Инструменты для мониторинга загруженности сотрудников

Контроль сотрудников – мера вынужденная. Во-первых, Трудовое законодательство РФ обязывает. Во-вторых, никто из руководителей не хочет оплачивать рабочие часы, потраченные впустую. Как совместить мониторинг загруженности персонала и соблюдение трудовых норм – расскажем в этой статье.

Способы контроля рабочего времени

Список способов контроля рабочего времени к сегодняшнему дню достаточно длинный, вариантов немало. Но условно их можно разделить на две группы:

те, что берут под контроль дисциплину;
те, что помогают видеть загруженность сотрудников.

Как только появились первые трудовые отношения, встал вопрос о том, как же отслеживать соблюдение договоренностей между работодателем и наемным работником. Так появились инструменты первой группы. Со временем способы контроля дисциплины эволюционировали, в итоге сейчас на выбор руководителя есть:

привычный “журнальный” способ. Обычно это выглядит так: на входе на предприятие сидит дежурный вахтер, который вручную отмечает время прихода и ухода сотрудников, любые выходы за периметр;
система электронных пропусков. Она может быть организована с участием человека или без. В первом случае после того, как сотрудник прикладывает карточку и система автоматически отмечает начало рабочего дня, все тот же вахтер открывает турникет. Во втором случае все происходит автоматически – приложил пропуск, двери открылись, система отметила, что человек пришел на работу;
система биометрического доступа. Это чуть более продвинутая версия пропускной системы. Отличие состоит в том, что считываются не данные карты, а индивидуальная биометрия – радужка глаза, очертания лица и т.д. Выгодно отличается тем, что подделать пропускные данные невозможно, а значит, отметиться за коллегу – тоже;
система видеонаблюдения. Вариант достаточно затратный. Сами по себе камеры смысла не несут, к ним обязательно надо нанять человека, который будет отслеживать и фиксировать нарушения или отклонения от графика работы. К расходам на дополнительную штатную единицу, как правило, прибавляется и накаленная обстановка в коллективе – мало кому нравится жить в офисе, словно в реалити-шоу.

К инструментам второй группы, которые помогают видеть загруженность персонала, относят:

самоконтроль. В число обязанностей сотрудников добавляют ежедневные отчеты: человек фиксирует в специальной форме свою занятость – сколько времени в рамках рабочего дня и на что именно потратил. Это, безусловно, стимулирует не отвлекаться и видеть свою продуктивность, но только если сотрудник максимально честен и с собой, и с руководителем. Но что мешает выдумать строчки в отчете?
тайм-трекинг. Это простой софт, в котором мониторинг занятости ведется в режиме онлайн. То есть сотрудник по-прежнему должен, приступая к задаче, нажать кнопку с специальном окне, по завершении – отключить счетчик времени.

Эти способы вполне могут дать управленцу информацию о загруженности подчиненных. Но сами по себе грешат субъективностью и отсутствием полноценного анализа.

Анализ нагрузки на сотрудников

Чем именно заняты сотрудники на своих местах – вопрос не праздного любопытства руководителя. В трудовом договоре не прописана оплата чаепитий, перекуров и занятий посторонними делами. Сами трудящиеся в опросе HH.ru честно признаются:

почти 40% тратят 20% своего рабочего времени на праздные разговоры с коллегами;
37% читают на работе новости;
27% “тонут” в социальных сетях;
10% не стесняются подрабатывать прямо под носом у начальника;
7% отвлекаются на онлайн-шопинг.

Тут, понятное дело, встает вопрос не столько формального соблюдения дисциплины, сколько содержательности рабочего дня.

Проанализировать нагрузку на сотрудников руководитель может и самостоятельно на основе их отчетов или данных тайм-трекинга. Но, во-первых, это отнимает время, которое стоит потратить на более важные задачи, а во-вторых, человеческий фактор тут может стать камнем преткновения в спорных ситуациях между работодателем и подчиненным.

Поэтому одним из объективных и результативных способов анализа загруженности персонала компании признают системы учета рабочего времени. Например, программа CrocoTime от отечественного разработчика – инструмент, который нравится своим функционалом не только руководству, но и самим сотрудникам:

точная фотография рабочего дня каждого участника коллектива, отдела, подразделения показывает, в какое время и как долго решаются те или иные задачи;
агент программы работает тихо и запускается автоматически вместе с включением персонального компьютера, не отвлекая сотрудников. При этом фиксирует долгие перекуры, затянувшиеся обеды;
готовая аналитика экономит время руководителей. Сравнительный анализ показывает, как распределяется нагрузка между специалистами – кто работает без перерывов и справляется с задачами быстрее других, кто отстает;
отчеты по каждой штатной единице можно запросить в любой момент, причем есть возможность открыть доступ к статистике не только для топ-менеджера или директора компании, но и для самих сотрудников. Это помогает видеть реальную ситуацию и вовремя принимать управленческие решения.

Как оптимизировать нагрузку между сотрудниками?

Конечно, если человек полностью отдается работе, выдает поразительные позитивные результаты, первый порыв руководителя – давать такому специалисту самые важные проекты, задачи, которые нужно выполнить быстро и качественно. Но такое решение – самый недальновидный вариант и может привести к моральному выгоранию сотрудника, снижению эффективности, стрессу и физическим болезням. Попросту говоря, постоянно повышая нагрузку на ценного специалиста, можно потерять его вовсе.

На основе аналитических данных, которые дает система учета рабочего времени, можно не только увидеть, кто работает больше, а кто – меньше, но и понять причины такого положения дел в команде:

недостаток компетенций. Сотрудник долго выполняет задачу или остается после работы, возможно, потому что ему не хватает знаний и умений в определенной области;
погрешности в коммуникациях между специалистами или отделами. Затянутое выполнение задачи может зависеть от эффективности взаимодействия внутри компании. Например, один сотрудник слишком долго ждет ответа или нужной информации от другого;
снижение мотивации. Незаинтересованность сотрудника в выполнении задач может быть связана с личными мотивами, например, решение о скором увольнении, или внутренними факторами компании, например, отсутствие перспективы карьерного роста;
прокрастинация. В таком случае объективных причин у задержек в выполнении задач нет, все сводится к характеру сотрудника.

Зная причины, легко оптимизировать нагрузку между сотрудниками. Какие варианты есть:

отправить подчиненного на курсы повышения квалификации, чтобы потом возлагать на него более ответственные задачи;
перераспределить нагрузку в соответствии с компетенциями – отдать более простые задачи начинающим специалистам;
усовершенствовать способы и время коммуникации – например, заменить запрос информации по электронной почте созданием корпоративной базы документов, регламентировать время отклика на запрос;
разработать программу лояльности;
периодически обсуждать успехи специалиста, обращаясь к данным системы учета рабочего времени.

Мониторинг загруженности удаленных сотрудников

Отслеживать загруженность удаленных сотрудников, пожалуй, даже важнее, чем контролировать офисный штат. Но и сложнее. В случае с удаленщиками нет так называемого “эффекта присутствия” – работники на дистанционке, как минимум, не боятся, что руководитель может в любой момент заглянуть в кабинет и поинтересоваться, чем занят подчиненный.

Как эффективно контролировать дистанционных сотрудников?

Эффективно контролировать дистанционных сотрудников, как ни крути, приходится с помощью современных технологий. Но даже при условии использования гаджетов и программ, первое, что нужно сделать руководителю – это обговорить детально все моменты, касающиеся организации удаленного взаимодействия:

начало и окончание трудового дня;
количество и продолжительность перерывов;
рабочий график;
пул инструментов для связи и коммуникации;
часы обязательных созвонов, онлайн-планерок;
время отклика на вопросы и запросы.

Уже это дисциплинирует удаленного сотрудника. Контролировать соблюдение договоренностей, сроков и занятости можно разными способами. Самые простые из них:

контроль по телефону или видеосвязи. Руководитель может позвонить в любое время и спросить, чем занят сотрудник. По интершуму можно понять, работает ли человек в данный момент или вышел в магазин за продуктами. Здесь велик риск неверной интерпретации созвона – никто не запрещает слушать музыку во время работы, если она не мешает выполнению обязанностей, но это можно расценить как праздное времяпрепровождение. Опять же, честность ответов оставляет сомнения;
периодические отчеты о выполненных задачах. Это универсальный способ, о котором мы говорили выше. В случае с удаленщиками, как правило, отправляются на почту руководителю ежедневно;
таск-менеджеры. Систематизируют распределение задач и нагрузку, но не всегда дают понимание, сколько времени ушло на выполнение задания;
тайм-трекеры. Показывают занятость, но не дают готовую аналитику.

Более того, эти способы контроля удаленщиков добавляют в список задач еще как минимум одну – помнить, что нужно отчитаться в той или иной форме. Телефонный контроль вообще могут воспринимать как слежку, а с учетом внезапности он повышает уровень стресса.

Автоматический учет рабочего времени

В автоматическом учете рабочего времени ключевое слово – автоматический. Адекватно оценить собственную занятость сложно, многим сотрудникам кажется, что они ни на что не отвлекаются, заняты исключительно делом, а потом выясняется, что проекты запущены, дедлайны близки к срыву, количество невыполненных задач нарастает снежным комом. CrocoTime помогает контролировать рабочее время удаленных сотрудников точно, но при этом максимально лояльно:

запускается при включении компьютера и отмечает начало рабочего дня, при выключении отметит окончание. При этом в функциях есть возможность ручного отключения, что актуально, если сотрудник работает на личном ПК;
отмечает отвлечения. В настройках достаточно задать, какие ресурсы (сайты и приложения) будут считаться для удаленщика профильными, а какие – нет. Как только интернет-серфинг унесет на сайты не по теме, программа отметит отвлечение;
показывает полную картину рабочего дня удаленщика. Функция “фотография рабочего дня” в CrocoTime за счет интеграции с различными системами и сервисами отмечает и встречи, обозначенные в календарях, и рабочие телефонные созвоны. Что еще раз говорит о том, что программа – не надзиратель, работающий только на пользу руководителю, но и инструмент самоконтроля и объективной оценки вклада каждого сотрудника, даже удаленного, в общее развитие компании.

Стоит отметить, что подобный софт устанавливается исключительно с согласия сотрудников. Плюсы CrocoTime, по сравнению с другими аналогичными программами, в том, что здесь есть гарантия сохранения тайны личной переписки – эта система не делает скриншоты и записи экрана в тайне от работника, не фиксирует последовательность нажатия клавиш, пытаясь “считать”, что именно печатал человек на ПК. “Контроль – да, тотальная слежка – нет,” – в этом главный смысл CrocoTime.