Нравится это или нет, но чаще всего сотрудники, работают не так много, как предполагает трудовой договор и хотелось бы руководству. Когда все развлечения и общение находятся практически у нас под рукой – в онлайне – перед этим трудно устоять. Пара минут в социальной сети, пара слов в коридоре с коллегой, беглый взгляд на последнюю статью на любимом сайте, а потом сообщение от друга в мессенджере, которое вроде бы тоже займёт пару минут… Прежде чем приходит осознание, куда ушло время, рабочие часы заканчиваются… Однако есть способы, с помощью которых можно бороться с этой тенденцией, не переходя личные границы и не блокируя веб-сайты, и естественным образом повышая производительность персонала.
Сколько реально сотрудники работают за компьютером?
Большинство руководителей живут в беспокойстве за своё дело. Это вполне объяснимо: когда на кону бизнес, есть из-за чего переживать. При этом почти четверть из них называют основной причиной беспокойства работу подчинённые. И это тоже вполне объяснимо. Дело даже не в том, что топ-менеджеры не умеют делегировать и считают, что лучше них с задачами не справится никто. Дело в том, что они подозревают, что персонал отдаётся работе не на 100%.
В этом признаются и сотрудники. Отвлекающих факторов на работе – масса. 91% работников российских компаний тратят своё рабочее время на явно непрофильные занятия. 33% опрошенных на отвлечения тратят в среднем 2 часа от положенных рабочих, еще четверть участников опроса занимаются посторонними делами примерно час, еще почти столько же – 3 часа, 11% – меньше часа. Получается, что опасения руководителей оправданы – полноценно отрабатывают своё рабочее время единицы из персонала. Среди самых «вредных» тайм-киллеров – те, что связаны с использованием компьютера:
-
изучение новостной повестки в Интернете – 44%;
-
электронная почта – 42%;
-
личные чаты в мессенджерах – ещё 42%;
-
каналы в Telegram – 33%;
-
покупки в Интернет-магазинах – 21%;
-
Интернет-сёрфинг – 13%;
-
социальные сети – 10%;
-
игровые приложения – 5%.
Кроме того, с развитием дистанционного формата работы, импульс которому придала пандемия covid-19, стало легко найти подработку на удалёнке. И сотрудники пользуются этой возможностью. Причем, не отказываясь от основной работы. 65% работающих специалистов признаются, что подрабатывают прямо под носом руководства. И 22% из них говорят, что такое совмещение негативно сказывается на выполнении основных задач.
Получается, что контроль рабочего времени за компьютером – мера оправданная.
Как выявить видимость работы у сотрудников?
Все работают, а результаты оставляют желать лучшего. Ситуация, которая вызывает недоумение руководства. Одна из причин при таком раскладе – кто-то из персонала работает, а кто-то только создаёт видимость. Конечно, можно присмотреться, чтобы выявить псевдопродуктивных сотрудников. Что может стать «маячком»:
-
излишняя активность. Такой сотрудник всё время занят – бойко говорит по телефону, буквально бегает по офису, без устали стучит по клавиатуре, а на компьютере всегда открыта куча очень нужных вкладок. На совещаниях этот специалист всегда высказывается, редко по делу, но ему есть что предложить. Глядя на него изначально и мысль не закрадывается, что всё это – «лишние телодвижения», которые по факту не дают никаких результатов;
-
дублирование. На счету такого сотрудника – минимум полностью самостоятельно выполненных задач. Он выступает консультантом, помогает на различных этапах выполнения задачи или работы над проектом. Вроде не совсем бесполезен, но и ощутимых результатов не даёт;
-
всеобщая любовь. Такой сотрудник – душа коллектива. Лояльное отношение, как правило, заслуживает выполнением небольших личных и не относящихся к работе услуг, а потом, благодаря завоёванной любви, умело делегирует свои обязанности коллегам.
Однако эти признаки могут быть довольно обманчивыми. Например, к сотруднику могут действительно хорошо относиться коллеги, но при этом он сам выполняет все свои задачи. В таком случае обвинения будут беспочвенными, что рождает риск потери настоящего специалиста. Гораздо эффективнее в принятии управленческих решений опираться на достоверные данные, которые можно получить, организовав контроль работы персонала.
Методы контроля работы сотрудников
Контроль сотрудников на рабочем месте может быть спорным, но статистика говорит сама за себя: компании, которые используют инструменты мониторинга занятости персонала, говорят о повышении производительности. Само осознание, что за рабочими часами следят, дисциплинирует и заставляет думать больше о работе. Что же можно сделать, чтобы понять, чем занимаются сотрудники на своих рабочих местах?
Установить видеонаблюдение. Современные видеосистемы позволяют приблизить съёмку настолько, что станет видно, чем занимается сотрудник на его ПК. Однако такой подход вызывает, как правило, массу негативных реакций со стороны персонала. Кому захочется быть под прицелом «большого брата»?
Ввести обязательную отчётность. Практика довольно частного применения: сотрудники в установленные сроки и с заданной периодичностью сдают отчёты о проделанной работе, например, раз в месяц, раз в неделю или ежедневно. Такой подход вполне может мотивировать к более ответственному отношению к работе, однако есть пара «подводных камней». Во-первых, точность и правдивость таких отчётов можно поставить под сомнение – вдруг специалист захочет приукрасить свои заслуги или впишет в свой отчёт задачу, которую на самом деле выполнял коллега? Во-вторых, написание отчётов отнимает время, которое специалист может потратить с большей пользой. В-третьих, руководитель обязательно должен проверять отчётность, иначе смысл такого контроля теряется вовсе. А это тоже – дополнительные трудовые часы, которые будут больше полезны для стратегического планирования.
Назначить аудитора. Этот человек должен, не вмешиваясь в рабочий процесс, вести учёт потраченного специалистами времени. Но на практике получается, что такое заглядывание через плечо демотивирует больше, чем приносит положительного эффекта для продуктивности.
Проводить периодические опросы в коллективе. Этот метод основан на методике «360 градусов», когда о сотруднике и его успехах высказываются коллеги. Здесь есть шансы получить понимание занятости каждого в коллективе, но влияние могут оказать межличностные отношения. Например, раскрыть всё того же «любимца публики», который на самом деле не приносит пользы компании, будет довольно сложно. И наоборот, если специалист действительно работает, но не получил всеобщей любви коллектива, его репутацию могут неоправданно запятнать.
Внедрить программные инструменты мониторинга. Это один из самых современных и непредвзятых способов понять, чем занимаются сотрудники за компьютерами. Масштабы контроля зависят от категории выбранного ПО. Например, обычные тайм-трекеры, которые специалисты должны самостоятельно включать и выключать, работая над конкретной задачей, безусловно, уступят в качестве информации, которую предоставит полноценная автоматизированная система мониторинга занятости персонала.
Автоматический контроль работы за компьютером
Автоматический контроль работы за компьютером гарантирует два безусловных плюса, которые не дают другие методы контроля. Первое – это непредвзятость полученной информации. Программные инструменты работают самостоятельно, собирая данные из рабочих систем компании, без вмешательства сотрудников и руководства, а значит, человеческий фактор полностью исключается. Второе – это отсутствие необходимости отвлекаться на мониторинг. Раз система работает сама, то персонал может спокойно заниматься рабочими вопросами, не беспокоясь, что что-то будет упущено.
Одна из таких систем, которая позволяет организовать ненавязчивый и в то же время эффективный контроль – CrocoTime. Агенты программы устанавливаются на рабочие ПК сотрудников и в тихом режиме, не снижая производительность работы техники, собирают данные и ведут статистику. Что попадает в поле зрения софта:
-
время начала и окончания работы – система ведёт учёт рабочего времени параллельно с работой за ПК, не требуя от специалиста запуска программы;
-
время отвлечений – пауза в статистике появляется, когда от периферийных устройств не поступает сигнал дольше 5 минут;
-
некомпьютерная занятость – система учитывает звонки по телефону или видеосвязи, совещания, планёрки, встречи с клиентами за счёт широких возможностей интеграции с другими системами и корпоративными приложениями;
-
программы и сайты, использованные в течение рабочего времени – в настройках системы можно указать, какие из ресурсов считаются нужными для работы, а какие – отвлечениями. Таким образом не требуется блокировка сайтов и приложений, просто в статистику будет отражаться только время использования профильных.
По сути ни одна минута обозначенного в трудовом договоре времени не остаётся за пределами мониторинга системой CrocoTime. Более того, часы переработки тоже учитываются. Кроме того, программа обладает широкими аналитическими возможностями: сравнивает загруженность специалистов и отделов, дублирует структуру компании и показывает взаимодействие подразделений, а в случае критических отклонений подаст сигнал на почту руководителя, чтобы ситуация не дошла до критической.
При всей кажущейся строгости CrocoTime – одна из самых лояльных программ на рынке софта для контроля рабочего времени персонала. Разработчики сознательно лишили свой продукт всех «шпионских» функций. Так что сотрудники могут быть спокойными за сохранность личных данных, уверенными в том, что подслушивать и подсматривать за ними не будут. А любой руководитель будет уверен, что мониторинг организован в соответствии с законом.
Понять, что CrocoTime – действенный инструмент контроля работы сотрудников за компьютерами легко, опробовав 14-тидневную версию бесплатно.