Тайм-менеджмент: как управлять рабочим временем сотрудников

Какой руководитель не хочет, чтобы каждая минута его подчиненных использовалась эффективно, целенаправленно, с умом? Пожалуй, таких не найдется, но в реальности далеко не все сотрудники сами стремятся к разумному расходованию рабочих часов. Поэтому чаще всего именно на плечи руководства ложится задача управления рабочим временем специалистов. Какие методы и стратегии тайм-менеджмента можно взять на вооружение – расскажем в этой статье.

Понятие time management

Time management дословно с английского переводится как «управление временем». Если быть точнее, то это набор определенных техник и инструментов, которые направлены на повышение эффективности использования времени. Одним словом, тайм-менеджмент помогает успевать больше, находить резервы времени, оптимизировать свою работу так, чтобы часы проходили максимально продуктивно.

Почему важно управлять рабочим временем

Бесконтрольное время = впустую потраченное время. Любопытные данные GoRemotely говорят, что среднестатистический офисный сотрудник продуктивен не более трех часов в день. Если углубиться в исследование, то получается такая картина: по статистике, сотрудник отвлекается примерно 7 раз за час, время отвлечения – примерно 5 минут. Применяем математику, получаем, что за рабочий день такие пятиминутки ничегонеделания складываются в 4 с лишним часа. А это, между прочим, половина от стандартного восьмичасового рабочего дня.

В числе самых популярных поводов отвлечься: разговоры ни о чем с коллегами, долгие чаепития и перекуры, социальные сети, мессенджеры, чтение новостей. Причем больше 70% сотрудников успешно прокрастинируют с использованием рабочей техники.

«Закручивать гайки» – не лучшее решение, персонал при таком раскладе начинает быстрее терять мотивацию, воспринимает ужесточения негативно. Зато можно планомерно и мягко управлять рабочим временем специалистов. Тайм-менеджмент позволяет:

систематизировать постановку задач;
отслеживать дедлайны;
грамотно расставлять приоритеты;
больше успевать;
меньше уставать;
выстраивать систему мотивации.

Методы и стратегии тайм-менеджмента

Стратегий и методов тайм-менеджмента существует множество, но все они базируются на трех принципах:

приоритезация. Всем очевидно, что в определенный промежуток времени возможно выполнить только ограниченное количество задач. Главное сосредоточиться на тех, что требуют срочного внимания. Выделять базовые в массе задач – сложно. Для реализации этого принципа можно использовать матрицу Эйзенхауэра: разделять задачи на 4 блока – важные и срочные; важные, но несрочные; неважные срочные; неважные и несрочные. Приступать в первую очередь нужно к важным и срочным. Важным, но несрочным посвятить большую часть рабочего времени. Неважные срочные – делегировать. От неважных и несрочных, как правило, можно безболезненно отказаться – это либо задачи, которые вообще к вам не относятся, либо пустая трата времени;
планирование. Чтобы успевать выполнять больше, нужно понимать, к какому сроку должны быть выполнены те или иные задачи или проекты, сколько времени есть на их выполнение. Вариантов планирования очень много – от классических бумажных ежедневников до электронных планировщиков и систем управления проектами;
структурирование. Можно много чего запланировать, но если не отслеживать выполнение, дело не сдвинется с мертвой точки, а дедлайны будут гореть с незавидным постоянством.

Методы и стратегии тайм-менеджмента в принципе универсальны для личного применения и использования в работе. Главное выбрать подходящие для коллектива. Наибольший эффект показывают следующие практики:

едим слона по кусочкам. Большую бизнес-цель нужно разбивать на небольшие задачи, задачи – на подзадачи, а их – отдавать на выполнение персоналу. Большой объем работы всегда пугает, а если разделить ее на кусочки, начать гораздо легче;
четкие дедлайны. Если у задачи нет срока выполнения, то ее можно выполнить когда-нибудь, а может быть, и не выполнить вовсе. Поэтому всегда должна быть определенная черта. Ее можно двигать в зависимости от загруженности или приоритезации, но напоминать о том, что рано или поздно задание надо выполнить, она будет;
завтракаем лягушкой. Самую неприятную и сложную задачу лучше выполнять в начале рабочего дня, чтобы потом мысль о раздражающем деле не нависала и не выводила из себя;
концентрируемся на одной задаче. Ученые давно доказали, что частые переключения между задачами снижают продуктивность. Отвлекаясь на минуту-две-три, потом мозгу требуется в 2-3 раза больше времени, чтобы вернуться к прежнему делу. Поэтому для повышения эффективности, лучше отводить одному делу конкретный промежуток времени;
измеряем время. Чтобы понять, почему порой за рабочий день не нашлось времени даже вздохнуть, а к вечеру оказывается, что из списка задач вычеркнуть нечего, нужно фиксировать, на что именно потрачены часы. Хронометраж в этом вопросе – полезная практика.

Инструменты управления рабочим временем в офисе

Практики тайм-менеджмента давно внедрили в профессиональную сферу. И чем больше ускоряется темп жизни, тем больше акцентируется внимание на управлении временем и тем больше современных инструментов применяют в офисах. Причем в условиях неразрывной связи практически любой профессии с компьютерными технологиями инструменты тоже стали электронными. В числе самых популярных, которые помогают управлять рабочим временем в офисе:

различные пропускные системы. Как минимум позволяют контролировать соблюдение трудовой дисциплины, что, пожалуй, является базой для управления временем – прийти вовремя на работу, по статистике, удается только половине офисных сотрудников;
онлайн-календари. Такие сервисы позволяют скоординировать работу команды в пространстве офиса – назначать встречи и совещания, распределять переговорные комнаты и конференц-залы так, чтобы всем нашлось место для работы;
чек-листы. Простой способ держать в поле зрения все, что нужно сделать, например, за день;
планировщики. Расширенная версия чек-листов, которая в онлайн-формате помогает распределять задачи по дням недели, переносить сроки, отслеживать дедлайны;
системы управления проектами. Помогают ставить цели, распределять роли и обязанности среди персонала, отслеживать не только дедлайны, но и промежуточные результаты;
тайм-трекеры. Программы для мониторинга времени, затраченного на выполнение конкретных задач, дают понимание, как сколько усилий тратит сотрудник на то или иное здание;
таймеры. Эти простые программы, наоборот, позволяют отмерять время на выполнение конкретной задачи. Широко используются приверженцами техники Помидоро. Интересный вариант – таймеры, которые ставят своей целью сократить количество отвлечений, например, на мобильный телефон. В таком случае приложение обычно предлагает какую-то цель, достигнуть которой можно, не включая гаджет определенное время. Например, растить дерево в течение часа. Если разблокировать смартфон раньше, растение погибнет. Игровая техника, интересная даже взрослым;
системы мониторинга рабочего времени. Этот вид программ, пожалуй, самый всеобъемлющий. Он объединяет в себе возможности всех описанных выше вариантов софта и позволяет управлять временем персонала гибко, но четко. При этом не нужно подбирать инструменты частями, не нужно нагружать информационную систему целым паком программ. Одно решение всех вопросов. Рассмотрим, как это работает на примере одной их самых лояльных систем подобного уровня – CrocoTime.

Контроль прихода и ухода сотрудников

Управление временем начинается с установления границ этого самого времени. В офисе никто не претендует на личные часы персонала, но прописанные в уставе компании, трудовом законодательстве и договоре рабочие часы принадлежат работодателю, и он вправе знать, на что они уходят. Как минимум, исходя из простой и меркантильной логики, именно количество отработанных часов лежит в основе расчета заработной платы.

Контроль прихода и ухода в автоматической системе учета рабочего времени может быть организован двумя способами:

Программа отмечает начало и окончание рабочего дня синхронно с включением и выключением рабочего компьютера сотрудника.
Программа фиксирует старт и финиш в момент входа на предприятие. Происходит это за счет интеграции с турникетами.

Так или иначе, но система фиксирует соблюдение дисциплины в компании.

Автоматический учет рабочего времени

Когда заложены границы рабочего времени, система в автоматическом режиме учитывает «внутреннее» содержание рабочего дня. Ведь всем давно известно и очевидно: между приходом на работу и непосредственным выполнением обязанностей часто пролегает пропасть чаепитий, обсуждений и перекуров.

Мониторинг рабочего охватывает не только время, проведенное за компьютером, но и вне его. Интеграция с различными корпоративными системами и календарями позволяет увидеть весь день персонала в деталях, непредвзято и объективно. То есть если специалист не был за ПК, но в календаре отмечено совещание, время будет считаться продуктивным.

Залипаниям в соцсетях – нет. Самый опасный враг продуктивности – серфинг на просторах Интернета. CrocoTime фиксирует все сайты и ресурсы, которыми пользуется сотрудник. При этом сразу стоит отметить, что дальше заголовков активных окон программа не продвигается, то есть никаких скриншотов экрана, перехватываний сообщений в мессенджерах и почте, прослушки в программе не предусмотрено вовсе. Зато гибкая система настроек позволяет задать индивидуальные параметры для сотрудника или подразделения – какие сайты и программы будут считаться отвлечениями, а какие – необходимостью. Поскольку что для одного специалиста – прокрастинация, то для другого – профессиональная необходимость. Например: соцсети для контент-менеджера или для бухгалтера.

Без перегрузов. Система мониторинга показывает, как распределяется нагрузка на персонал во времени. Авралы и часы пик могут быть связаны с неумением оценивать объемы работы и собственные силы. Наглядная картина покажет, где нужно изменить подходы к планированию.

Встроенный тайм-трекинг показывает, сколько времени затрачивает каждый конкретный сотрудник на ту или иную задачу, каких усилий в итоге стоит тот или иной проект.

Фотография рабочего дня демонстрирует, в какое время специалист наиболее эффективен, что поможет ставить именно на эти часы самые сложные и требующие максимальной концентрации задачи.

Анализ – двигатель прогресса. Встроенная аналитика системы учета рабочего времени CrocoTime позволяет видеть причины и выстраивать другие подходы к управлению временем в команде, приближая каждого персонально и весь бизнес в целом к успеху.

Система мониторинга рабочего времени CrocoTime – универсальный инструмент управления рабочим временем сотрудников, который сочетает в себе основные принципы тайм-менеджмента и объединяет возможности разрозненных инструментов.