В идеальном рабочем мире сотрудник приходит на своё рабочее место, сразу погружается в профессиональные задачи, трудится ровно до обеда, а после паузы снова возвращается к выполнению своих обязанностей. Однако реальная картина трудовых будней сильно отличается от образцовой. Отследить, как на самом деле использует рабочее время персонал, на первый взгляд, задача не самая простая – одни сотрудники могут искусно имитировать свою исключительную занятость, другие прокрастинируют неосознанно. Как контролировать рабочее время с пользой для общего дела, но без излишнего напряжения – рассказываем в этой статье.
Для начала обратимся к цифрам, чтобы понять, что проблема нецелевого использования рабочих часов – проблема невыдуманная. В недавнем опросе рекрутингового портала каждый второй (!) сотрудник признался, что не может сосредоточиться на рабочих делах. И как раз всегда под рукой Интернет, который предлагает массу вариантов отвлечься. Главным таймкиллером рабочего времени, по результатам того же исследования, почти пятая часть опрошенных назвала мессенджеры, где активно идут личные переписки. Ещё 15% тратят рабочее время на изучение ленты новостей. Не так много приверженцев у других способов отвлечься онлайн, но всё же: активность в социальных сетях назвали 5% участников опроса, бесцельные переходы от ссылки к ссылке в Интернете – 4%, игры и просмотры различного видеоконтента не по теме работы – по 2%.
Не меньше вариантов для отвлечений и в офлайне:
-
частные беседы по телефону назвали причиной нецелевого использования времени 11% опрошенных;
-
проблемы с техническим обеспечением, которое подводит и тормозит работу – ещё 11%;
-
помогают коллегам, отвлекаясь от собственных задач, 8%;
-
долгие и множественные планёрки отвлекают ещё 8% участников исследования;
-
перекуры – 4%;
-
самоанализ – 3%.
Более того, 65% сотрудников российских компаний подрабатывают на стороне в своё основное рабочее время, и почти четверть из них открыто признаётся, что такое совмещение негативно сказывается на результатах работы.
Получается, что, пустив вопрос контроля рабочего времени на самотёк, работодатель получает крайне малоэффективную команду, и применение инструментов отслеживания занятости персонала – мера необходимая, даже вынужденная. Остаётся только определиться, каким образом вести мониторинг работы штата. И тут есть варианты.
Оффлайн методы контроля рабочего времени
Контроль рабочего времени – идея не новая. Ещё в древнейшие времена наниматели отслеживали реальные рабочие часы и платили исключительно за них. С тех пор варианты контроля офлайн претерпевали изменения, но по своей сути остались прежними:
-
журналы учёта. Этот метод может быть реализован в двух вариантах. Первый – сотрудники, приходя на работу, самостоятельно ставят отметку о начале рабочего дня в журнале, который находится в общем доступе, а покидая стены компании, расписываются с указанием точного времени окончания трудового дня. Второй применяют с использованием дополнительной штатной единицы – вахтёра. Этот человек находится на проходной предприятия и заносит отметки о времени прихода и ухода каждого сотрудника в журнал;
-
входной автоматизированный контроль. В этом случае отметки о начале и окончании рабочего времени делают системы – турникеты или СКУД. Информация выгружается с определённой периодичностью;
-
контроль на рабочих местах. Реализуется этот метод с привлечением дополнительного сотрудника. Этот человек в течение рабочего дня ходит по кабинетам и отмечает, чем и в какое время занят каждый из команды. Контроль на рабочих местах можно также возложить на руководителей отделов и подразделений компании, тогда начальник делает отметки и сдаёт информацию вышестоящему управленцу;
-
самоконтроль. Нередко в обязанности каждого сотрудника входит сдача отчётности по результатам своей работы. Такие доклады специалисты делают с заданной руководителем периодичностью – ежедневно, раз в неделю, раз в месяц и т.д. Как правило, от сотрудника требуется максимально точно и чётко расписать, в какое время чем именно он был занят.
Минусы и плюсы
Главный и едва ли не единственный плюс офлайн-методов учёта рабочего времени – это бюджетность. Ежедневные отчёты от подчинённых не будут стоить компании ни копейки, если не брать в расчёт, что трать на них будут те же оплачиваемые часы. Однако дополнительная штатная единица, тот же вахтёр, или установка пропускной системы уже нивелируют этот единственный плюс. Минусов, к сожалению, гораздо больше:
полнота информации. В большинстве офлайн-методы контроля предоставляют данные о начале и окончании рабочего времени сотрудников. То, что происходит в границах рабочего дня – остаётся за гранью точного понимания. А между тем, специалист может быть очень пунктуальным, однако на рабочем месте – больше читать новости в соцсетях, чем выполнять свои непосредственные рабочие задачи;
объективность. Сам по себе контроль затеивается ради получения достоверной информации о занятости персонала. Однако если сотруднику предоставлено право самостоятельно отчитываться о своей занятости, кто гарантирует, что он не приукрасит свои заслуги? А вахтёр или начальник отдела по дружбе может поставить нужное время;
трудозатратность. Контроль ради контроля – идея заведомо провальная. Если никто не смотрит отчёты, то можно писать в них что захочется. Анализ рапортов подчинённых требует времени, которое у руководителя, как правило, на вес золота, потому что всегда есть задачи более глобальные – развитие бизнеса, стратегии управления, коммуникации с партнёрами;
напряженность. Если к пропускному контролю персонал относится с привычным пониманием, то наличие «надзирателя», который постоянно ходит и заглядывает через плечо, выясняя, чем именно занят специалист, вызывает в большинстве негативные эмоции. Кому понравится быть постоянным объектом наблюдения? Атмосфера в коллективе в таких случаях чаще всего становится напряженной, а это точно не способствует совершению трудовых подвигов.
А общем и целом, резюмируя, главный недостаток офлайн-контроля – его малая эффективность: контроль вроде бы есть, но полного понимания занятости сотрудников не даёт, отнимая лишь время и ресурсы. Поэтому прогрессивные компании, нацеленные на развитие и повышение эффективности работы, выбирают онлайн-контроль.
Онлайн методы контроля рабочего времени
На сегодняшний день сложно представить компанию, которая не использовала бы в работе компьютеры, не была подключена к сети Интернет. Даже производственные предприятия идут по пути цифровизации и оснащаются оборудованием и станками с программным обеспечением, которое позволяет управлять процессами онлайн. Помня о том, что присутствие на рабочем месте ещё не означает работу, руководители концентрируются на онлайн-методах контроля, которые помогают вести учёт рабочего времени в компании непрерывно, непредвзято и лояльно. Осуществляют онлайн-контроль с помощью программных инструментов, которые внедряются в IT-инфраструктуру компании. К таким инструментам, относят несколько типов программного обеспечения:
-
тайм-трекеры. Вид довольно простого ПО, при использовании которого сотрудник должен включать и отключать счётчик времени, когда работает над той или иной задачей. Такое программы могут быть реализованы самостоятельно или входить в состав более масштабного ПО. Но в любом случае, при анализе результатов стоит брать во внимание возможные погрешности, которые могут быть связаны с элементарной забывчивостью специалиста;
-
системы мониторинга рабочего времени. Это программные инструменты с более глобальным подходом к учёту рабочего времени. Как правило, после настроек они не требуют вмешательства со стороны персонала и руководства, работают полностью самостоятельно и берут во внимание каждую минуту в рамках обозначенного рабочего дня.
Автоматический учет рабочего времени
Автоматический учёт рабочего времени – самый современный способ узнать, как используют рабочее время сотрудники, и буквально ключ к пониманию внутренних бизнес-процессов компании. Один из инструментов, способных организовать автоматический мониторинг работы персонала – система CrocoTime. Агенты программы устанавливаются на ПК работников, тонкие настройки позволяют учесть специфику любого бизнеса, далее система работает полностью самостоятельно:
-
отмечает границы рабочего времени каждого сотрудника, заменяя СКУД, вахтёров и бумажные журналы;
-
учитывает время простоев, когда сотрудник отходит от своего рабочего компьютера – так становятся очевидными долгие перекуры, праздные разговоры с коллегами и постоянные телефонные переговоры не по рабочим вопросам;
-
фиксирует причины нецелевого использования времени – те самые сайты и ресурсы, которые сами сотрудники чаще всего называют в числе главных таймкиллеров. Соцсети, видеохостинги, мессенджеры – система с точностью до секунды отметит время, потраченное сотрудником без пользы для работы. Справедливости ради стоит отметить, что разделить ресурсы на продуктивные и непродуктивные можно в настройках системы, чтобы учесть потребности в ресурсах каждого специалиста. Например, социальные сети для контент-менеджера – необходимый инструмент в работе, а для инженера – скорее всего, отвлечение;
-
гарантирует объективность данных. Вся работа системы происходит в фоновом режиме, без вмешательства подчинённых и руководства. На выходе – только точная, непредвзятая информация о работе сотрудников;
-
автоматически анализирует собранную информацию. CrocoTime в конечном итоге предоставляет проанализированные данные руководителю. Все успехи и недочёты команды видны на графиках и диаграммах;
-
помогает держать руку на пульсе. Система отправляет уведомления на почту руководителю, если в работе компании случается критичное отклонение от установленных регламентов.
Тем не менее при всех возможностях программы, которые позволяют получить максимально полную картину распределения рабочего времени персонала, CrocoTime делает это лояльно, не вторгаясь в личное пространство специалистов. Система не подслушивает, не подсматривает, не делает периодических скриншотов и не перехватывает сообщения и письма на электронную почту. Это гарантирует сохранение здоровой атмосферы в коллективе.