Согласно Трудовому законодательству России, учет рабочего времени – дело обязательное для любой компании. Контролировать положено минимум приход и уход сотрудников – отражать эти данные необходимо в табелях. Табельный учет – практика, укоренившаяся давно. А вот подходы к реализации со временем не то, чтобы менялись, скорее технологии позволяют делать это не только в ручном, но и в автоматическом режиме. Что можно использовать вместо ручного учета рабочего времени? Ответ на вопрос – в этой статье.
Контроль рабочего времени сотрудников
Контроль рабочего времени существует ровно столько, сколько существуют сами трудовые отношения. Еще во времена до нашей эры работодатели отмечали время работы наемников, чтобы в соответствии с этим платить им вознаграждение. С тех пор мало что изменилось. В качестве документа, который фиксирует занятость сотрудников, давно придумали табели. Ведут их чаще всего по старинке – в ручном режиме.
Методы учета рабочего времени
Выбор метода учета рабочего времени зависит от различных факторов: например, стоит учитывать, насколько большая фирма, определить, какие цели преследует учет рабочего времени. Исходя из этого, решить, что именно подойдет больше:
- журнал учета. Здесь есть несколько вариантов: первый – когда сотрудники на входе самостоятельно отмечаются в учетной книге; второй – когда ежедневно каждого встречает вахтер, который отмечает время прихода и ухода сотрудников;
- табличный учет. Как правило, такая форма строится по следующей схеме: руководители отделов отмечают рабочие часы подчиненных, а по окончании месяца сдают отчетность кадровику или администратору, который заносит данные в таблицу Excel, а затем отправляет в бухгалтерию;
- турникеты и СКУД. Метод заключается в относительной автоматизации пропускной системы. Турникеты открывают свои двери для персонала, когда сотрудники прикладывают пропуски. СКУД позволяют контролировать не только входную группу, но и перемещения внутри офиса. Сейчас популярными становятся небольшие контроллеры, которые устанавливают прямо на входные двери офисов, исключая дополнительные турникеты, в остальном схема та же: приложили карточку – двери открываются;
- видеонаблюдение – пожалуй, один из самых спорных способов, однако некоторые компании все же его практикуют. На входе и/или на этажах офиса устанавливаются камеры, которые ведут непрерывную видеозапись. Такой метод подразумевает наличие человека, который будет отсматривать происходящее и фиксировать все необходимые параметры: время прихода/ухода, какие-либо нарушения трудового распорядка, отклонения от графика;
- отчеты. Метод заключается в том, что персонал с заданной периодичностью сдает отчеты о своей работе руководству. Некоторые компании практикуют ежедневные короткие отчеты в мессенджеры, другие – еженедельные или ежемесячные в установленной форме на электронную почту или лично начальнику в руки;
- тайм-трекеры. Этот метод уже ближе к цифровой реальности – здесь используется специализированный софт для отслеживания рабочего времени. Суть достаточно проста: специалист, приступая к работе над задачей, должен нажать кнопку старта учета рабочего времени, по окончании – отключить счетчик;
- автоматические системы мониторинга рабочего времени – самый масштабный метод учета, который охватывает практически всю деятельность специалиста в течение дня и делает это без участия человека, не требуя от персонала дополнительно отвлекаться на отчеты или включения трекера.
Ошибки ручного учета
Ошибки ручного учета неизбежно связаны с человеческим фактором. Например, 50% офис-менеджеров опаздывают на работу на регулярной основе. При этом каждый второй сотрудник хотя бы раз за свою карьеру обманывал начальство, и лидирующей причинами вранья становились опоздания, сроки выполнения проектов. 12% опрошенных приходилось говорить неправду, чтобы прикрыть опоздавшего коллегу. Как это работает?
Расписаться за себя и за друга, когда на пропускном КПП просто лежит журнал, проще простого. И даже если отметки делает бдительный вахтер, есть шанс, что за красивые глаза или шоколадку сотрудник, придя на работу на час позже, по документам будет работать, как часы – ровно с 8 утра.
Табличный учет тоже строится на человеческих взаимоотношениях: руководитель может закрыть глаза на опоздания или безделье тех, кто приходится по душе, что будет с теми, кто не входит в число любимчиков, лучше не представлять. Плюс любой перенос информации – риск допустить ошибку по невнимательности.
На турникетах и СКУД всегда есть шанс приложить пропуск за товарища. Видеонаблюдение требует огромных человеческих ресурсов, чтобы отсматривать и делать отметки. А если ответственный человек отвлечется? Плюс жить с мыслью, что за тобой круглосуточно наблюдают – стресс для сотрудников.
Приукрасить отчеты захочет тот, кто опасается, что реальные заслуги начальство не впечатлят. Тайм-трекер часто забывают включить или выключить. И получается, что человек либо вообще не работал, либо трудился нереальное для человеческого организма количество часов подряд.
Единственно верным и объективным остается автоматический учет рабочего времени, который снимает все вопросы, связанные с ручными методами мониторинга.
Электронный учет рабочего времени
Чем больше компании приходят к цифровизации, к использованию в своей работе ПК и различных средств онлайн-взаимодействия, тем больше актуальным становиться электронный учет рабочего времени. Среднестатистический сотрудник офиса проводит за компьютером большую часть своего рабочего времени.
Возможности автоматизированного учета
Системный подход к учету рабочего времени обеспечивают специализированные программы мониторинга работы персонала. На первый взгляд, они берут в расчет только задачи, выполняемые за компьютером, упуская возможность дисциплинарного контроля. Но это не так. Например, автоматизированная система мониторинга CrocoTime охватывает все вопросы, связанные с учетом рабочего времени.
CrocoTime начинает отсчет рабочего времени в момент включения сотрудником своего персонального компьютера. Это время будет считаться началом рабочего дня и сопоставляется с рабочим графиком. Кроме того, при необходимости система интегрируется с турникетами. По окончании рабочего дня, при выключении ПК отмечается финальная точка. Так в системе отражаются границы рабочего дня и соблюдение трудовой дисциплины. На основании этих данных легко сделать выводы, кто из персонала часто опаздывает или с завидной регулярностью уходит пораньше.
Система фиксирует занятость специалиста в течение дня, отмечает продуктивное время и время отвлечений. Дело в том, что сегодня Интернет – необходимый инструмент для работы многих сотрудников. В то же время, просторы Сети настолько безграничны, что специалист не успевает оглянуться, как провел в бесцельных переходах по ссылкам приличную часть рабочего дня. Так отвлекаются 75% офисных сотрудников. Впустую потраченные часы отражаются на общих результатах, которые ставит перед компанией руководство. При этом в CrocoTime есть гибкая система настроек, которые позволяют задать для персонала индивидуальные параметры: какие ресурсы и приложения будут считаться отвлечениями, а какие -– необходимостью. Так отпадает вопрос ограничения и бесконтрольного пользования Интернетом.
Применение системы мониторинга позволяет увидеть, как распределяется нагрузка в команде. Программа фиксирует достижения каждого сотрудника и помогает сравнить показатели между собой. Это позволяет соблюсти разумный баланс в кругу коллег, не вызывать недовольство и не доводить сотрудников до выгорания.
Встроенная функция тайм-трекинга помогает определить долю участия каждого работника в проекте и общие трудозатраты.
Важный момент: при всей строгости подхода к мониторингу рабочего времени система CrocoTime не нарушает личных границ и конституционных прав персонала. Программа не делает скриншотов и видеозаписей экрана монитора, не подслушивает звонки, не перехватывает сообщения в мессенджерах и письма в почте. Мониторинг активности ведется исключительно на основании заголовков открытых окон – так персональные данные остаются скрытыми, но вырисовывается общая картина занятости и использования различных ресурсов и инструментов.
Автоматическое заполнение табеля учета рабочего времени
Одна из важных для соблюдения трудового законодательства возможностей системы учета рабочего времени – автозаполнение табелей учета рабочего времени. Для этого нужно внести в систему данные о рабочем графике вручную или с помощью интеграции с кадровыми системами. Дальше соответствие с графиком будет отражаться автоматически в зависимости от фактически отработанных часов.
Это позволяет оперировать конкретными данными при возникновении спорных вопросов, а также приводить аргументы о начислениях заработной платы в случае сдельной оплаты труда.
Но, пожалуй, главное – система способна стать настоящим инструментом мотивации персонала. Само по себе знание, что работу контролируют, помогает сотрудникам быть ответственнее. Кроме того, возможность предоставления результатов мониторинга самим работникам помогает заинтересованным в собственном росте специалистам увидеть, где и по каким причинам они теряют время, которое можно направить на повышение своих компетенций и, соответственно, дохода.
Использование автоматических систем учета рабочего времени – эффективная альтернатива устаревшим ручным методам мониторинга персонала. С CrocoTime вести учет и повышать продуктивность персонала легко.