друга в рабочих процессах;
создавать благоприятную атмосферу для взаимодействия даже онлайн. При регулярных переработках это предотвратит негатив от работы;
устанавливать дедлайны, к котороым требовать выполнения задания, а также четко обозначать задачи, выстраивать работу команды, например, проводить регулярные встречи по ключевым вопросам;
не оставлять проверку результатов на конечный этап, рискуя столкнуться с невыполнением обязанностей. Лучше разбить задачу на этапы и смотреть серединные достижения: что изменить, улучшить.

Снижают риски IT-продукты.

Повышение эффективности работы удаленных сотрудников

Дистанционная деятельность у многих вызывает приятные ассоциации. И напротив, через краткий период люди начинают выгорать, не хватает социализации, самоорганизации, характера быть самостоятельным. ПО CrocoTime позволяет не впадать в крайности работникам и начальникам, т.е. одним – контролировать, а другим – отстаивать свои трудовые права. Система учета и контроля времени CrocoTime позволяет:

избегать навязчивого наблюдения. Автоматизированная программа работает незаметно, не отвлекает работников от основной деятельности, не ведет запись через веб-камеру, не делает скриншотов экрана, но фиксирует активность в проектах;
выяснить, какие бизнес-процессы пора оптимизировать, какие вызывают у специалиста трудности или проявляется выгорание от рутинных задач. В таких случаях можно делегировать их другим коллегам, перенаправлять людей на новые проекты. Ротация сохранит производительность;
выключить программу при необходимости. Этот период уже не будет учитываться как рабочий. И в то же время за человеком сохраняется его право быть оффлайн: не отвечать на электронные письма, деловые звонки в оговоренное время. Согласно исследованиям, в дистанционном формате у человека увеличивается число рабочих часов, что также в итоге может снизить KPI;
фиксировать длительность телефонных разговоров, переговоров в Skype, перерывы, отвлечения. Таким образом не только руководитель проверяет эффективность подчиненных, но и сотрудники в любой момент могут затребовать личную статистику и скорректировать рабочие процессы.

И главное не забывать поддерживать положительный настрой. Обеспечение рабочей инфраструктурой, доступ к необходимой информации, личная эффективность – это решаемые вопросы. Система учета и контроля CrocoTime поможет найти ошибки в управлении и исправить их, настроить коллектив на высокую производительность, заинтересованность в качественной работе в кругу своих, пусть и удаленных, коллег.