Понимание основ эффективного управления рабочими нагрузками выходит на первый план в мире, где движут производительность и эффективность. Задача управленцев заключается в распределении задач и проектов так, чтобы ресурсы использовались оптимально при сохранении благополучия сотрудников. Как рассчитать загрузку персонала и как в этом помогают системы учёта рабочего времени – разбираемся в этой статье.
Анализ рабочей нагрузки – это систематический процесс оценки и распределения задач и проектов между сотрудниками для достижения баланса между производительностью, качеством и удовлетворенностью сотрудников. Согласно статистике, 85% работающих жителей России работают в выходные, причём 20% из них – трудятся каждый уикенд. Неудивительно, что в оценке удовлетворённости сочетанием работы и личной жизни цифры тоже не самые радужные: только 15% сотрудников довольны сложившимся work-life balance. Такая неудовлетворённость приводит к усталости и выгоранию, что отражается на производительности специалиста. Именно поэтому грамотные управленцы уделяют столько внимания грамотному распределению обязанностей и управлению рабочей нагрузкой.
Анализ рабочей нагрузки включает в себя оценку работы, времени и усилий, необходимых для каждой задачи, и определение наиболее эффективного способа распределения этих задач среди персонала. Этот анализ помогает организациям принимать обоснованные решения об уровне укомплектования персоналом, распределении ресурсов, оптимизации процессов и общей эффективности.
Методы расчёта загруженности сотрудников
Понять, насколько загружен каждый сотрудник на первый взгляд кажется просто. Распространённая ситуация: один сотрудник бегает в цейтноте, а другой – прохлаждается, попивая кофе. Однако эта, казалось бы, очевидная картина может быть обманчивой. Как один специалист может грамотно имитировать бурную деятельность, так и другого можно застать за пятиминутным кофе-брейком ради переключения с задачи на задачу. Поэтому для расчёта загруженности персонала используют методы, которые способны дать более точную, даже количественную оценку.
Существует формула для расчёта загруженности сотрудников:
Кр = 1 – (Тпот + Тпер)/Тобщ.
По сути, чтобы получить показатель равномерности загрузки специалистов в компании, нужно сложить временные потери и время переработок в человеко-часах, вычесть полученный показатель из единицы. А полученный результат разделить на общую трудоёмкость персонала.
Если общую трудоёмкость рассчитать довольно легко – нужно перемножить количество человек в коллективе на фонд рабочего времени, то определить время переработок и потерь гораздо сложнее. Однако и здесь есть несколько методов. Сначала рассмотрим самые распространённые по степени сокращения в них участия самих сотрудников:
-
самохронометраж. Персонал самостоятельно отмечается в журналах прихода и ухода с рабочего места, в конце каждого дня сдаёт отчёт о проделанной работе. Главное отличие этого отчёта – сотрудник расписывает поминутно своё время, чтобы руководитель понимал не просто, сколько задач выполнил специалист за день, а сколько конкретно времени на них потратил;
-
ручной хронометраж. По принципу этот метод мало отличается от предыдущего: по-прежнему фиксируется время от начала рабочего дня о его окончания, только делают это не сотрудники, а назначенный человек. Так вроде бы должна сохраняться объективность;
-
интервью или тестирования. Эти методы схожи по своим целям: главной задачей становится понять, что специалист осознаёт свою ответственность и долю участия в общем успехе компании.
Эти методы малозатратны с финансовой точки зрения, но в итоге не совсем достигают нужного результата – получения объективных данных, на основе которых можно будет произвести расчёты равномерности загрузки персонала. Во-первых, самохронометраж даёт для сотрудника простор для «фантазии» – сомнительно, что каждый первый добровольно внесёт в список дел просмотр новостных лент, развлекательных роликов или игры в популярный шуттер. Ровно, как и на интервью мало приходится рассчитывать на полную откровенность. Во-вторых, любые отчёты заставляют тратить дополнительное время: у сотрудников – на их написание, у руководителя – а их прочтение и анализ. Получается, что время, которое компании так стремятся использовать с максимальной пользой, тратится на не самые профильные для специалистов занятия.
Что даёт анализ загрузки персонала?
Анализ рабочей нагрузки имеет решающее значение для поддержания здоровой, эффективной и продуктивной работы компании. Понимание распределения задач между специалистами влияет на различные аспекты деятельности организации и команды – от благополучия сотрудников до управления ресурсами и принятия решений, в конечном итоге способствуя общему успеху.
-
Оптимизация распределения ресурсов.
Анализ рабочей нагрузки помогает более эффективно распределять ресурсы, такие как штатная численность, время и бюджет. Это гарантирует эффективное использование ресурсов, сокращение отходов и повышение производительности.
-
Баланс в работе.
Анализируя рабочую нагрузку, компании могут выявить области, где работа распределена неравномерно. Это позволяет им перераспределять задачи или корректировать численность персонала для достижения лучшего баланса. Это, в свою очередь, помогает предотвратить выгорание сотрудников, которые могут быть перегружены, и обеспечивает своевременное выполнение работы.
Анализ рабочей нагрузки предоставляет ценную информацию для прогнозирования будущих требований к рабочей нагрузке. Это помогает подготовиться к изменениям, таким как рост деловой активности, новым проектам или смене приоритетов, гарантируя, что компания сможет адаптироваться и оставаться конкурентоспособной.
Чрезмерная рабочая нагрузка может привести к стрессу, усталости и выгоранию сотрудников. Проводя анализ рабочей нагрузки, предприятия могут определить, когда сотрудники перегружены, и принять превентивные меры для обеспечения их благополучия. Это, в свою очередь, повышает моральный дух сотрудников, удовлетворенность работой и уровень удержания сотрудников, снижая текучку кадров.
Наконец, анализ рабочей нагрузки предоставляет объективные данные, которые помогают принимать решения. Это позволяет управленцам делать взвешенный выбор в отношении найма, обучения, распределения рабочей нагрузки и ресурсов на основе фактических показателей работы, а не предположений.
Автоматический подсчёт загруженности сотрудников
В противовес субъективным методам сбора данных о работе и загрузке персонала встаёт учёт рабочего времени. Это жизненно важный инструмент для эффективного анализа рабочей нагрузки. Точно регистрируя время, затраченное на различные задачи, проекты и действия, он предоставляет ценную информацию о распределении и использовании ресурсов.
Эти данные позволяют управленцам и командам выявлять дисбаланс рабочей нагрузки, более эффективно распределять задачи и следить за тем, чтобы члены команды не были перегружены или недостаточно загружены. Учёт времени помогает оценивать длительность выполнения задач и планировать будущие проекты на основе исторических данных, обеспечивая реалистичные сроки. А также облегчает оценку производительности, позволяя командам сосредоточиться на задачах, которые приносят наибольшую пользу. В конечном итоге отслеживание рабочего времени повышает производительность, помогает управлять ресурсами и способствует принятию обоснованных решений.
Автоматический учёт рабочего времени обеспечивает получение точных данных о выполнении задач, количественных показателей, которые имеют решающее значение для принятия решений. Непредвзятый и всеобъемлющий, он помогает выявить ресурсоёмкие задачи, «узкие места», области для улучшения процессов – всё то, что не под силу обнаружить, применяя ручные методы анализа загруженности персонала.
Конечно, любые нововведения, тем более автоматизированные системы учёта рабочего времени, может встретиться с негативной реакцией со стороны персонала. Чтобы облегчить восприятие со стороны команды, достаточно выбрать простое и интуитивно понятное решение для отслеживания времени, такое как CrocoTime.
CrocoTime – система учёта рабочего времени
CrocoTime – автоматическая система учёта рабочего времени, которая идеально подходит для тех, кто хочет лучше понять распределение своего времени и совершенствовать управление рабочей нагрузкой. CrocoTime тщательно отслеживает все временные затраты, каждую минуту официального рабочего времени, совмещая в себе все методы анализа рабочей загрузки персонала и действуя при этом непредвзято:
точно отмечает начало и окончание рабочего времени в соответствии со временем включения и отключения персональной машины сотрудника;
учитывает перерывы – те, что положены каждому специалисту по ТК, и те, что приносят ущерб производительности сотрудника и компании;
благодаря возможности тонкий настроек, система разделяет использованные ресурсы на продуктивные и непродуктивные, демонстрируя, чем занимался специалист в рабочие часы – просмотр роликов, новостей, онлайн-игры не останутся незамеченными.
Формируя на основе данных полную, поминутную картину рабочего времени, CrocoTime показывает загрузку каждого сотрудника. В аналитических возможностях системы – сравнить успехи коллег на одинаковых должностях. Так становятся очевидными те, кто действительно успевает за один рабочий день сделать столько, сколько другие, менее расторопные коллеги, за неделю.
Серьёзное преимущество системы учёта рабочего времени CrocoTime – в исключительной лояльности. Программное обеспечение не подслушивает, не подсматривает, не делает скриншотов, не перехватывает мессенджи в соцсетях и почте. Это позволяет легко встроить систему в работу коллектива с моральной точки зрения.
Понимание того, как распределяется работа, важно для организационной эффективности компании, счастья сотрудников и успешной реализации проектов. Увидеть реальное положение дел в компании помогает система CrocoTime, возможности которой можно оценить бесплатно.