Все больше ИТ-технологии позволяют человеку переносить различные сферы жизни в виртуальное пространство – и работу, и развлечения. Всего-то и надо для этого – находиться за персональным компьютером. Заглядывать через плечо к сотруднику – моветон. Хотя работодатель вправе знать, насколько его подчиненные эффективны. Поговорим, как не пустить на самотек деятельность коллектива, а держать работоспособность в рамках трудового законодательства и ответственности.
Какие задачи решает мониторинг посещения сайтов?
Первый показатель, который определяет, трудится ли человек за компьютером или проводит время впустую – сайты и приложения, к которым обращается сотрудник в течение рабочего дня. Активность пользователей в социальных сетях наносит экономический ущерб, который оценивается ежегодно в миллиарды рублей. Эти потери сравнимы с тратами государства на ЖКХ, кинематограф, культуру, СМИ. Таковы исследования института стратегического анализа Фонда борьбы с коррупцией.
Отслеживание действий сотрудников за компьютерами в рабочее время решает ряд вопросов:
- снижаются материальные издержки;
- повышается дисциплина трудовых отношений;
- увеличивается производительность;
- возможно фиксировать загруженность работников в соответствии с установленным режимом;
- планировать занятость.
Зачем знать, какие сайты посещают сотрудники в рабочее время?
Главные пожиратели времени современного работника – соцсети. Оторваться от них вне дома для многих стало психологически сложной задачей. Офисное пространство становится продолжением домашней атмосферы. По статистике, самые популярные «тайм-киллеры»:
- ВКонтакте посещают 45% служащих в РВ и проводят там до полутора часов;
- Яндекс – сервисами системы, картами, почтой и т.д. пользуются до половины участников каждого коллектива, и уходит на это минимум полчаса в день;
- Mail.Ru – развлекательные сервисы и соцсеть увлекают 35%;
- Одноклассники – сервис для старшего поколения, но и оно стало активным пользователем Сети;
- видеохостинги и новости забирают ежедневно до часу времени у 15% сотрудников.
Но веб-серфинг представляется безобидным по сравнению с инсайдерскими угрозами. Сливом конфиденциальных данных занимаются до 5% специалистов. Есть и те, кто пренебрегает правилами безопасности. Очевидным становится необходимость контролировать деятельность сотрудника за ПК.
Законно ли отслеживать деятельность за рабочим компьютером сотрудника?
Скриншоты экранов, мониторинг открытых веб-сайтов, перехват личных сообщений в мессенджерах, видеозапись действий и т.п. – этим часто грешат работодатели в желании знать, чем заняты их подчиненные. Часто делают это в тайне от последних. И нарушают права сотрудников.
Вопрос этот в некотором роде противоречивый. Основной аргумент руководства в пользу желания мониторить все процессы – время подчиненных оплачивается. Потому оно принадлежит уже тому, кто нанял человека, а не наемному служащему. Право это подтверждает статья 22 ТК РФ. И статья 209 ТК России, в которой говорится, что владелец имеет все основание распоряжаться собственным имуществом. В нашем случае – компьютерами, которые он предоставляет для работы, рабочие программы, техническое оснащение.
С другой стороны, каждый человек имеет право на тайну личной информации, сохранность персональных данных. Открытость трудовых отношений помогает соблюдать права и интересы обеих сторон. Коллектив должен быть оповещен о проводимом наблюдении, об установке автоматических программ по контролю времени. Этот маленький шаг убережет сотрудников от необдуманных действий и настроит на правильный рабочий лад.
Автоматический контроль и мониторинг персонала
Чем занимаются люди в офисе, дисциплина, загруженность – всю информацию можно собрать через системы мониторинга различными методами и способами:
- установить турникеты или биотерминалы. Они зафиксируют приход работника на службу, учтут опоздания, несанкционированные задержки;
- система СКУД – контроль и управление доступом с функцией учета времени по бесконтактным картам. Позволит отследить передвижения по территории предприятия, не откроет вход без допуска в специальные помещения;
- видеокамеры также обеспечивают наблюдение за персоналом, за нарушителями дисциплины;
- IT-программы учета рабочего времени мониторят компьютеры работников в офисе и на удаленке. Отмечают все шаги, действия в течение дня.
Отдельные работодатели сосредотачиваются на программах-шпионах в надежде уличить персонал в неправомерных действиях и наказать за нарушения. Компания “Инфомаксимум” ратует за повышение производительности иным способом – не угрозами, но корректным взаимодействием с коллективом. Известно, что только информирование о контроле за РВ увеличивает KPI более чем на 30%. Персонал заинтересован в хороших показателях.
Как вовремя определить, что сотрудник хочет уволиться?
Напротив, равнодушный к делу, пассивный в действиях сотрудник привлечет внимание начальника. Вопрос, насколько быстро он это заметит, и насколько явным будет нелояльное отношение человека к профобязанностям. Неожиданный уход специалиста, особенно ценного, ключевского в команде, вызывает пробелы в проектах, приводит к потерям в бизнесе. И уж тем более, если текучка кадров идет на постоянной основе.
Тем не менее, можно заранее отследить, кто “на старте” – готов расстаться с компанией и по каким причинам. Здесь в помощь HR-менеджерам – коммуникации и IT-технологии:
- проводить регулярные интервью еще до того, как специалист объявит о решении уволиться. Это даст материал для разбора, что устраивает/вызывает недовольство у человека, и возможность переменить ситуацию в лучшую сторону;
- анализ активности сотрудника в крупных банках вакансий, наличие и обновление резюме на деловых сайтах и т.д.;
- сравнение показателей работника, его заинтересованность в результате, включенность в бизнес-процессы. Часто застой в работе, остановка в карьере подвигают специалиста задуматься о смене компании, поиске более перспективных предложений.
Понимание внутренних мотивов для расставания с прежним местом работы позволит вовремя остановить от решающего шага, предложить условия, которые бы устроили, и сыграть на благо компании.
Как оценить загруженность сотрудника?
Занятость коллектива, каждого его участника позволяет оценить программа учета рабочего времени CrocoTime, в т.ч. факторы, снижающие эффективность:
- отмечает время включения/выключения ПК, реагирует и отмечает в отчетах период бездействия периферийных устройств ввода. Таким образом менеджер понимает, сколько реально отработано, сколько заняли отвлечения;
- составить список сайтов и приложений, которые необходимы для выполнения обязанностей, и тех, которые непродуктивны – например, соцсети, мессенджеры, новостные и развлекательные порталы. Клики на них и входы отразятся в отчетах. Время будет засчитано как нерабочее, соответственно, работодатель сэкономит ФОТ;
- отчеты по каждому специалисту позволят сравнить показатели выполнения похожих задач, определить, кто менее продуктивен, и в чем причина этому. Кроме того, статистика покажет периоды, проведенные с пользой. А также время, которое работник “слил” на развлечения.
В целом CrocoTime напомнит, насколько время – ценный ресурс, чтобы тратить его впустую; что мониторинг посещения сайтов важен работодателю не для тотального контроля над персоналом. Он нужен для поддержки дисциплины, борьбы с прокрастинацией, когда самоконтроль у работника снижается, и падает мотивация. Сотруднику нужно знать, каким образом начальник отсматривает его деятельность за ПК, сколько времени можно занять на личные дела и т.д. Главное – открытость в трудовых отношениях.