Как оценить реальные трудозатраты рабочего времени?

Стандартный восьмичасовой день предполагает, что в эти 8 часов сотрудник занимается только рабочими вопросами. На практике такая идеальная картина разбивается о реальность: опоздания, личные проблемы, нехватка знаний, банальная прокрастинация отнимают рабочие часы. Как же оценить реальные трудозатраты, понять, чем заняты сотрудники и зачем вообще нужна эта информация – будем разбираться в этой статье.

Полная картина рабочего дня

Идеальная картина рабочего дня – это когда сотрудники приходят на работу вовремя и тут же приступают к своим обязанностям. Только она далека от реальности. По данным Росстата, в будний день среднестатистический мужчина тратит непосредственно на работу 6 часов 27 минут, женщина и того меньше – 4,5 часа. Хотя физически находятся на рабочем месте.

Что остается работодателю? Постараться оценить реальные трудозатраты рабочего времени своих сотрудников. Для этого в первую очередь нужно нарисовать полную картину рабочего дня.

Полная картина дает понять, кто чем и в какое время занят на работе. Детальная фиксация действий персонала в итоге дает массу полезной информации для управленца, потому что показывает:

уровень дисциплины. Если рабочие часы уходят впустую по причине опозданий или затянувшегося обеденного перерыва, это найдет отражение в фотографии рабочего дня;
эффективность внутреннего взаимодействия между сотрудниками и/или отделами/подразделениями. Время теряется из-за низкого уровня коммуникации, один отдел долго ждет ответа от другого? Фотография рабочего дня выявит нестыковки;
наличие рутинных операций, которые отнимают слишком много времени. Найдя такие, есть возможность оптимизировать или упразднить их;
продуктивность каждого отдельного сотрудника. Человек выполняет задачу дольше, чем предполагается или дольше, чем коллега на одноименной должности – отсюда вопрос: работнику не хватает компетенций или простого желания работать? Верные управленческие решения принимать на основе фотографии рабочего дня гораздо проще;
ценность каждой штатной единицы. Насколько человек отдается своему делу, как его трудозатраты влияют на общий результат компании – эта информация тоже отражается вполне наглядно.

Нарисовать полную картину рабочего дня можно несколькими способами – от самого простого до варианта еще проще. Это может быть:

контролирующая единица в штате. Человек, который приходит чуть раньше всех, чтобы отметить время начала рабочего дня каждого в коллективе, затем мониторит занятость и отмечает в специальных таблицах результаты. Способ, с одной стороны, затратный – дополнительную штатную единицу нужно оплачивать. С другой – можно возложить эту обязанность на руководителя отдела, но тогда у топ-менеджера остается меньше времени на свои непосредственные задачи. Кроме того, этот способ несколько накаляет атмосферу в коллективе – мало кому приятно, когда постоянно заглядывают через плечо в экран монитора или ходят по пятам, пытаясь выяснить, чем занят во внекомпьютерное время;
самофотография рабочего дня. В этом случае каждый сотрудник самостоятельно заполняет шаблон занятости – отмечает, во сколько приступил к работе и выполнению конкретной задачи, когда закончил. В таком отчете не должно оставаться пробелов – каждая минута на счету. Этот способ добавляет нагрузки работнику – кроме задач по проектам, нужно еще помнить и вовремя сдавать отчеты по дню. Плюс объективность можно поставить под вопрос – никто не мешает на бумаге отметить, например, обсуждение предстоящего отдыха с супругом как “телефонный разговор с клиентом”;
автоматический учет рабочего времени. Это, пожалуй, самый современный способ, который не нагружает человеческий ресурс – не отвлекает ни управленцев, ни подчиненных, не создает атмосферу недоверия и дает самые объективные результаты в итоге.

Функции тайм-трекинга

Тайм-трекинг – это способ фиксировать время, затраченное на выполнение отдельных задач.

Сегодня его чаще реализуют в виде специализированного софта, который может работать двумя способами:

в ручном режиме. Когда сотрудник самостоятельно запускает программу в начале работы над задачей и отключает трекер по завершении. Единственный минус – сотрудник может либо забыть поставить время, либо поставить его не совсем корректно;
в автоматическом режиме. Специальное программное обеспечение включается автоматически вместе с запуском рабочего компьютера. Ничего более от сотрудника не требуется, дальше программа сама отмечает все его действия.

Организованный так или иначе тайм-трекинг позволяет:

контролировать работу над задачами и проектами;
видеть и корректировать мотивацию сотрудников;
с точностью рассчитывать трудозатраты.

Стандартная схема расчета трудозатрат выглядит так: количество работников, задействованных в работе над задачей * количество часов, потраченных на выполнение задачи = человекочасы.

Найти все неизвестные в этой формуле помогает тайм-трекинг. Более того, это будут цифры, максимально приближенные к реальности. Никто не напишет “от себя”, что трудился именно над этой задачей в течение такого-то времени. Данные собирает программа.

Автоматические табели учета рабочего времени

Вести табель учета рабочего времени – обязанность работодателя, поэтому пройти мимо этого вопроса не получится.

Можно ставить ежедневно “8” в табелях привычных форм Т-12 и Т-13, не сильно задумываясь, насколько эта “восьмерка” соответствует действительности. Но в современных реалиях бизнеса работодатели все чаще хотят платить исключительно за полезное для компании время.

Современные системы автоматического учета рабочего времени берут на себя и часть бумажной “волокиты”. Например, в числе возможностей CrocoTime есть автоматическое составление табелей. При этом гибкие настройки позволяют:

задать рабочие графики отдельных сотрудников, групп, отделов для формирования отчетов о соблюдении временного регламента;
учитывать индивидуальное расписание;
установить лимиты на нарушения рабочего графика, времени работы с определенной программой или без компьютера и т.д. Например, поставить нормой уход на 10 минут раньше или работу вне ПК не более 2 часов.

Такой подход к формированию табелей гарантирует точный учет рабочих часов и в то же время не делает из руководителя строго надзирателя, который только и ищет промахи в действиях подчиненных. Лояльные настройки позволяют ослабить хватку в пределах допустимого, учитывать личные качества сотрудников и специфику их работы.

При этом итоговые отчеты в программе показывают:

время прихода/ухода;
фактически отработанное время (которое может стать основой для расчета трудозатрат каждого сотрудника);
количество прогулов;
выходные, больничные, отгулы, отпуски, праздничиные дни и т.д.

За счет интеграции с кадровыми системами эти данные – уже готовый табель учета рабочего времени в компании, созданный автоматически.

Оценка нагрузки на каждого сотрудника

Оценить нагрузку каждого специалиста в компании важно и сложно одновременно. Важно – поскольку от этого часто зависит вопрос расширения штата. Сложно – потому что иной раз визуально кажется, что человек работает без остановки, у него нет ни минуты свободного времени – то он бегает по офису в постоянных телефонных переговорах, то без устали печатает что-то на клавиатуре своего компьютера.

Понять, кто насколько занят на самом деле, а кто умело создает видимость помогает автоматический учет рабочего времени. По сути с помощью подобной программы можно понять ценность каждого сотрудника:

увидеть, сколько времени за ПК работник проводит с пользой для компании, где работает, а сколько – отвлекается. Стучать по клавиатуре можно и активно переписываясь с друзьями на посторонние темы. В системе есть возможность настроить разделение сайтов и приложений на профильные и непрофильные, чтобы высчитать процент отвлечений;
вычислить, сколько времени уходит у конкретного сотрудника на выполнение задачи и сравнить результат с успехами коллег в аналогичных должностях. Это поможет понять необходимый уровень трудозатрат и финансовых вложений;
определить, кто перерабатывает, берет слишком много задач и рискует выгореть.

Эта информация служит для принятия правильных управленческих решений. И речь здесь идет не про сокращение штата или увольнение “слабых” сотрудников. Наоборот, тех, кто выполняет слишком долго задачу, можно отправить на курсы повышения квалификации и вырастить в итоге грамотного специалиста; тех, кто “зашивается” на работе, разгрузить, перераспределив нагрузку среди коллег.

Планирование трудозатрат по проектам

Планирование трудозатрат по проектам строится на основе тех же данных о нагрузке на каждого специалиста в команде. От того, насколько верно это планирование, зависят сроки сдачи, которые важно обозначить клиенту, качество работы над проектом.

Главная задача планирования – добиться такого распределения нагрузки, чтобы проект был обеспечен ресурсами, а работающие над ним сотрудники были увлечены проектной деятельностью.

Зная нагрузку на каждого специалиста, легко определить:

кто сможет возглавить проект – сравнение коллег между собой поможет выбрать самого ответственного и заинтересованного;
состав проектной группы – анализ выполненных задач покажет, кто точно справится с проектом;
распределение обязанностей – кому поручить самое важное, а кто будет полезен при выполнении рутинных задач;
резервы времени – картина ежедневного онлайн-мониторинга показывает, насколько в общем занят специалист в течение дня, у кого есть свободные “окна” для работы над дополнительным проектом.

Все это помогает спланировать общие сроки реализации, стоимость работ в зависимости от задействованных ресурсов и кадров, одним словом, сделать так, чтобы проект принес прибыль.

Анализ эффективности персонала

Анализ эффективности персонала сегодня – вопрос стратегический. От него во многом зависит будущее компании, поскольку данные аналитики дают возможность:

осуществлять кадровое планирование;
грамотно подбирать персонал;
намечать повышение квалификации кадров;
создавать кадровый резерв;
строить систему мотивации и поощрений.

На первый план в анализе эффективности работы персонала выходит объективность оценки, обеспечить которую может автоматический анализ, программы, которые работают без привязки к человеческому мнению. На основе таких данных можно создать максимально эффективный коллектив.

Кейс компании Инфомаксимум показывает, что с помощью программы CrocoTime одному из крупных дилерских центров удалось наладить работу отдела бухгалтерии без расширения штата, хотя в определенный момент коллектив уверял, что с объемом работы не справляется и нужна подмога.

За 2 недели использования программы учета рабочего времени удалось выяснить, что причина снижения эффективности работы бухгалтерии в неверном исполнении внутренних регламентов. Проще говоря, каждый в коллективе выполнял не свои обязанности. Например, главбух почти треть своего времени тратила на перепроверку договоров, хотя это было задачей нижестоящих сотрудников.

Вернув каждого в коллективе к исполнению исключительно своих обязанностей, компания избежала ошибок и просрочек в составлении финансовых отчетов для федеральных служб, свела на нет количество штрафов, предусмотренных за эти нарушения. Необходимость в расширении штата тоже отпала, что позволило сэкономить на ФОТ.

Оценка реальных трудозатрат рабочего времени – это основа успешного бизнеса. Простой путь к пониманию настоящего положения в компании – использование автоматического учета рабочего времени.