ТОП программ для эффективной работы из дома

Работать из дома стало делом привычным. Наличие удаленного формата взаимодействия вошло в топ критериев при поиске работы – половина молодых соискателей обращают внимание на возможность работать удаленно. А 44% и вовсе рассматривают полный переход на фриланс. Ситуация неудивительная: за годы пандемии алгоритмы работы из дома отработали, инструменты освоили. Но в феврале 2022 года внешнеполитическая ситуация изменила привычные схемы. Вендоры один за другим начали уходить из России, оплатить подписки российскими картами стало проблематично. А значит, инструментарий пришлось адаптировать под сложившуюся обстановку, чтобы работа из дома по-прежнему оставалась продуктивной.

Снижение эффективности в результате работы из дома

О снижении эффективности говорили, когда сотрудникам, привыкшим работать в офисах, пришлось переходить на работу из дома. А потом, когда к удаленке выработалась привычка, настигла другая «беда»: те, кто переболел коронавирусом, стали отмечать у себя постсиндромы инфекции, главный из которых – снижение продуктивности. Это отметили 46% участников опроса рекрутингового портала. Среди последствий, по признаниям респондентов:

слабость и усталость – 62%;
снижение работоспособности – 48%;
потеря концентрации – 48%;
забывчивость – 43%.

Такое состояние, даже при работе из дома, в комфортных условиях, определенно не способствует трудовым подвигам. Да и в целом, по результатам исследований, снижение эффективности удаленных сотрудников отметили в каждой пятой российской компании. А если учесть, что почти треть компаний не уделяют внимание оценке эффективности персонала, и еще почти 15% фиксируют резкие перепады в показателях, то получается, что результаты удаленной работы вызывают сомнения в 60% отечественных организаций.

Необходимые гаджеты для продуктивной работы

1 января 2021 года понятие удаленки закрепили на законодательном уровне. И в соответствии с новыми пунктами Трудового кодекса России организовать рабочее место для удаленного сотрудника – обязанность работодателя. Оборудование, софт должны быть предоставлены компанией, а если удаленщик использует свою технику, затраты нужно компенсировать. В любом случае, рабочее место для выполнения обязанностей из дома подразумевает наличие базового набора гаджетов для продуктивной работы:

Ноутбук или стационарный компьютер. Логично, что это основа и без нее работать не получится совсем.
Wi-fi-роутер. Стабильное и качественное Интернет-соединение – залог продуктивной работы. Если только вспомнить, сколько сил моральных отнимает зависание или обрыв связи в самый ответственный момент, сколько нервов уходит, если сообщение отправляется «в час по чайной ложке», а нужный файл качается вечность, затраты на этот девайс перестают быть неважными. Конечно, приемлемый пакет услуг провайдера, который обеспечит необходимую скорость и качество Интернета, тоже нужно брать в расчет.
Гарнитура. Наушники с микрофоном становятся настоящим спасением, если организовать изолированный рабочий кабинет в домашних условиях нет возможности. Но только на первый взгляд гарнитура нужна тем, кто делит пространство с домочадцами или питомцами. Качество связи, чистота звука, когда используются наушники и микрофон, гораздо лучше, а значит, не придется переспрашивать собеседника или самому повторять одно и то же несколько раз.
Веб-камера. Как отдельное устройство или встроенная, но обязательно работающая. На удаленке презентации проектов в онлайн-режиме – дело не редкое. Плюс компании, которые нацелены на долгосрочное сотрудничество со специалистом в дистанционном формате, как правило, проводят планерки, встречи команды и даже различные тим-билдинги посредством видеосвязи.
Удобные периферийные устройства. Это клавиатура и мышь. Проводные или беспроводные – не так важно, а вот об эргономике лучше позаботиться. Эти девайсы должны быть максимально удобными, чтобы кисти рук не уставали. Среди ассортимента компьютерных мышек, например, есть даже так называемые ортопедические, которые позволяют руке сохранять естественное положение.
Настольная лампа. Обязательный атрибут, хотя часто этому девайсу не придают должного значения. Работать в темноте – подписывать бумаги, читать профильную литературу и т.д. – вредно для зрения, да и при видеосозвонах недостаточное освещение может испортить всю картинку.
Различные подставки. Для ноутбука – поможет работать удобно и с удовольствием; для смартфона – не пропустить важный звонок или сообщение в мессенджере.

Другие гаджеты опциональны. Для кого-то необходимым будет принтер и сканер, у кого-то не получится качественно выполнять свои обязанности без хороших колонок или второго монитора. Главным критерием для выбора гаджетов должно быть их удобство, облегчающее работу.

Как эффективно использовать время

Удаленка позволяет экономить кучу времени – например, на сборы и дорогу до офиса. Но парадокс в том, что этого времени при работе из дома все равно катастрофически не хватает. Причины, которые не дают грамотно распоряжаться часами в сутках, самые разные. В итоге все равно, рано или поздно каждый удаленный сотрудник приходит к пониманию, что без планирования обойтись не получится.

Однако строгий, расписанный поминутно план – не самое хорошее решение. Такой жесткий подход к расходованию времени погружает в стресс: не успел до минуты тут, значит, уже опаздываешь со следующей задачей. А это в свою очередь значит, что весь план можно перечеркнуть жирной чертой и признать себя неудачником. Гораздо более правильный подход – разработать для себя собственную систему. Что важно учитывать:

собственные биоритмы и четкие границы рабочего времени. Удаленка позволяет находить компромиссы с управленцами и двигать начало и окончание рабочего дня. Если тяжело просыпаться в 7 утра, обсудите с руководством начало рабочего времени не в 8, а в 9:00. При этом не стоит брать в привычку просыпаться за 5 минут до старта. Сохраните офисный ритуал: оставляйте время на спокойный завтрак, кофе, залипание в соцсетях до начала рабочих часов;
различные приемы тайм-менеджмента. Их великое множество, благодаря чему можно всегда найти наиболее подходящий. Для одних эффективно начинать рабочий день с наиболее сложных задач, чтобы потом «на остатках сил» делать более простые. Другим требуется время на раскачку и действовать лучше в обратном порядке;
дробление на подзадачи. А это универсальный метод, который работает вне зависимости от темперамента и работоспособности сотрудника. Причиной прокрастинации часто становится естественный страх перед большим и на первый взгляд непреподъемным проектом. Если разделить такую пугающую задачу на более мелкие, то приступить к ней становится легче;
временные люфты. Не стоит писать план с «жесткостью» до секунды. Между совещаниями оставляйте 10-15 минут на осмысление, между задачами – для переключения. Так в голове одно не будет накладываться на другое;
запасные дела. К списку обязательных хорошо добавлять дела, которые можно уже начать делать. Это на тот случай, если в плане что-то кардинально изменится. Например, совещание отменилось, появился свободный час. Чтобы не думать, чем его занять и тем более не провести его напрасно и с раскачкой в сторону прокрастинации, можно будет просто выбрать из списка запасных новую задачу.

Программы для планирования и постановки задач

Бумажные блокноты в условиях удаленки, когда нужно координировать работу целой распределенной команды, остаются лишь как средство индивидуального планирования. Гораздо более удобными становятся таск-менеджеры, которые позволяют ставить задачи в целом и для каждого дистанционного сотрудника индивидуально, контролировать их исполнение в процессе. Привычные и полюбившиеся инструменты в свете внешнеполитических событий стали недоступными или сильно сократили свой функционал. Например, Jira отозвала лицензии у российских пользователей, а те, кто успел полюбить Trello, лишились возможности оплачивать полноценный функционал приложения российскими картами. В качестве аналога многие крупные компании стали использовать «Кайтен» – сервис управления проектами российского вендора, не уступающий по функциональным возможностям зарубежным аналогам. Приложение имеет десктопную и мобильную версии, в структуре использует тот же подход с использованием канбан-досок.

Коммуникации и онлайн-встречи при удаленной работе

Одним из любимцев среди корпоративных мессенджеров был, да и пока остается Slack. Однако отечественные компании на фоне заявлений зарубежных вендоров о блокировках и отзывах лицензий на свои продукты стараются не торопясь, но все-таки искать замену иностранному софту. Что предлагает отечественный рынок в этом направлении:

Пачка. Корпоративный мессенджер от компании из Санкт-Петербурга. Здесь доступны публичные каналы, групповые и личные чаты, есть менеджер задач и даже канбан-доска;
Dialog – продукт, включенный в единый реестр отечественного ПО, также созданный российской компаний. Функционал широкий и покрывает все потребности внутреннего общения в компании ;
Сибрус. Еще один корпоративный мессенджер, разработанный в России. Кроме групповых и личных чатов есть возможность организации аудио- и видеозвонков на 2,5 сотни участников.

Для организации эффективной коммуникации без видеосвязи не обойтись. Наладить дисциплину помогают, например, утренние пятиминутки обязательно в формате face-to-face. Конечно, Skype и Zoom пока остаются доступными для российских пользователей, но отечественные разработчики тоже начали активно предлагать альтернативы «на всякий вдруг». Среди самых популярных:

Яндекс.Телемост. Собрать на видеоконференцию здесь можно до 40 человек сразу, в функционале есть демонстрация экрана, чат во время созвона, видео или только аудио на выбор;
Videomost. Отечественная программа для видеоконференций с привычным для этой категории софта функционалом;
Webinar. Название программы говорит само за себя. Сами разработчики утверждают, что их софт покрывает полностью функционал привычного Zoom. Поэтому сервис позиционируют как полезный для использования во внутренних коммуникациях корпоративного сектора. Подключить можно до 100 спикеров к одному вебинару, а собрать вместе до 10 000 зрителей.

Учет рабочего времени

Учет рабочего времени – тема давно популярная как раз за рубежом, именно там компании активно используют подобный софт. Именно поэтому многие системы учета рабочего времени все-таки являются иностранными разработками. Однако и в российских реалиях такие программные продукты в последнее время, особенно с развитием удаленного формата взаимодействия, стали набирать популярность. Почти четверть работодателей используют различные IT-инструменты для контроля активности своих сотрудников. Одной из самых программ, завоевавших доверие пользователей еще задолго до ухода иностранных компаний с российского рынка, стала система мониторинга рабочего времени CrocoTime, которая изначально создавалась с учетом отечественных реалий и менталитета.

Программа полностью фиксирует распределение рабочего времени в течение дня – начало и окончание трудовых часов, перерывы и отвлечения, высокую нагрузку и используемые ресурсы. При этом столь популярные в других системах кейлоггер, записи экрана и аудиозвонков, скриншоты исключены из функционала, что позволяет назвать работу системы лояльной. CrocoTime использует совершенно другие подходы для сбора статистики: программе достаточно зафиксировать заголовок открытого окна, не погружаясь и не фиксируя содержимое, чтобы распознать активность. Применимо к удаленным сотрудникам востребованными и эффективными становятся следующие возможности:

в случае необходимости удаленщик может отключить сбор статистики и заняться на компьютере личными делами. Это позволяет нарисовать объективную картину занятости и не вносить в результаты мониторинга, например, время просмотра фильма в вечернее, нерабочее время;
гибкие настройки позволяют задать индивидуальный график работы для удаленного сотрудника, а также указать сайты и приложения, использование которых в системе будет считаться отвлечением;
наличие функции «фотография рабочего дня» рисует детальную картину занятости дистанционного специалиста, позволяя оценить наиболее активные часы работы, показывает переработки;
встроенные аналитические инструменты определяют эффективность каждого отдела, подразделения и сотрудника в их составе;
программа автоматически составляет табели, экономя время кадровых специалистов;
тайм-трекер помогает отметить время, затраченное на каждую конкретную задачу, а также при желании напомнит о незаконченном деле;
руководитель может запросить статистику по сотруднику в любой время и получить сводку в электронном виде. Кроме того, доступ к данным можно открыть и самим специалистам.

Система мониторинга рабочего времени CrocoTime для удаленного формата работы становится не просто программой контроля, а инструментом мотивации. Простым, понятным и действенным, который не дает подчиненным на удаленке расслабляться, а руководителям помогает быть уверенными, что работа идет согласно плану.