Анализ рабочей нагрузки важен для поддержания продуктивности и сокращения стресса, связанного с работой. Равномерная загруженность гарантирует отсутствие сорванных дедлайнов, возникновения экстренных задач, спокойствие в рабочем коллективе. Как анализировать загруженность персонала – отвечаем на вопрос в этой статье.
Неравномерная нагрузка – это история не только про переработки. Это больше про общий дисбаланс в распределении задач между сотрудниками. Ситуация, с которой можно столкнуться едва ли не в любом офисе: один сотрудник неторопливо пьёт десятую чашку кофе/чая за разговорами о том, о сём со всеми подряд, когда его коллега крутится как белка в колесе и при этом словно всё равно ничего не успевает.
Первый персонаж вызывает вопросы в первую очередь у руководства, ведь по сути фонд оплаты труда уходит в никуда, когда зарплату получают такие расслабленные сотрудники. При этом такое поведение может накалять и обстановку в коллективе – коллегам редко нравится получать за работу одинаковый гонорар с тем, кто больше прохлаждается.
Второй герой этой типичной офисной истории со стороны руководства вопросов не вызовет, при грамотном управленческом подходе за особое рвение полагается премия и другие поощрения. Однако такая работа на износ чревата другими последствиями. Чрезмерная рабочая нагрузка – основной фактор риска эмоционального выгорания, а состояние длительного стресса влияет на физическое и психическое здоровье. Накопленная усталость, по мнению сотрудников российских компаний, – главный стресс-фактор на работе. Так считают 36% участников опроса рекрутингового портала. Ещё 25% считают, что в стресс повергает слишком большое количество задач. Одним словом, сверхнагрузка до добра не доводит, на пользу не идет ни самим специалистам, ни компании в целом.
Именно поэтому одна из важных задач управленца – грамотно распределить загруженность между сотрудниками. А для этого сначала нужно понять: кто и сколько работает на самом деле.
Ведение учета вручную
Чтобы выяснить, насколько загружен специалист, существует довольно большое количество методик. Одна из самых простых и бюджетных – ведение учёта выполненных задач вручную. Организовать его можно несколькими способами:
-
Сотрудники самостоятельно делают отметки о количестве выполненных задач, времени, которое они потратили на каждую из них. Это может быть специально разработанная в компании таблица, или предоставлять такой отчёт сотрудник может в свободной форме. Суть остаётся единой.
-
Работодатель может назначить своеобразных «контролёров», которые будут фиксировать занятость своих коллег. Отчёты о трудовых подвигах с заданной периодичностью сдаются руководству.
Метод тестирования и интервью
Для реализации этих методов составляется анкета. Главная цель – выяснить, понимает ли сотрудник важность отведённой ему в компании роли, осознаёт ли, что от его работы зависят общие результаты, насколько ответственно он относится к возложенным на него обязанностям. Отвечать на вопросы персонал может письменно в формате тестирования или устно в формате интервью.
При всей простоте эти два метода имеют серьёзные недостатки:
-
объективность. Вряд ли кто-то захочет открыто признаться в том, что большую часть рабочего дня занимался совсем не рабочими вопросами. Приукрасить отчёт или немного слукавить ради поддержания имиджа хорошего сотрудника – персонал отечественных компаний в анонимном опросе признался, что при возможности готов скрыть свои промахи. 12% опрошенных держали свои ошибки в тайне от руководства, 7% – от коллег, 13% – не говорили о своих просчётах никому. В общей сложности набралось 32% тех, кто не любит афишировать собственные оплошности. А это, между прочим, треть…
-
дополнительные траты времени. Анкеты, беседы, отчёты отнимают драгоценное время, которое современные компании так стремятся оптимизировать и тратить исключительно с пользой. Назначенные «контролёры» также могут выполнять возложенные обязанности в ущерб основным задачам;
-
предвзятость. Собранные данные не будут иметь никакой ценности, если не подвергнуть их анализу. Отчёты ради отчётов не дадут понимания распределения нагрузки между сотрудниками. Для ручных методов – ручной анализ, а значит, человеческий фактор неизбежен. В коллективе всегда есть друзья и те, кто общаются не настолько близко. Взаимоотношения могут повлиять на результаты оценки загруженности.
Кроме того, отчёты отдельных сотрудников не дадут полной картины распределения рабочего времени в компании. За пределами останутся, например, совещания и планёрки, которые отнимают минуты, а чаще – часы. Конечно, можно задаться целью и совершить почти невероятное: свести временные затраты всех сотрудников, учесть все встречи, созвоны, совещания… Но такая попытка получить полное понимание распределения нагрузки отнимет еще больше времени и сил. В конце концов, главная задача руководителя – концентрироваться на стратегических вопросах развития бизнеса, а не соединять кусочки пазла рабочего дня. Тем более, что эффективный метод анализа загруженности уже существует.
Автоматический анализ загруженности сотрудников
Если процесс распределения работы в коллективе не организован должным образом, ранее превосходная команда может быстро стать командой, известной постоянными срывами сроков, безынициативностью и высокой текучестью кадров. Этого легко избежать, если внедрить автоматический анализ загруженности персонала с использованием современных программных инструментов.
Такие программы работают самостоятельно, не требуют, чтобы сотрудники отвлекались на составление отчётов, а руководителю предоставляют готовые аналитические данные.
Учет рабочего времени – CrocoTime
Одна из таких программ – система учёта рабочего времени CrocoTime. Она позволяет восстановить полную картину рабочего дня в компании, а значит, понять, как распределяется нагрузка в коллективе. Всё, что нужно – установить агенты программы на рабочие компьютеры специалистов. С этого момента система начинает фиксировать каждое действие сотрудника за ПК, при этом не влияет на скорость работы персональной рабочей станции. В поле зрения CrocoTime попадают:
-
начало и окончание рабочего дня.
Программа включается вместе с ПК – этот момент становится стартовой точкой отсчёта рабочего времени. Завершается сбор данных в момент отключения компьютера. Так становятся очевидными соблюдение рабочего распорядка и общее количество отработанных часов;
-
простои.
CrocoTime реагирует, если от клавиатуры или мышки не поступает сигнала ввода дольше 5 минут – программа фиксирует простой, а в итоговой шкале активности руководитель сможет увидеть, что специалист в течение конкретного времени отсутствовал на своем рабочем месте. Справедливости ради, стоит отметить, что система интегрируется с корпоративными календарями, средствами IP-телефонии, поэтому, если специалист не был за своим ПК, потому что в это время встречался с клиентом или был на запланированной планёрке, программа «запишет» время продуктивным;
-
отвлечения.
К сожалению, даже присутствие сотрудника за компьютером не гарантирует, что он выполняет рабочие задачи. Доступ в Интернет становится, судя по исследованию, становится соблазном для 91% персонала. Чаты в мессенджерах и соцсетях, телеграм-каналы, абстрактный сёрфинг в Сети, интернет покупки, онлайн-игры отнимают у сотрудников до двух с лишним часов от установленного рабочего времени. Получается, что четверть трудовых часов проходит впустую. Система CrocoTime фиксирует все ресурсы, которым пользуется специалист в течение рабочего дня. А возможность задать в настройках сайты/программы, которые будут считаться отвлечениями, помогает увидеть в итоге, сколько специалист выполнял свои обязанности, а сколько – бесцельно проводил время;
-
время выполнения конкретных задач.
Программа отмечает, как долго и с использованием каких инструментов сотрудник работал над заданием. Это даёт понимание о компетенциях специалиста, а лучшие практики, которые ускоряют рабочий процесс, распространить на весь персонал.
Все собранные данные статистики система CrocoTime автоматически анализирует: может сравнить успехи коллег с одинаковыми обязанностями, показывает «узкие места» в самих рабочих процессах, которые порой не зависят от персонала, но влияют на качество и скорость их работы. Результаты анализа предоставляются в виде графиков и диаграмм, которые наглядно демонстрируют положение дел в команде.
На основе непредвзятой аналитики легко увидеть реальное распределение нагрузки в коллективе, причем руководителю не нужно будет тратить время на сбор и исследование информации. CrocoTime сделает всё самостоятельно и незаметно, не упустит ни одной минуты рабочего времени, создаст полную картину происходящего в компании. Управленцу останется только сбалансировать загрузку, опираясь на точные данные, чтобы избежать негативных последствий в виде выгорания, напряжённости в коллективе и снижения эффективности работы команды.