Сильная загрузка или малая, быстро работают или медленно, тяжело справляются – легко решают поставленные задачи, часто отвлекаются или редко устраивают перерывы. Как оценить деятельность персонала с помощью этих категорий? По сути, никак. Они слишком личностные, субъективные. Объективную оценку загруженности показывают системы учета рабочего времени.
Что делать, чтобы рабочее время использовалось эффективно?
Почему возникают такие вопросы, как настроить сотрудников на продуктивность, высокую самоотдачу. Казалось бы, все знают, зачем приходят в офис, на предприятие. Но нецелевое использование рабочих часов становится все большей проблемой. На что расходует свои силы персонал:
- около 60% просматривают почту и ленту новостей;
- почти 70% уделяют личным целям от 15 минут до полутора часов;
- более 40% общаются в мессенджерах по своим вопросам;
- около 50% погружаются в социальные сети.
Все эти занятия отвлекают от непосредственных обязанностей, более того, сбивают с мысли, настроя. Все знают, что значит «залипать в интернете». Время, самый драгоценный ресурс, пролетает незаметно. Потом сложно переключиться с увлечения на серьезные вопросы.
Учитывать рабочее время и контролировать сотрудников – жизненно необходимая мера, чтобы предотвратить застой в развитии бизнеса. Менеджеры предлагают различные методики фиксации загруженности: глубоко традиционные, на бумаге или с помощью IT-решений.
Контроль рабочего времени сотрудников
Мониторинг деятельности коллектива в течение рабочего дня предупреждает негативные ситуации нарушения дисциплины, злоупотребления доверием работодателя. В арсенале тайм-менеджеров есть методы выявления нарушителей, которые забывают о служебных обязанностях в угоду личным интересам:
- вести журнал отчетности, в котором персонал самостоятельно отмечает часы прихода, ухода, перерывов; или руководство обязывает заполнять его отдельного человека;
- метод хронометража вручную, когда работники сами записывают, сколько времени ушло на исполнение обязанностей;
- метод тестирования, или интервью, при котором участники коллектива отвечают на устные вопросы или заполняют разработанные анкеты. Последние должны определить, насколько подчиненные знают свои обязанности, понимают уровень ответственности;
- анализ письменного отчета о выполненных заданиях на предварительной и итоговой стадиях. Обязанность отчитываться в письменной форме настраивает на самодисциплину, побуждает сопоставлять график с уже выполненными задачами.
Отрицательная сторона этих способов – заинтересованность служащих представить ситуацию в выгодном им свете, нет объективности в оценки положения, да и честность гарантирована не всегда в силу «человеческого фактора»
Реальная загрузка персонала
Грамотный руководитель не оставляет без внимания рутинные процессы. Кто из сотрудников игнорирует свои задания и перекладывает их на плечи коллег, а кто отрабатывает по полной, почти не отрываясь на перерывы, и тем более перекуры. В ком можно быть уверенным и поручить самые ответственные проекты, а за кем придется все перепроверять и доделывать. Чтобы избежать соблазна взаимодействовать с одними и теми же специалистами с авторитетом самых квалифицированных и грамотных, и необходим анализ реальной загрузки.
Статистика открывает такую картину:
- около 30% служащих хотя бы раз в неделю остаются дорабатывать сверхурочно;
- чуть более 25% задерживаются в своих офисах ежедневно.
На первый взгляд, это хорошо, особенно, когда “горят” проекты, поджимают сроки, и представляется как полная самоотдача. Но такой стиль работы не должен становится нормой. Задержки сотрудников могут свидетельствовать о низкой производительности в течение классического 8-часового рабочего дня. В обоих случаях это приводит к снижению работоспособности, стрессам.
Выход – установить нормативы для выполнения каждого задания, конкретного процесса, определить эффективность служащего в определенный период, например, за один час, сравнить их с показателями других участников коллектива. Ориентироваться, конечно, на лучшие. Далее, чтобы получить показатель, как сильно загрузить рабочего в день, перемножить цифру “производительность в час” на 8 часов.
Полученный норматив и станет отправной точкой в оценке продуктивности персонала и выяснения причин, почему кто-то не укладывается в сроки. Из-за перегруженности или низкой квалификации.
Оптимизация рабочего процесса
Дедлайны, цейтноты срывы сроков вошли в лексикон, стали привычными в ежедневных практиках. Справиться со всевозрастающими обязанностями, информацией, профессиональной и развлекательной становится все сложнее. Это понимают даже самоорганизованные люди, кому не требуется подстегивания со стороны, от вышестоящего начальства. Чтобы “построить” себя, неплохо знать техники тайм-менеджмента. Уверены, они пригодятся:
- “съесть лягушку” – не очень приятная ассоциация настраивает выполнить из списка обязанностей первым делом самое сложное, неприятное, но необходимое. Все остальные задачи психологически покажутся более простыми, и день сложится продуктивнее;
- следовать личным биологическим часам – отследить, когды вы наиболее работоспособны, энергичны, сконцентрированы, и на эту часть суток ставить главные энергоемкие дела;
- правило трех модальных глаголов “должен, следует, хочу”. То есть, составляя план на следующий день, задаться вопросами: что должно сделать, чтобы разрешить текущие задачи, что следует выполнить для достижения долгосрочных целей, и что хочу для собственного психологического удовлетворения. Это позволит расставить приоритеты и в нужное время сосредоточиться на главном;
- методу Pomodoro или работа по таймеру. Установить его на конкретный срок – 25-45 минут, и сфокусировать внимание только на конкретной задаче, отвлекаться после звонка будильника.
Сильным инструментом оптимизировать работу становится музыка. Она сопровождает, вдохновляет, настраивает. И не отвлекает от дела.
Инструменты для контроля действий сотрудников за компьютером
Не надеясь на самодисциплину подчиненных, все больше компаний присматриваются к системам мониторинга эффективности сотрудников. Программные продукты помогают решать комплекс задач:
- наладить дисциплину;
- обеспечить выполнение планов в оговоренные сроки;
- определить слабые места в управлении и бизнес-процессах;
- выявить сотрудников, кто не справляется со своими обязанностями;
- рационально распределять функции между служащими и отделами;
- соответствовать стандартам, принятым в компании;
- предотвратить утечки информации.
Существуют разные способы мониторинга за ПК. Установить веб-камеры, делать скриншоты экрана монитора, отслеживать посещение сайтов, в том числе электронной почты, прослушивать телефонные переговоры, и среди них, конечно, будут личные. Распространение контроля на частную жизнь, даже в условиях офиса – уже нарушение закона. И работодатели это знают. Потому добросовестные менеджеры не будут до фанатизма отслеживать все действия “от и до”. Не допустить кризисных ситуаций и остаться лояльным по отношению к своей команде – все это одинаково возможно. Вам в руки IT-решения.
Автоматизированный учет рабочего времени
Программа контроля и учета времени от “Инфомаксимум” позволяет руководителю знать все обо всех. Мы говорим о рабочих моментах, которые регулирует Трудовое законодательство, о корпоративной этике, коллегиальном партнерстве. Создать атмосферу благонадежности, сотрудничества, объективно оценить нагрузку персонала, установить факторы, которые мешают активности, распределить обязанности помогает CrocoTime:
- собирает информацию о сверхурочной занятости, переработках, нормированном/ненормированном дне, данные передаются в бухгалтерию;
- отмечает время включения и отключения компьютера, реагирует на активность и простои периферийных устройств ввода, показатели сохраняет в отчетах;
- маркирует сайты и приложения на продуктивные и непродуктивные, можно составить перечень тех, которыми не стоит злоупотреблять в компании. Сведения о посещениях таких приложений тоже попадут в отчеты;
- агент CrocoTime на рабочем ПК не перегружает систему, фиксирует все действия, которые выполняет сотрудник, но не мешает и не тормозит процессы;
- фиксирует продуктивность в течение дня, но не делает скриншоты монитора;
- CrocoTime интегрирован в корпоративные календари, системы IP телефонии, СКУД, но не нарушает личного пространства, не прослушивает частные разговоры;
- отражает все сверхурочные часы, что объективно были задействованы в ходе проекта.
Статистика, которую собирает программа учета времени, самая разноплановая. Она решает спорные вопросы для работодателя и его сотрудников. Экономит деньги, позволяет платить только за реально отработанные часы. И стимулирует руководителя выдавать премии подчиненным за переработку. Вскрывает низкую квалификацию работника и демонстрирует высокую эффективность и опыт. Особенность CrocoTime в ее лояльности и соблюдении прав человека.