«Вам ведь не понравиться, если коллега будет воровать оборудование? Так не позволяйте ему красть ваше время» - эти слова принадлежат сооснователю компании Intel Эндрю Гроуву. Воровство времени, пусть даже неумышленное, для России проблема не новая. Еще в 2014 году минэкономразвития страны опубликовало информацию о том, что производительность труда у нас составляет менее 50%. Посчитаем, сколько теряют работодатели на оплату безделья одного сотрудника? При вознаграждении 30.000 рублей и выработке в половину ФОТ “худеет” на 15.000 в месяц. В год почти 200.000 рублей. Даже при условии, что численность коллектива менее 20 человек итоговая сумма получается внушительная.
Чтобы исключить неоправданные затраты, руководству стоит вникнуть в процессы. Специалисты настаивают, что сбор и анализ данных о том, как подчиненные распоряжаются минутами и часами проведенными в офисе, позволит повысить эффективность.
С чего начать анализ потерь рабочего времени?
Какую бы позицию в иерархии компании не занимал сотрудник, его работу можно проанализировать, обратив внимание на следующие моменты:
- Часто ли сотрудника отвлекают от выполнения прямых обязанностей?
- Сколько минут в день уходит на решение мелких, не несущих пользы вопросов?
- Как часто сотрудник “зависает” в поисках вдохновения?
- Не придумывает ли подчиненный ненужных дел?
- Не перерабатывает ли человек, желая помочь менее опытным коллегам?
- Не срывает ли сроки сдачи работы?
- Вовремя ли приходит на работу/уходит с работы?
- Как много рабочего времени тратит на личные дела?
Опрос, который провели специалисты среди менеджеров из 145 стран мира, позволил составить список, в котором люди указали типичные причины своей непродуктивности:
- избыток телефонных разговоров;
- избыток незапланированных совещаний;
- отсутствие четко поставленной задачи;
- захламленное рабочее место, дезорганизация;
- много мелких поручений, неявных задач;
- желание сделать все и сразу;
- неадекватные нормы труда;
- прокрастинация;
- недостаток опыта;
- отсутствие самодисциплины.
Это не весь перечень, хотя пунктов достаточно для того, чтобы понять, насколько может быть глобальна проблема даже в рамках одного офиса. И чтобы анализ фонда рабочего времени стал реальным решением проблемы, используйте комплексный подход:
- Наблюдайте за работой каждого,оценивая индивидуальный вклад.
- Наблюдайте, на каком этапе рабочих процессов происходит “провал”.
- Сравнивайте, сколько на выполнение одних и тех же манипуляций уходит времени у разных сотрудников.
- Оцените уровень дисциплины.
Самым информативным способом здесь станет фотография рабочего дня, которая позволит выявить отстающих подчиненных и целые отделы, где время “вылетает в трубу”. Создатели системы анализа использования рабочего времени CrocoTime считают, что проще всего выяснить, какое подразделение компании не справляется и начать именно с него. В программе предусмотрена функция выгрузки структуры предприятия, используя сортировку, можно легко найти отделы, где чаще всего фиксируются “провалы”. Есть возможность увидеть, сколько людей работают на определенном направлении, и запросить статистику по каждому, вплоть до списка программ и сайтов, которыми пользовался человек.
Если мы говорим об экономии рабочих часов и поиске их резервов, то анализ фонда рабочего времени с помощью CrocoTime поможет и в этом. Здесь в плюс идет продуманная система оповещений. О срывах сроков, опозданиях, неэффективной деятельности информация напрямую поступает на электронную почту руководителя и дает возможность вовремя среагировать, при этом нет обязательного условия - быть всегда в офисе, наблюдать и руководить можно из любой точки мира.
Какие еще проблемы поможет решить тайм-трекер?
- выявить неквалифицированных сотрудников;
- определить работающие в минус процессы;
- пересмотреть нормы труда;
- ставить реальные задачи;
- сократить расходы;
- повысить уровень ответственности;
- повысить мотивацию.
Анализ потерь рабочего времени имеет большое значение для повышения производительности труда. Нынешние экономические условия, в которых бизнес вынужден искать баланс и должен развиваться - эти проблемы нельзя игнорировать. Потому что и сотрудники, и руководство трудятся ради достижения общей цели - прибыль и уверенная позиция на рынке.
