Как научить тайм-менеджменту сотрудников?

Любой руководитель мечтает работать с людьми, которые вовремя приходят на работу, умеют планировать свой рабочий день и расставлять приоритеты, точно определять время, которое потребуется для выполнения поставленной задачи, знают, что такое дедлайн и ответственно относятся к этому понятию. По сути, любой управленец ждет сотрудника, который владеет навыками тайм-менеджмента. Но если коллектив уже сложился, специалисты достаточно квалифицированные, то остается только научить сотрудников тайм-менеджменту. Как это сделать – будем разбираться в этой статье.

Умение грамотно распоряжаться своим временем входит в ТОП навыков, которые особенно ценят работодатели. Это легко объясняет даже свежая статистика: например, молодые сотрудники чаще пренебрегают элементарным соблюдением трудовой дисциплины, чем персонал в возрасте 45+ (а ведь ждут именно молодых и инициативных). Из тех, кто периодически опаздывает на работу, 80% задерживаются на 10–15 минут, 6% приходят минимум на полчаса позже, 2% не видят ничего страшного в опоздании на час и больше.

Однако не только следование установленным графикам определяет уровень владения навыками тайм-менеджмента. Существует достаточно большое количество вполне четких критериев.

Диагностика навыков тайм-менеджмента в организации

Прежде, чем приступать к обучению персонала навыкам тайм-менеджмента, стоит начать с диагностики. Проводится она по трем ключевым направлениям:

личный тайм-менеджмент – это умение сотрудника распоряжаться своим собственным временем;
командный тайм-менеджмент – это взаимодействие равных в должностях сотрудников в команде;
корпоративный тайм-менеджмент – это взаимодействие управленца с подчиненными.

Результаты диагностики складываются в наглядную картину владения навыками тайм-менеджмента в организации – так называемый ТМ-профиль.

Полный список критериев ТМ

ТМ-профиль формируется на основе оценок по 11 критериям:

материализованность. Критерий, который диктует не держать планы и задачи в голове, а фиксировать их – записывать, причем лучше в электронном виде, чтобы, во-первых, организовать доступ для всех участников процесса, а во-вторых, избежать ситуации, когда один сотрудник может унести записи в бумажном формате, например, при увольнении;
измеримость. Важный критерий, без которого невозможно эффективно управлять временем. Количественные показатели, как правило, используются при хронометраже – это может быть, например, «количество времени, затраченное на самостоятельное выполнение задач, подлежащих делегированию» и т.п.;
системность. Этот критерий определяет синергию работы команды, показывает, насколько согласованно работают сотрудники;
гибкость. Вопреки мнению, что тайм-менеджмент – это планирование по минутам, этот критерий определяет, насколько план может меняться в зависимости от обстоятельств с наименьшей потерей эффективности;
целеориентированность. Этот критерий показывает, насколько глобальные, приоритетные и промежуточные цели понятные всем участникам рабочего процесса;
приоритеризированность. Этот критерий определяет уровень загруженности персонала рутинными задачами, количество времени, которое удается отдавать решению приоритетных задач;
инвестиционность. Ни одна задача не выполняется ради ее выполнения. Каждое запланированное действие в будущем должно приносить пользу, приближать к достижению цели;
своевременность. Этот критерий определяет соблюдение и строгих дедлайнов, и задач, которые не имеют жестких временных рамок выполнения;
контролируемость. Этот критерий оценивает степень ответственности за поставленную задачу – насколько жестко приходится контролировать договоренности с сотрудниками, которые получили задачу;
легкость. Это оценка того, насколько легко дается каждому сотруднику тайм-менеджмент на трех уровнях. Возможно, специалисту не составляет труда планировать исключительно свое рабочее время, но когда приходится работать в команде, возникают трудности. Или все получается в личном и командном управлении временем, но на уровне контакта с руководством он чувствует напряжение;
внимание к времени и эффективности. Этот критерий показывает понимание значения тайм-менеджмента в целом, насколько уважительно сотрудник относится к своему времени и времени коллег.

Анкетирование и оценка достоверности данных

Самый распространенных способ диагностики навыков тайм-менеджмента в организации – это анкетирование с дальнейшей интерпретацией полученных результатов.

В анкету входит 33 вопроса, которые охватывают все 11 критериев по трем направлениям. Опрос проводят исключительно анонимно, чтобы избежать так называемой «социальной ожидаемости» – когда сотрудник отвечает на вопросы так, как было бы угодно руководителю, то есть выбирает не самые честные, а самые правильные с позиции логики ответы.

Самый большой вопрос любого анкетирования, даже анонимного, – это достоверность полученных данных. Здесь закрадывается человеческий фактор: специалист может желать поднять свой статус и немного приукрасить ответы, может, наоборот, испытывать неприязнь к коллеге или руководителю, что тоже отразится на результатах.

При оценке достоверности данных, полученных во время диагностики навыков тайм-менеджмента в компании, сопоставляют ответы по одному и тому же критерию в разных направлениях. О том, что специалист где-то не был достаточно объективен и откровенен, скажут видимые противоречия. Например, если на командном уровне все относятся к времени как к дорогостоящему и невосполнимому ресурсу, понимают ценность каждой рабочей минуты, но при этом своевременность выполнения задач откровенно хромает, то явно данные нельзя считать достоверными. Кто-то из персонала, скорее всего, слукавил.

Обучение сотрудников тайм-менеджменту

Обучение сотрудников тайм-менеджменту – процесс длительный, иногда мучительный и не всем приходится по вкусу. Однако топ-менеджеры доказывают, быть успешным и успевать многое можно только планируя свое время. При этом не скрывают, что самые эффективные способы тайм-менеджмента сегодня напрямую связаны с использованием современных IT-технологий – онлайн-календарей, специальных программ для планирования и распределения задач. Одна из таких – система мониторинга рабочего времени CrocoTime, которая:

отмечает начало и окончание рабочего времени, демонстрируя соблюдение дисциплины;
показывает, над какими задачами трудился специалист, как расставляет приоритеты в работе;
фиксирует взаимодействие сотрудников между собой внутри команды – если происходит задержка выполнения задачи, благодаря программе видно, по каким причинам это случилось;
позволяет оценить количество рутинной работы, которую выполняет сотрудник.

Тайм-менеджмент и самомотивация

Тайм-менеджмент – важный инструмент самомотивации персонала. С помощью системного подхода и использования специализированного софта и руководитель, и сам специалист может увидеть «точки роста». Например, CrocoTime:

отмечает с точностью до минуты, над какими задачами и как долго трудится сотрудник. Это позволяет оценить не просто скорость работы, а уровень знаний, умений и навыков, которые напрямую влияют на эффективность;
фиксирует отвлечения. Судя по статистике, 92% офисного персонала используют корпоративный Интернет для решения личных вопросов минимум раз в день – сотрудники переписываются с родственниками, слушают подкасты, читают статьи по интересам, отправляются на онлайн-шопинг и т.д. По сути теряют в продуктивности. Программа показывает, на что именно уходят драгоценные рабочие минуты;
рисует детальную картину дня в виде графиков и диаграмм, делая все временные траты максимально очевидными и наглядными.

Данные мониторинга всегда можно открыть для самого сотрудника. Они могут стать достаточным основанием, чтобы пересмотреть свое распределение рабочего времени, понять, где стоит «подтянуться», в какой отрезок рабочего дня специалист максимально эффективен. Наглядные результаты позволяют повысить уровень самомотивации – быть более сосредоточенным, научиться игнорировать отвлекающие факторы, расставлять приоритеты и придерживаться намеченных планов.

Учет рабочего времени в ТМ

Главное преимущество, которое дает CrocoTime – это понимание распределения времени как лично каждого сотрудника, так и команды. А это – ключевой момент в освоении тайм-менеджмента. Без четкого осознания, куда уходят рабочие часы, сделать работу эффективной невозможно.

Определить, насколько владеют в организации основными принципами тайм-менеджмента, помогает фотография рабочего дня. Сделать ее можно и вручную, но тогда снова стоит учитывать погрешность в виде человеческого фактора. В этом плане гораздо правдивее оказывается фотография, сделанная в автоматическом режиме. В CrocoTime эта функция реализуется следующим образом:

система включается вместе с рабочим ПК сотрудника;
собирает данные об активности специалиста, не отвлекая его от непосредственной работы и не нагружая рабочую машину;
формирует отчеты по полученным данным без участия персонала. Даже руководитель не может внести изменения в статистику.

В итоге становится видно, как на самом деле работает каждый сотрудник, отделы и компания целиком:

индикатор процессов показывает, над чем кто и когда трудился;
статистика отображает самые востребованные ресурсы, количество выполненных задач и достижение поставленных целей.

Из этого руководитель может сделать конкретные выводы: кто из специалистов наиболее организован, а кому не хватает знаний в области управления временем; что помогает сотруднику быть эффективным, кроме личных качеств – результативные практики всегда можно масштабировать на уровне команды/отдела/организации; что мешает работнику трудиться с максимальной отдачей.

Внедрение системы мониторинга – это один из первых шагов на пути в обучении персонала основам тайм-менеджмента. Во-первых, CrocoTime служит инструментом диагностики; во-вторых, инструментом мотивации; в-третьих, инструментом непосредственного обучения. Всего одна программа способна приблизить кампанию любого масштаба к эффективному управлению временем.