Мнение о том, что специалисты IT-сферы более дисциплинированы, в отличие от тех, кто занимается творческой работой, — в корне не верно. Исследование доказывает, что, например, программисты большую часть времени тратят на поиск механизмов выполнения задачи, административные вопросы, тестирование и обсуждение. В подтверждение тому цифры, опубликованные компанией Electric Cloud. Только 19 часов в неделю разработчики программного обеспечения тратят на написание кода. Только на мозговые штурмы и совещания уходят более 13 часов в неделю. В итоге, аналитики подсчитали, что на выполнение второстепенных задач программисты тратят почти 22 с половиной часа. При этом количество сотрудников IT сферы с каждым годом растет. С 2009, согласно данным, численность специалистов этого сектора экономики выросла на 44%. Надо понимать, что в этой ситуации необходимы особые подходы к анализу рабочего времени.
Для чего нужен контроль и анализ рабочего времени?
Если профиль компании — разработка и предоставление услуг в сфере IT, руководству надо четко понимать, что каждая минута времени, потраченная подчиненными впустую, ведет к потерям продуктивности и финансов. Контроль и анализ необходимы. Их отсутствие ведет к нарушению дисциплины, что никак не способствует слаженной работе. Выявление ошибок в организации труда позволит решить следующие задачи:
- выявить недобросовестных сотрудников. На сколько процентов вы уверены, что весь персонал, работающий за компьютерами, реально выполняет должностные обязанности, а не тратит время на общение в социальных сетях, просмотр видеороликов или игры?
- повысить дисциплину и понять, кто нарушает график. Кто приходит позже, прогуливает, раньше покинет рабочее место, задерживается на обеде.
- перераспределить ФОТ. Если оценить, сколько времени сотрудники фактически работают, можно наладить системы оплаты труда только за отработанные часы, а освободившиеся средства направить на развитие компании.
Как организовать контроль?
Есть несколько методов:
- Планерки: иногда персоналу достаточно личной мотивации руководителя, для того чтобы изменить свое отношение к работе. Встреча с сотрудниками — это и возможность услышать их мнение по организации труда, отследить, на каком этапе выполнение задач. Главное — не переусердствовать. Иногда начальство заигрывается, и совещания идут во вред, поедая полезное время.
- Нормирование труда: установить реальные нормы труда несложно, стоит просто оценить результаты персонала, работающего над выполнением одной и той же задачи. Лучший результат будет эталоном. Здесь может злую шутку сыграть человеческий фактор. Ошибки в оценке могут дорого стоить.
- Планирование: элементарный подход — повесьте в офисе доску, где еженедельно (ежедневно) будет составляться план для отделов (с описанием пунктов и ответственных за их выполнение).
- Использование программ учета рабочего времени: позволит объединить все вышеуказанные методы, исключая избыточные совещания и регламентируя время на выполнение задач. Кроме того, тайм-трекеры способны показать, куда потратили сотрудники каждую минуту рабочего времени.
При этом последний, четвертый метод, специалисты признают самым удобным, так как использование IT-решений помогает избежать типичных ошибок в организации контроля. Примеры ошибок:
- Контролировать процесс, не вникая в его суть. Так случается, когда человек, на которого возложена функция контролировать, не понимает, чем именно занимается вверенный ему персонал. Нельзя над программистами ставить кадровика.
- Контролировать только ошибки. Этот путь приведет к тому, что специалисты начнут убегать из компании. Если осуществлять контроль только фиксированием недостатков работы, это создаст неблагоприятную обстановку в команде.
- Формальный контроль. Мало озвучить, что за исполнением работы будут следить и оценивать результат. Важно — исполнять! Если сотрудники почувствуют, что контроль формальный, ситуация не изменится.
Как исключить ошибки контроля и анализа работы сотрудников?
На сегодняшний день есть много специализированных решений, которые помогут безошибочно контролировать и анализировать. Ранее мы говорили о программах учета рабочего времени, которые способны помочь решить ряд задач с минимальными затратами и дать наиболее быстрый и качественный результат. Более восьмисот мировых компаний отдают предпочтение продукту CrocoTime. Эта система продумана, в ней нет лишних (шпионских) функций. Задачи, решаемые при помощи CrocoTime:
- Точный учет отработанного времени по каждому сотруднику и отделу (исключив опоздания и прогулы).
- Расчет времени. которое уходит на определенные операции, что дает возможность нормировать труд и в дальнейшем строить реальные планы.
- Распределение нагрузки. Программа покажет, кто перерабатывает, кто не справляется. Это позволит правильно распределить работу, без привлечения дополнительных штатных единиц.
- Повышение дисциплины. Система покажет, на что тратят рабочее время сотрудники компании — кто действительно работает, а кто решает личные задачи, используя ресурсы организации.
- Выдает четкие отчеты по работе компании, отделов, сотрудников, на основе которых легко сделать анализ и принять правильное решение.
Этот функционал поможет исправить ошибки в организации труда в любой IT-компании и добиться следующих результатов:
Найти резервы времени
Система покажет, кто реально работает меньше всех и съедает время компании, тратя его на личные дела. CrocoTime фиксирует каждое отклонение, и в отчетах будет видно, где и как много часов тратится не по назначению.
Оптимизировать бизнес-процессы
Аналитика отчетов системы поможет понять, какие процессы в компании отнимают слишком много времени, какие стоит оптимизировать, а какие — и вовсе исключить.
Оптимизировать штат
Система предоставит объективную картину рабочего дня по каждому сотруднику: кто достоин повышения, кому не хватает знаний, кто лоялен к компании, с кем пора попрощаться.
Повысить дисциплину
Исключить опоздания, прогулы, ранние уходы. Программа фиксирует начало рабочего дня (при включении компьютера), перерывы (если компьютер не использовался в течение 5 минут), время ухода (момент выключения компьютера). Эту статистику можно использовать для того, чтобы пересмотреть систему оплаты труда — платить за фактически отработанные часы.
Клиенты, использующие CrocoTime, отмечают, что первые результаты появляются уже через две недели. Сотрудники не воспринимают работу с системой как слежку или недоверие, скорее наоборот — используют ее для повышения продуктивности.