Не выполняет план, не справляется с обязанностями, затягивает дела – первое, на что обращает внимание руководитель. Обратная ситуация: сотрудник успевает выполнить задачу за себя и “за того парня”. Все получается на отлично. Его нагружают новыми поручениями. Как будто так и должно быть. Идеальное положение? Увы, и то, и другое далеко от совершенства. Как вдохновить подчиненного трудиться ответственно, в полную силу и не допустить его морального выгорания? Об этом и поговорим.
Боремся с переработкой сотрудников
40 часов в неделю, 8 часов в день – стандарт, по которому должен отработать среднестатистический специалист. Это норма, установленная Трудовым законодательством, статьей 91. Переработки закон допускает, но не выше, чем на 120 часов в год, и с письменного согласия человека. Это уже статья 99 ТК РФ. Исключения — ликвидация последствий стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций и т.п..
Итак, почему «сверхурочка» продолжает оставаться будничным явлением:
- плохая организация труда;
- большой объем работы;
- недостаточная квалификация;
- низкая мотивация или, напротив, желание зарекомендовать себя и работать до последнего.
Проблему исключают программы учета рабочего времени. Они автоматически соберут информацию о занятости и представят реальную картину положения дел, которая поможет организовать трудовой процесс наилучшим образом.
Перераспределение задач между существующим персоналом
Грамотно распределить нагрузку в коллективе – уже шаг к успеху. И атмосфера в компании будет здоровой, когда каждый видит свою цель, понимает, что коллеги столь же продуктивны, а тебе не приходится спасать чью-то голову из-за срывов дедлайнов. Работать в условиях мультизадачности – одно из требований сегодняшних нанимателей, и его нельзя не брать в расчёт.
Есть одно “но”. При переключении с одного задания на другое у человека увеличивается стресс, возникает тревожность, снижается концентрация и, как итог, работа выполняется поверхностно, некачественно. Главное, снижается эффективность.
Перераспределение обязанностей между сослуживцами определяют несколько причин:
- увеличение производительности и самодисциплины специалиста;
- поддержание и расширение квалификации команды;
- взаимозамена на период отпуска;
- предотвращение морального выгорания, конфликтов, злоупотребления со стороны работников.
Перекосы в распределении задач предупреждает простой алгоритм действий: планирование, организация, мотивирование, контролирование деятельности подчиненных.
Если изначально организовать рабочий процесс и распределить обязанности, то на стадии контроля итогов проекта не придется нервничать из-за срыва сроков исполнения.
Оценка излишней нагрузки сотрудников и последующий найм новых
Задача менеджера, руководителя оценить, почему кто-то из его подчиненных работает, не разгибая спины, а другие успевают и с соседями пообщаться, и дополнительный кофе-брейк себе устроить. Вероятно, в первых есть уверенность, что они все сделают качественно, в срок, а потому им подкидывают все новые и новые поручения. Возможно, вторые недостаточно квалифицированы и в течение дня делают то, что коллеги успевают свернуть за пару-тройку часов.
Ежедневно в своих кабинетах задерживаются 26% служащих. Об этом говорят мониторинги исследовательских центров. 28% остаются дорабатывать как минимум один раз в неделю и несколько раз в месяц. Стрессы, недосыпы, опоздания, снижение работоспособности – явные следствия такого графика.
С чего начать регулировать такое положение? Определить продуктивность каждого работника, объем полезной деятельности за определенный период. Ориентироваться на показатели лучших специалистов. Ведь тот, кто корпит над вопросом до позднего вечера, часто антипример для остальных.
Дальше дело математики. Умножить «производительность в час» на 8 часов и получить показатель, как сильно загрузить рабочего в день, месяц. Если выясняется, что не укладываются в сроки по проектам из-за перегруженности, а не как из-за низкой квалификации, то стоит подумать об усилении компании. Продвинуть, поощрить, разгрузить самых быстрых, часть заданий переадресовать недозагруженным и увеличить штат предприятия.
Система контроля нагрузки сотрудников
Тактические ошибки в организации труда предупреждают IT-решения. Их преимущество в том, что они исключают человеческий фактор при анализе рабочей ситуации, позволяют объективно проанализировать целенаправленность коллектива. CrocoTime называют одним из самых удобных. Сотни компаний в России выбрали его за определенные достоинства:
- система автоматизированная, отслеживает работу с момента включения ПК, фиксирует перерывы, отвлечения;
- позволяет сделать точную фотографию дня каждого сотрудника, подразделения, отдела, показывает, в какой момент решаются конкретные задачи;
- собирает статистику, как с одинаковыми обязанностями справлялись разные специалисты;
- представляет картину дня по востребованным программам и сайтам среди персонала.
Программа учета рабочего времени
Сформировать умный, эффективный, грамотный штат нелегко. Но выполнимо. Вместе с системой CrocoTime. Во-первых, за счет ее функции постоянного мониторинга деятельности. Во-вторых, за возможность учета рабочего времени, оптимизацию работы. И в-третьих, за подспорье в перераспределении ресурсов по их деловой активности.
В контроле за рабочей нагрузкой CrocoTime помогает добиться следующих целей:
- перераспределить должностные обязанности. Определить, сколько времени работник затратил на выполнение задачи. На основе этих сведений оценить профессиональную подготовку кадров и назначить нагрузку в соответствии с компетенциями;
- составить продуманное штатное расписание, чтобы эффективно использовать трудовые ресурсы. Получив картину загруженности персонала, понимаешь, стоит ли нанимать новые, свежие силы. Или направить кадры на переквалификацию, и в соответствии с ней распределить их по свободным вакансиям;
- оптимизировать затраты. Программа учета рабочего времени CrocoTime с точностью до минуты зафиксирует, кто сколько реально трудился, а кто надолго погрузился в развлекательные сайты. А значит, можно платить только за отработанный срок, тем самым сокращая расходы по ФОТ.
И стоит помнить, что CrocoTime стоит на стороне коллектива — открыто показывает переработку, сверхнагрузку и позволяет избежать недовольства недооценкой усилий и стараний.