Правильное управление временем – важнейший элемент успеха, независимо от того, в какой сфере работает бизнес. Несмотря на то, что сейчас многие компании делают акцент на силе человеческого капитала, именно понимание, куда уходит рабочее время – залог успеха на современном рынке. И всё же многие тратят его впустую. Что такое фотография рабочего дня, как она помогает грамотно распределять ресурсы и каким образом использовать этот инструмент для максимального эффекта – рассказываем в этой статье.
Что такое фотография рабочего дня?
Фотография рабочего дня (ФРД) – это инструмент контроля рабочего времени. Применять его можно в любой компании: фиксировать трудозатраты можно и для офисных сотрудников, работающих за ПК, и для работников ручного труда, для целых коллективов, отделов, департаментов и персонально к отдельным специалистам в случае необходимости.
В зависимости от целей, которые преследует работодатель, можно проводить фотографию рабочего дня:
-
комплексно, когда оценке поддаются все без исключения внутренние процессы компании, весь персонал. Такую фотографию рабочего дня используют для формирования понимания, как специалисты влияют на процесс работы, как взаимодействуют между собой сотрудники, как и какая техника используется в работе, и каким образом каждый из этих моментов отражается на временных затратах, где появляются простои, отклонения от заложенных алгоритмов. В итоге руководитель получает возможность скорректировать рабочие процессы, чтобы повысить общую эффективность компании и сократить временные издержки;
-
в группе, когда срез делается по сотрудникам, принимающим участие в одном процессе. Здесь основной акцент – на взаимодействии и слаженности работы в команде, оценке нагрузки и степени участия в процессе каждого специалиста. Такая фотография рабочего дня помогает скорректировать персональную нагрузку, правильно распределить обязанности внутри команды;
-
индивидуально, когда в фокусе исследования рабочего времени находится конкретный специалист. В этом случае основной задачей становится изучение распределения времени на задачи одного сотрудника – сколько времени он тратит на выполнение своих обязанностей, сколько отвлекается. В результате формируется картина занятости одного члена команды, становятся очевидными временные потери, а в глобальном масштабе появляется возможность скорректировать нагрузку на специалиста и подстегнуть его работоспособность и эффективность.
Все эти варианты фотографии рабочего дня можно проводить несколькими способами: с привлечением сторонних ресурсов – человеческих и технологических. Если говорить о последнем формате – индивидуальной фотографии рабочего дня, то стоит отметить, что её можно получить посредством самостоятельного предоставления данных сотрудником. Это так называемся самофотография рабочего дня, когда специалист сам составляет график своей занятости. Например, в табличном варианте записывает время и что он в это время делал.
Отметим, что в принципе ФРД можно формировать непрерывно, то есть отмечая занятость в каждую минуту обозначенного в регламенте компании рабочего времени, и выборочно (такая техника называется маршрутной), когда отмечается время, потраченное на выполнение одной задачи, подзадачи или операции.
Теперь переходим к самому интересному: как на деле организовать фотографию рабочего дня. На самом деле вариантов два: вручную или в автоматическом режиме. Как это может выглядеть:
-
ФРД вручную.
Ручной сбор информации для формирования фотографии рабочего дня можно поручить самому специалисту или возложить эту обязанность на одного из сотрудников или пригласить специального человека.
Как это выглядит: специалист самостоятельно отмечает, чем в какое время и как долго занимался в свои рабочие часы. Если функция возложена на кого-то в коллективе или приглашённого эксперта, то этот человек в течение дня должен фиксировать поминутно занятость коллег/работников. Даже звучит сложно и трудозатратно – поэтому этот метод постепенно «отмирает». Кроме того, у него есть масса и других недостатков:
-
самофотография отнимает рабочее время специалиста, которое он мог бы потратить с большей пользой для компании. А если взять за правило фиксировать свою занятость в моменте, то здесь поджидает другой опасный момент – постоянные отвлечения снижают уровень концентрации, а значит, и эффективность работы;
-
приглашённый специалист будет стоить дополнительных денег, а его наличие чаще всего накаляет обстановку в коллективе, ведь никому не приятно становиться объектом постоянной слежки;
-
достоверность собранных данных оставляет вопросы. При самофотографии есть риски, что сотрудник, например, элементарно забудет отметить выполнение какой-то задачи или, зная, что результат не дотягивает, может прикрасить собственную занятость. Даже для стороннего наблюдателя человеческий фактор никто не отменял;
-
сложность анализа. Данные сами по себе, без хорошей аналитики, будут бесполезны. Вся ценность – в оценке и правильных выводах. Проводить анализ при ручном методе тоже придётся вручную. А здесь могут оказать влияние и тот же человеческий фактор, и взаимоотношения между человеком, который проводит анализ, и объектом анализа.
-
Автоматическая ФРД.
Автоматизация захватывает все отрасли. Исключительно на ручном труде быть конкурентоспособными не получится. Автоматический сбор статистики для формирования фотографии рабочего дня – ключ к пониманию внутренних бизнес-процессов и их совершенствованию для повышения эффективности работы бизнеса в целом. Использование инструментов автоматизации в управлении рабочим временем уже давно оценили управленцы. Потому что специализированные программы не подвержены ошибкам, не учитывают межличностные отношения в коллективе, какими бы они не были, не тратят время персонала на составление отчётов и предоставляют готовый результат, опираясь исключительно на факты.
Для чего нужна фотография рабочего дня сотрудников?
Фотография рабочего дня даёт исчерпывающую информацию о положении дел в компании. С её помощью можно найти ответы на самые важные вопросы для бизнеса:
-
Какие операции отнимают больше всего времени?
-
Где возникают потери времени?
-
Какие операции не приносят ощутимой пользы, лишь растрачивая дорогостоящие часы впустую?
-
Насколько эффективно работает каждый специалист, справляется ли с возложенными на него обязанностями?
-
На что в большей степени тратят свои рабочие часы сотрудники компании?
-
В чём причины возникающих отклонений от регламентов и прописанных сценариев?
-
Актуальны ли регламенты и установленные нормы?
-
Какие изменения в рабочих процессах принесут максимальную пользу бизнесу?
Ответы на эти вопросы, которые предоставляет фотография рабочего дня, способны в корне изменить положение дел в компании, наметить новые подходы к организации внутренних бизнес-процессов, усовершенствуя работу персонала.
Автоматическое составление фотографии рабочего дня
Автоматически составляют фотографию рабочего дня специализированные программные инструменты – системы учёта и мониторинга рабочего времени. Агенты таких программ устанавливают на рабочие станции сотрудников, информация собирается без участия персонала. Собранные данные анализируются тоже в автоматическом режиме – в итоге руководитель получает готовую, сводную информацию о реальном положении дел в компании.
Автоматический учет рабочего дня персонала
Одна из таких программ, формирующих фотографию рабочего дня персонала, – CrocoTime от отечественного вендора, компании Инфомаксимум, которая занимается совершенствованием бизнес-процессов в бизнесе. Эта система учёта и мониторинга рабочего времени персонала охватывает весь рабочий процесс:
-
показывает время начала и окончания работы каждого в команде. Система включатся и отключается вместе с компьютером сотрудника;
-
внутри рабочего отрезка фиксирует все действия без исключений – так становятся очевидными любые отвлечения, причём не только когда сотрудник совсем покидает своё рабочее место, но и если специалист занимается личными делами за ПК;
-
делит используемые программы и ресурсы на продуктивные и непродуктивные. Всем знакома ситуация, когда, находясь за компьютером, сотрудник сосредоточен явно не на рабочих задачах. Переписки в мессенджерах, просмотр сериалов в Интернете и роликов на видеохостингах порой отнимают до 2 часов полезного для работодателя времени. CrocoTime заметит всё;
-
самостоятельно анализирует собранные данные, создаёт наглядные графики и диаграммы;
-
сигнализирует руководителю, если действия сотрудника критически отклоняются от заданных регламентов.
Стоит отметить, что CrocoTime – одна из немногих систем учёта рабочего времени, которая собирает данные лояльно, не вторгается в личное пространство специалистов, не перехватывает сообщения на электронную почту, в чатах и мессенджерах, не делает скриншотов и записей экрана, не подключается к наушникам и микрофонам. При этом справедливо фиксирует занятость вне компьютера, если специалист участвовал в запланированных планёрках и встречах. Но в итоге формирует полную и точную фотографию рабочего дня, где детально отражается каждая минута рабочего времени каждого сотрудника компании.
Система CrocoTime – идеальный инструмент формирования фотографии рабочего дня, который не отнимает дополнительное время, наоборот, позволяет его экономить при мониторинге рабочего времени персонала, а в долгосрочной перспективе помогает совершенствовать внутренние процессы любой компании.