Незаметные пожиратели времени: как их обнаружить?

img-imperceptible-loss-of-time
Многие сотрудники в конце рабочего дня удивляются: на что могло уйти столько времени? Рабочий день только начался и уже закончился. Оказывается, главные пожиратели времени у ответственных работников – совещания и электронная почта. И это подтвердило исследование.

Вы ведете учет отработанного времени с помощью системы CrocoTime, но эффективность труда персонала все равно вызывает вопросы? Обратите внимание, не уходит ли много времени у сотрудников на рабочие встречи и проверку электронной почты. Для этого существуют специальные технологии, которые позволяют анализировать заголовки писем и записи в электронных записных книжках.

В 2013 году компания Seagate Technology задалась вопросом, как ее сотрудники используют рабочий день, и провели исследование. В ходе него была проанализирована деятельность 7600 сотрудников. В нескольких рабочих группах обнаружилось, что на их совещания уходит более 20 часов в неделю. Консалтинговая организация-партнер отправила в Seagate 3700 электронных писем, которые отняли 8000 часов у 228 сотрудников компании.  Начните вести автоматизированный учет отработанного времени и, возможно, масштабы потерь в вашей компании удивят не меньше. С тех пор в Seagate сократили количество рабочих встреч и совещаний, а также прекратили сотрудничество с консалтинговыми фирмами, которые требуют слишком много времени и внимания.

Сколько времени у сотрудников остается на работу

Это исследование потребовало много часов и труда, ведь нужно было изучить и проанализировать заголовки десятков тысяч электронных писем и не меньше записей электронных органайзеров. Это потребовало детального учета отработанного времени: где, когда и как происходит общение между сотрудниками компании. Исследование получилось действительно масштабным. Однако проанализировать деятельность своих сотрудников и вести постоянный учет отработанного времени можно и с меньшими усилиями, просто доверив это системе CrocoTime: она покажет, сколько персонал работает за компьютером, каковы промежутки некомпьютерного времени, какая часть времени тратится непродуктивно или непрофильно.

В ходе исследования выявились рекордсмены по краже чужого времени: некоторые начальники забирали у коллег и подчиненных 400 часов в неделю. Это равносильно работе 10 сотрудников в течение недели. На что уходили эти часы? На чтение писем от менеджера и высиживание на рабочих встречах и совещаниях. При этом некоторые сотрудники тратили до 8 часов рабочего времени в неделю на посещение собраний, на которых они были не нужны. Не меньше времени у подчиненных уходило на чтение и ответы на электронные письма, которые можно было бы пропустить. В результате детального учета отработанного времени на собственные обязанности у работника оставалось около 11 часов в неделю.

Когда рабочая почта становится вредной

У некоторых работников есть привычка вставлять в копию письма большое количество коллег, вместо того, чтобы ответить конкретному собеседнику. Это напрасно отвлекает и съедает кучу времени. Еще одна вредная привычка – приглашать на совещания слишком много людей, которые не имеют отношения к вопросу и никак не могут повлиять на решение.

Учет отработанного времени убедительно доказывает, что один час впустую потраченного времени каждого сотрудника для всей организации приобретает угрожающие масштабы – это уже сотни использованных неэффективно часов.

Чтобы экономить время на переписке, нужно отказаться от надуманной вежливости и сократить количество ответов на те письма, которые этого не требуют. Ведь часто ответ мотивирован не рабочей потребностью, а чувством долга и страхом прослыть «невежливым».

Часто топ-менеджеры  гордятся своей чрезмерной загруженностью и трудной работой, но стремятся внести изменения в свой привычный график, если понимают, как много часов крадут у себя и окружающих. Особенно сильно эти данные воздействую, когда потерянные часы переводят в денежный эквивалент.

Проведите учет отработанного времени в своей компании, и после анализа полученных данных сократите пустые потери рабочего времени. Обыденная реальность удручает, когда на совещании из 15-20 человек больше половины «тайно» копаются в своих телефонах, а разбор электронной почты занимает полдня линейного руководителя. Но ситуацию можно изменить, если выяснить, где те дыры, через которые утекает время.

Оптимизируйте рабочее время и увеличьте прибыль компании прямо сейчас

Начать бесплатно