Увеличение производительности труда и эффективности каждого сотрудника в организации, сокращение затрачиваемых ресурсов и уменьшение времени выполнения отдельных задач – важные шаги на пути к оптимизации внутренних бизнес-процессов ради повышения конкурентоспособности. Однако, чтобы улучшить что-то, нужно сначала обнаружить «узкие места» в принятых бизнес-процессах и регламентах трудового времени. И здесь эффективным инструментом становится фотография рабочего дня (ФРД). Что это такое, как правильно составить и работать с этим инструментом – разбираемся в этой статье.
Любой руководитель бизнеса справедливо рассчитывает, что, приходя на работу, сотрудники компании начинают работать, ведь именно за выполнение своих обязанностей они получают заработную плату. Но загляни в любой офис, и ситуация окажется далёкой от представлений руководства.
Даже если специалисты пришли вовремя на работу, они не спешат немедленно приступать к задачам – сначала важно соблюсти утренние ритуалы и взбодриться. Тем более, что почти каждый второй сотрудник отечественных компаний жалуется на недосып 4 дня из рабочих пяти. Отсюда берутся различные способы привести себя в рабочее состояние. Среди самых популярных – утренний кофе или чай, проветривание помещения, перекур, общение с коллегами. И это происходит не только в начале рабочего дня.
Добавим сюда банальную прокрастинацию, множество отвлекающих факторов, большая часть которых берутся из бесконтрольного доступа к Интернету с рабочего места, и получим, что сотрудники работают сильно меньше положенного, а компании несут убытки. Например, по подсчётам аналитического центра НАФИ, бизнес переплачивает невыспавшимся, неэффективным сотрудникам примерно 291 млрд рублей в месяц, или 3,5 трлн рублей в год суммарно по всей стране. И эта цифра выросла с 2019 года на 100 млрд рублей в месяц.
Впечатляющие цифры аналитики заставляют руководителей тщательно подходить к вопросу контроля рабочего времени. Не потому что хочется придираться или в сотрудниках видят работников на галерах, просто каждый специалист – винтик в рабочем «механизме». Чтобы быть конкурентоспособными, выстаивать и расширяться на рынке, нужно постоянно совершенствовать внутренние подходы к работе, наращивать эффективность, находить пути наименьших затрат. А как это сделать, когда сотрудники просто-напросто спят? Рассмотреть с точностью, что происходит в компании, помогает фотография рабочего времени – эффективный инструмент мониторинга рабочих процессов.
Что такое фотография рабочего дня?
Фотография рабочего дня – представляет собой максимально точную и полную картину использования рабочего времени сотрудниками. Для этого регистрируется каждая минута оговорённых в трудовом договоре рабочих часов. Формирование фотографии рабочего дня зависит от многих факторов – количества специалистов в штате, графика работы, направления и особенностей деятельности. Но в общем различают несколько вариантов ФРД:
-
индивидуальная – когда под тщательный мониторинг попадает конкретный работник;
-
групповая – когда объектом становится выделенная группа сотрудников, однако они могут представлять разные отделы/подразделения организации;
-
бригадная – соответственно, фотография делается для рабочей бригады;
-
самофотография – когда обязанность по фиксации занятости ложится на каждого специалиста, и он должен отмечать свои минуты и часы самостоятельно.
Независимо от того, какой вариант принят в компании, процесс создания ФРД проходит несколько этапов:
-
подготовительная. На этом этапе определяются цели ФРД, выбирается ответственный за исследование и объект наблюдения:
-
непосредственно наблюдательная. На этом этапе происходит фиксация всех данных в течение рабочего дня – начало и окончание рабочего времени, последовательность и продолжительность выполнения задач и действия специалистов;
-
обработка полученных сведений. На этом этапе проводят математические вычисления, группировку по признакам и так далее;
-
анализ. Здесь определяют, какие затраты оправданы, каковы потери рабочих часов, в чём их причина;
-
составление плана оптимизации. На этом этапе, опираясь на результаты анализа, разрабатывают план мероприятий, которые приведут к положительным изменениям уровня эффективности и производительности;
-
разработка регламентов. На этом этапе проектируются нормы рабочего времени.
Для чего нужна фотография рабочего времени?
Фотография рабочего дня – это не тотальная слежка, чтобы найти «слабое звено». Это инструмент, который помогает проанализировать ситуацию и найти потери и резервы времени.
Точная информация о занятости персонала в рабочее время помогает понять:
-
как сотрудник распределяет свои рабочие часы;
-
с каким объёмом работы справляется за установленную единицу времени;
-
какое количество времени ему требуется, чтобы выполнить ту или иную задачу;
-
что становится причинами потерь рабочего времени;
-
требуется ли расширение или сокращение штата;
-
что изменить во внутренних процессах, чтобы увеличить эффективность труда.
Одним словом, фотография рабочего дня помогает найти ответы на конкретные вопросы, решение которых способно вывести бизнес на новый уровень.
Автоматическое формирование фотографии рабочего времени
Формировать фотографию рабочего дня можно как вручную, так и с использованием современных технологий. Сбор данных вручную – задача сложная, при этом нет гарантии точности и объективности собранной информации. В противовес автоматическое формирование ФРД обеспечивает максимально достоверное понимание ситуации в компании.
Для формирования фотографии рабочего дня в автоматическом режиме используют программные инструменты, обладающие достаточным функционалом, чтобы безостановочно проводить мониторинг работы сотрудников. Одна из таких программ – CrocoTime. Эта система разработана для работы с ФРД:
-
самостоятельно фиксирует начало и окончание рабочего времени персонала, ориентируясь на включение и отключение рабочего компьютера специалиста;
-
отмечает простои в работе, если сотрудник не использует клавиатуру или мышь в течение 5 минут;
-
точно регистрирует время выполнения каждой отдельной задачи и ресурсы, которые при этом используются;
-
разделяет используемые сайты и приложения на профильные и непрофильные, внося время в продуктивное или непродуктивное. Ресурсы можно разделить на категории в настройках с учётом специфики трудовых обязанностей специалиста – например, указать соцсети профильными для SMM-менеджера и непрофильными для инженера. Так получается максимально достоверная информация.
-
На основе собранной статистики формируется наглядная фотография рабочего дня, которая отражает все отвлечения (перекуры, просмотр роликов на видеохостингах, личные переписки в мессенджерах и т.д. не останутся незамеченными), переработки, использованные в работе инструменты.
Система самостоятельно проводит аналитику, выявляя временные резервы, излишние траты часов и помогая руководителю найти причины неэффективного расходования рабочего времени. Зачастую потери времени сигнализируют о несовершенствах рабочих процессов компании – это может быть устаревшее оборудование, которое тормозит работу, или сложная система коммуникаций между отделами/подразделениями/коллегами, или затянутый процесс согласования. Увидев ситуацию, как есть, управленцы получают возможность совершенствовать внутренние регламенты, устраняя «узкие места», причём порой это не требует финансовых затрат.
CrocoTime – идеальный инструмент формирования фотографии рабочего дня, поскольку предоставляет полный набор объективных данных и не обладает шпионским функционалом. Вся информация собирается без вмешательства в личную жизнь персонала, на основе заголовков открытых окон, которых вполне достаточно, чтобы определить, чем именно занимался специалист в рабочее время.
Как работать с фотографией рабочего дня
Традиционный, ручной подход к формированию рабочего дня заставляет приложить немало сил, чтобы точно понять, куда расходуются трудовые часы. При таком способе формирования используют бланки, в которых по итогу не должна «пропасть» ни одна минута: каждое действие должно быть отражено в точном порядке друг за другом, что бы это ни было – разговор с коллегой по делу или нет, перекур или важное совещание. У этого подхода есть несколько серьёзных недостатков, которые касаются каждой стороны процесса:
-
для сотрудников постоянная слежка, присутствие «надзирателя» создают психологический дискомфорт. А если применяют самофотографию, отнимает дополнительное время;
-
для руководства необходимость анализа данных тоже становится дополнительной нагрузкой, а необходимость найма проверяющих влечёт за собой дополнительные траты.
Однако пропустить какой-то этап в формировании ФРД нельзя, каждый из них ведёт к результату. Автоматические системы мониторинга занятости персонала упрощают задачу, позволяя получить максимально объективные данные. А затраты на внедрение оправдываются в кратчайшие сроки повышением эффективности, оптимизацией внутренних бизнес-процессов, спокойной работой в стабильной и спокойной обстановке, которые непременно приводят к увеличению прибыли бизнеса. Тем более, что, как правило, вендоры предоставляют возможность познакомиться с программой. Например, CrocoTime можно бесплатно тестировать в полном функционале в течение 2 недель, чтобы понять, насколько удобной и простой может быть работа с фотографией рабочего дня.