Бизнес использует новые технологии – иначе невозможно соответствовать времени и быть конкурентоспособным. Технологии внедряются повсюду, совершенствуя бизнес-процессы. Учёт рабочего времени – не стал исключением. На выбор управленцев – масса инструментов, способных дать представление о дисциплине в организации и структуре дня каждого сотрудника. Рассмотрим в подробностях два основных – систему контроля и управления доступом (СКУД) и систему учёта рабочего времени (СУРВ).
Сколько бы ни говорили о мотивации, прокрастинация то и дело захлёстывает, то одного, то другого специалиста в команде, хуже – когда в такое состояние погружается целая группа сотрудников. По данным опроса работников отечественных компаний, большинству из них знакомо состояние, когда приходится заставлять себя трудиться – в этом признались 86% опрошенных. Здесь же сотрудники рассказали, что делают, когда приниматься за задачи лень:
-
смотрят новостные ленты – 51%;
-
лежат/сидят и ничего не делают – 17%;
-
погружаются в просмотр видеороликов/сериалов/кино – 15%;
-
играют в игры – 7%;
-
бесцельно двигают курсор по экрану, пытаясь сосредоточиться – 4%;
-
переписываются в мессенджерах – 3%;
-
смотрят фото/мемасики – 3%.
Список выглядит как чек-лист признаков ничего не делающего сотрудника. И видя такое положение, руководитель может серьёзно задуматься над тем, чтобы начать отслеживать реальную занятость своих подчинённых.
Самые популярные помощники в этом деле – системы контроля и управления доступом или системы учёта рабочего времени. И то, и другое – технологические, программные решения, которые внедряются в компании и показывают с определённой степенью детализации и фокусом на каких-то аспектах деятельности занятость специалистов.
Учет рабочего времени по СКУД
Системы контроля и управления доступом – это набор инструментов и процессов, которые используются для точного учёта посещаемости, рабочего времени сотрудников и управления командой. Они призваны автоматизировать и оптимизировать процесс отслеживания дисциплины, устраняя необходимость в ручных методах, таких как, например, бумажные журналы или составление табелей в Excel.
Организовать контроль и управление доступом в компании можно разными способами. В основе непременно будет пропускной пункт, а дальше – многое зависит от возможностей и желаний руководства.
СКУД можно отличаться по способу фиксации доступа. В качестве пропуска могут выступать:
-
бесконтактные считыватели – знакомые многим пропускные карты, которые сотрудник прикладывает к блоку на входе;
-
биометрические терминалы. В таком случае специалисты «предъявляют» свои персональные черты – например, прикладывают палец, чтобы считался его отпечаток, или встают к специальному экрану, чтобы отсканировалась радужка глаза;
-
автоматическая видеофиксация с синхронизацией данных, когда система сама считывает с видеокартинки лица сотрудников и сохраняет эту информацию. Прикладывать и предъявлять ничего не нужно, но в системе остаётся отметка о времени прохождения через пропускной пункт.
По степени локализации системы контроля и управления доступом тоже разнятся: в одних компаниях их устанавливают только на входе, в других, где важно понимать и разграничивать доступ к внутренним помещениям, пропуск в том или ином виде может требоваться для входа в отдельные кабинеты/лаборатории.
Однако, независимо от способа организации СКУД, конечная цель одна и та же — сделать процесс учёта рабочего времени более простым и эффективным.
Плюсы и минусы СКУД
Простой, точный и эффективный учёт рабочего времени сотрудников – далеко не единственная цель, которую может преследовать руководство при внедрении СКУД. Система контроля и управления доступом способна помочь организации во многих других отношениях.
-
Эффективное отслеживание дисциплины в компании
Одно из основных преимуществ системы контроля и управления доступом – способность точно отслеживать посещаемость сотрудников, поскольку специалист буквально должен пройти через эту систему, чтобы добраться до своего рабочего места и начать свой день. СКУД фиксирует время, когда сотрудник заходил в организацию. Чтобы покинуть компанию, необходимо тоже предъявить пропуск, поэтому регистрируется и время отсутствия специалиста. Так реализуется механизм отслеживания общего времени присутствия сотрудника. Кроме того, организации могут использовать эту же функцию для отслеживания сверхурочной работы. Это помогает вести точный учет посещаемости сотрудников, оптимизировать начисление заработной платы и обеспечивать их соответствие требованиям.
-
Повышение безопасности
Проникнуть в компанию при наличии качественной СКУД – сложно. А возможность организации «точечного» доступа к важным помещениям помогает разграничить полномочия и фиксировать время, проведённое в указанной зоне отдельным сотрудником. Это также предотвращает доступ сотрудников без необходимых полномочий к областям с конфиденциальными данными.
-
Улучшение ответственности сотрудников
Благодаря системе контроля и управления доступом сотрудники несут ответственность за своё присутствие и пунктуальность. Это создаёт культуру дисциплины и поощряет пунктуальность персонала. Кроме того, поскольку системы контроля доступа к посещаемости обычно интегрированы с системой начисления заработной платы, у сотрудника меньше шансов исказить свои результаты. Всё это приводит к повышению дисциплины и снижению прокрастинации в коллективе.
При всех плюсах использования СКУД, системы этого класса обладают и несколькими недостатками, которые, возможно, даже перевесят при выборе системы контроля персонала.
Первый, и самый значимый для управленцев – СКУД не предоставляют подробной информации о структуре дня специалиста. Да, понятно, во сколько сотрудник пришёл на работу. Но что он делал в стенах, остаётся тёмным пятном в истории дня. А между прочим, 67% специалистов отечественных компаний подрабатывают, многие – прямо на своём основном трудовом месте. Даже после внедрения СКУД со временем приходит мысль, что достаточно просто вовремя прийти на работу.
Второй недостаток появился с приходом удалённых форматов взаимодействия – СКУД нацелены на учёт офлайн, когда персонал работает непосредственно в офисе. С учётом того, что в общей сложности 32% компаний используют аутсорс, а многие и после окончания пандемии оставили как минимум гибридный формат взаимодействия со своими сотрудниками, системы контроля и управления доступом отчасти теряют свою актуальность.
СУРВ – система учета рабочего времени
Системы учёта рабочего времени в своей основе имеют несколько другие подходы. Они концентрируются на внутреннем содержании рабочего времени, учитывают, чем именно занимается сотрудник в течение дня. При этом и другие аспекты рабочих процессов не остаются за бортом понимания и мониторинга. Для их внедрения не требуется установка пропускных пунктов, СУРВ – это программные инструменты. Например, система учёта рабочего времени CrocoTime опирается на данные от агентов мониторинга, которые устанавливаются на персональные компьютеры специалистов и собирают данные об их активности. Под наблюдение попадает каждая минута рабочего дня без исключения.
Плюсы и минусы СУРВ
Помимо более упрощённого внедрения, которое по сути заключается только в приобретении софта и налаживании программы специалистами вендора, у системы учёта рабочего времени масса преимуществ:
CrocoTime работает незаметно для персонала, не отвлекает и не нагружает дополнительными обязанностями по написанию отчётности;
-
система контролирует дисциплину – сама включается вместе с ПК сотрудника, фиксируя время начала трудового дня, отключается также, когда компьютер завершает сеанс – в этот момент ставится точка в учёте рабочего времени;
-
мониторинг длится непрерывно, учитывает все отвлечения и простои – когда специалист покидает своё рабочее место, а клавиатура и мышь перестают использоваться, система фиксирует паузу;
-
программа детально анализирует все ресурсы, которые использует в своей работе персонал. Заданные в настройках продуктивными и непродуктивными сайты разделяются, попадая либо в часы работы, либо в часы отвлечений. Праздное времяпрепровождение за ПК становится очевидным;
-
широкие возможности настройки под задачи каждой отдельной компании в зависимости от её специфики. CrocoTime позволяет учесть все особенности даже каждого сотрудника – например, тонко настроить продуктивные и непродуктивные сайты, ведь они будут сильно отличаться в зависимости от специальности. Для SMM-специалиста соцсети – необходимый инструмент, а для бухгалтера – явное отвлечение;
-
аналитика работы персонала и бизнес-процессов компании. CrocoTime предоставляет собранные данные в виде наглядных графиков и диаграмм: сравнивает время работы сотрудников с одинаковыми должностными обязанностями, показывает «узкие места» в работе компании, взаимодействии коллег и т.д.;
-
готовые табели учёта рабочего времени, созданные на основе статистики CrocoTime, облегчают процесс начисления заработной платы и помогают разумно расходовать и экономить фонд оплаты труда;
-
исключительная лояльность. Изначально система CrocoTime задумывалась как инструмент управления рабочего времени и совершенствования его использования, поэтому компания-разработчик отказалась от всех видов шпионских функций – скриншотов, записей разговоров, удалённого подключения к ПК персонала. В то же время, возможности интеграции позволяют достоверно собирать статистику занятости – если специалист говорил по телефону с клиентом или присутствовал на запланированной встрече, совещании, планёрке, это будет отражаться в итоговой шкале.
Такой подход нивелирует тот, пожалуй, единственный недостаток систем учёта рабочего времени – зачастую персонал негативно воспринимает известие о внедрении такого способа учёта рабочего времени. Как раз лояльный подход и прозрачность CrocoTime позволяют с лёгкостью преодолеть эту ситуацию и показать пользу системы не только для руководства, но и для самих сотрудников. Ведь видимыми становятся все оправданные переработки, заинтересованность, использование положительных практик специалистов.
Несомненное преимущество СУРВ – возможность опробовать софт прежде, чем основательно внедрять его в бизнесе. С CrocoTime можно провести мониторинг фокус-группы в течение 14 дней абсолютно бесплатно.