Любой работодатель вне зависимости от формы юридического лица обязан вести учет рабочего времени – это прописано в Трудовом законодательстве России. Журнальный учет постепенно уходит в прошлое, автоматизация «врывается» и в сферу учета рабочего времени. Инструментов для этого существует много, но базово их можно разделить на системы контроля и управления доступом и системы учета рабочего времени. Будем разбираться, кому и что подойдет, какие плюсы и минусы есть у каждого варианты и что и в итоге выбрать.
Учет рабочего времени по СКУД
СКУД – система контроля и управления доступом. Название говорит само за себя. Выглядеть подобные системы могут по-разному:
- турникет;
- электронный замок на дверях офиса;
- терминал учета рабочего времени.
Турникет – это привычная классика. Устанавливается, как правило, напротив поста охраны компании, работает чаще всего с помощью карт, но могут использоваться и биометрические данные человека – сканироваться овал лица, радужка глаза, отпечаток пальца или венозный рисунок. Впрочем, последнее – редкость. Каждый сотрудник прикладывает пропуск – система отмечает вход на предприятие или выход за периметр, открывает турникет.
Электронный замок, в отличие от турникета, помогает контролировать не только приход и уход сотрудников, но и перемещения внутри офиса. Такой вариант СКУД удобен, если есть разграничение по доступу для отдельных сотрудников в специализированные помещения компании, например, лаборатории или серверные. В качестве ключа здесь может быть использовано все, что угодно – от карты до индивидуальных черт человека, после «предъявления» которых перед сотрудником в открываются двери.
Точкой отсчета рабочего времени при использовании СКУД является отметка о приходе на работу/входе в конкретное помещение.
Терминал учета рабочего времени больше фокусируется именно на соблюдении норм права, он не управляет турникетами или дверями. Это небольшой блок, с помощью которого сотрудники отмечают начало и окончание рабочего времени. Пришел – «активировался» с помощью карты или биометрии, ушел – завершил отсчет рабочего времени.
Плюсы и минусы СКУД
Безусловный плюс СКУД в целом – возможность вместе с учетом рабочего времени контролировать дисциплину. Система показывает, кто опаздывает к началу рабочего дня, кто частенько задерживается, а у кого совсем отсутствует привычка приходить вовремя. Отлучки с работы тоже берутся под контроль. Обычно система может автоматически формировать табель учета рабочего времени.
Среди недостатков можно выделить две категории: возможность обойти систему и довольно абстрактный учет рабочего времени.
Прийти вовремя номинально часто помогают друг другу коллеги – приложить карту за товарища может кто угодно. В случае с турникетами отлучиться можно, просто обойдя «вертушку». Казалось бы, проблема решается электронным замком с автоматическим фейсконтролем. Но здесь велика вероятность, что откроет дверь один сотрудник, а войдут, например, трое. С учетом того, что время начала рабочего дня, как правило, едино для целых отделов, а то и всего предприятия, ситуация встречается часто. Кроме того, считыватели биометрических данных могут быть весьма чувствительными к любым изменениям – грязные руки, порез на пальце и т.д. затрудняют автоматическую идентификацию персонала.
Вопрос точности учета рабочего времени тоже возникает. Каждому руководителю знакомо: пройти через турникет и начать выполнять свои обязанности – две разных вещи. У подчиненных всегда находятся дела поважнее. И решение срочных личных или семейных вопросов – далеко не всегда главная причина отложить рабочие дела. Например, опрос исследовательского центра рекрутингового портала показал, что 47% сотрудников отечественных компаний в рабочее время смотрят сериалы, а 2% даже получали за это выговоры, но желание отвлекаться это не отбило.
СКУД позволяют контролировать границы рабочего времени, но четкого представления, чем именно заняты специалисты в положенные 8 трудовых часов, не дают.
Стоимость внедрения СКУД
Разброс стоимости внедрения системы контроля и управления доступом начинается от нескольких тысяч рублей и уходит практически в бесконечность. Все зависит от варианта СКУД – один электронный замок на главном входе обойдется явно дешевле, чем, например, целая система распределенного доступа внутри компании. На цену влияют и размер предприятия, и количество сотрудников, для которых придется изготовить пропускные карты и настроить доступ. Кроме того, не стоит забывать, что в установку системы входит не только непосредственный пропускной модуль. Специализированное ПО, прокладка кабелей, блоки питания – все это требуется для полноценной работы СКУД в качестве системы мониторинга рабочего времени.
Тем не менее, руководители готовы вкладываться в контроль и учет рабочего времени. Почти четверть работодателей используют те или иные технические средства для того, чтобы мониторить активность и/или продуктивность своих сотрудников. Вопрос вложений всегда стоит остро. Логично, что они должны оправдываться и давать максимально полную картину занятости рабочего коллектива.
Система учета рабочего времени
Если цель – не просто отмечать присутствие на рабочем месте, соблюдать трудовое законодательство в плане формирования табелей учета рабочего времени, а брать во внимание эффективность и продуктивность сотрудников, то более подходящим становится такой инструмент как система учета рабочего времени.
Это специализированное программное обеспечение, которое устанавливается на рабочие машины сотрудников и мониторит занятость каждого специалиста в рамках обозначенных в трудовом договоре часов.
Плюсы и минусы СУРВ
Главный плюс системы учета рабочего времени – в детальности мониторинга и дополнительных возможностях. Подобный софт:
- отмечает, какими ресурсами, приложениями, программами пользуется специалист в течение рабочего дня. Сериал, переписка с родственниками, онлайн-игра не останутся за пределами внимания программы;
- делит время на продуктивное и непродуктивное в соответствии с используемыми ресурсами. Время сериалов не будет учетно как рабочее;
- фиксирует время работы и время простоев. Затяжные чаепития и обсуждение с коллегами последних новостей в мире/компании/дома будут отражены в итоговом графике активности.
Главный минус внедрения СУРВ при таких функциональных возможностях – это саботаж со стороны персонала. Никому не понравится быть все время под надзором. Однако те сотрудники, которые добросовестно работают, видят только плюсы в применении системы учета рабочего времени. СУРВ помогает руководителю прозрачно увидеть, кто из подчиненных как работает на самом деле. Ленивые коллеги входят в ТОП раздражающих офисных факторов, по мнению самих сотрудников. Популярное решение – объяснить важность, необходимость и, главное, пользу системного подхода к учету рабочего времени. Но еще важнее – выбрать софт, который не будет нарушать личные границы сотрудников.
Одна из самых лояльных программ – система мониторинга рабочей нагрузки персонала CrocoTime. В отличие от многих, она не делает скриншоты, не перехватывает звонки, не позволяет организовать слежку через веб-камеру ПК или ноутбука. Все, что остается в «памяти» системы – это заголовки открытых окон. Этого более, чем достаточно, чтобы составить представление о занятости специалиста в течение рабочего дня. Кроме того, эта система обладает тонкими настройками – позволяет не «грести всех под одну гребенку», а подходить к сотрудникам индивидуально. Например, можно отдельно установить рабочий график, настроить список профильных ресурсов, ведь если те же социальные сети – явное отвлечение для бухгалтера, то для маркетолога – важный инструмент работы.
Детальная встроенная аналитика помогает руководителю наглядно, в виде диаграмм и графиков, видеть динамику работы каждого сотрудника. Тем самым экономить время управленца. А при необходимости можно открыть доступ к статистике непосредственно специалисту, чтобы тот тоже мог оценить свои результаты и скорректировать свою работу.
Причем контроль дисциплины не перестает быть в фокусе программы. Например, CrocoTime отмечает началом рабочего дня момент включения ПК. Это значит, утреннее чаепитие не войдет в продуктивное время. Включить и не работать тоже не получится – система контролирует периодичность взаимодействия с периферийными устройствами. Нет ответа от клавиатуры, мыши – сотрудник бездействует. При этом справедливости ради программа интегрируется с корпоративными календарями, IP-телефонией, чтобы отмечать рабочие встречи и созвоны, проведенные даже без использования компьютера, продуктивным временем.
Стоимость внедрения СУРВ
Внедрение системы учета рабочего времени во многом зависит от существующей IT-инфраструктуры компании, однако не нагружает ее. Например, CrocoTime можно использовать в облачном варианте. Здесь не требуется установка дополнительного оборудования, берется в расчет количество пользователей. Система может расти вместе с потребностями компании, постепенно расширяясь.
Кроме того, существует триальная версия, которая позволяет оценить все преимущества решения за время бесплатного периода и определиться, в каком формате система будет приносить максимальную пользу предприятию.
В современных реалиях, когда большая часть рабочих обязанностей так или иначе связана с использованием ПК, а конкуренция нарастает с каждым днем, учет рабочего времени перестает быть просто вопросом соблюдения требований законодательства. Компаниям важно не просто знать, что все сотрудники в обозначенный час занимают свои рабочие места, а именно начинают выполнять свои трудовые обязанности. Отследить уровень продуктивности помогают системы учета рабочего времени, которые успешно совмещают в себе контроль дисциплины и анализ работы команды.