9 часов. Не самое раннее утро, но пасмурно за окном. Начало дня в офисе. Коллектив медленно раскачивается, заваривает чай, кофе, позевывая, обменивается новостями. При появлении начальника, вздрогнув, разбегаются по местам. Принимают деловой вид. Загружают компьютеры и там открывают для себя новые перспективы для вдохновения. Не факт, что приступили к обязанностям. Но как догадаться? Согласитесь, не очень приятная картина, которую хочет застать руководитель, который вряд ли захочет почувствовать себя беспомощным. Выход – повысить продуктивность подчиненных до уровня личной вовлеченности в дела компании.
Как проанализировать загрузку персонала
Прежде, чем разбирать загруженность сотрудников, менеджеру придется решить для себя: какова цель исследования. Компания начинает новый проект или, напротив, в ходе действующего не укладывается в сроки, проваливаются отдельные этапы, срочно необходимо собраться, понять причины срыва дедлайна. Или еще вариант: требуется сократить материальные затраты, оптимизировать неэффективные отделы, подразделения.
Быстро разобраться с загрузкой персонала не получится. Понадобится определенный срок – от недели до месяца, полугода в зависимости от целей исследования. Способы простые:
- пару раз в неделю общаться с коллегами, лучше в непринужденной, искренней обстановке, чтобы понять причины провалов и мотивы успеха. Проанализировать настрой сотрудников, каждого в отдельности: смогут ли посвящать себя работе пусть не на сто, но на 80-90%, нужны ли они команде;
- провести тестирование и анкетирование. Предложить работникам ответить устно/письменно на разработанные вопросы, чтобы определить, знают ли должностные обязанности, как оценивают личный уровень ответственности;
- возложить на персонал обязанность ставить себе цели и предопределять результаты, самостоятельно подводить итоги;
- затребовать характеристику от сослуживцев. На сколько баллов, например, от 1 до 10, они оценивают деятельность того, с кем трудятся бок о бок. Ситуация изнутри, от первоисточника, особенно ценная. Сложить оценки, подтвердить или опровергнуть их мнением вышестоящего менеджера, и получить приближенное к объективности суждение.
Минусы перечисленных вариантов – в человеческом факторе. Сложно устоять, чтобы в ответах, в отчете не приукрасить свою работу, не поддержать коллегу-друга, которому симпатизируешь. Найти выход из положения можно, установив автоматизированную систему учета и контроля времени. Во-первых, она не будет отвлекать сотрудников от работы, позволит не тратить время на оценку собственного труда. Во-вторых, все ходы и действия фиксируются, факты не подтасуешь.
KPI и оценка эффективности сотрудников
Подтвержденная не одним исследованием статистика, что 80% работы вытаскивают на себе 20% специалистов. На остальные 80% коллектива приходится оставшаяся малая часть. Заставить всех работать одинаково продуктивно нереально. Но прежде, чем сосредоточиться на мотивации, нужно определить KPI, или ключевые показатели эффективности.
Короткая, емкая триада, что ярко характеризует деятельность и рядового сотрудника, и топ-менеджера. Разберемся, из чего складывается KPI:
- количество работы – это норма выполненного, доля переработки, дополнительные обязанности сверх договора;
- качество – безупречность сделанных проектов, соответствие технологиям, отсутствие жалоб от покупателей, клиентов;
- срок выполнения – досрочное исполнение, опережение сроков, соответствие временным графикам.
Добиться результата, когда “быстро – качественно – в срок” – идеальная ситуация. К ее достижению стремятся. Но чаще руководителю приходится выбирать между одним и вторым, вторым и третьим условием. Досрочное достижение цели логично снижает качество исполнения задачи. Въедливое, дотошное отношение к образцовому воплощению проекта удлиняет время реализации.
Но все же следование KPI поможет оценить ресурсы персонала и постепенно выводить его на более совершенный стиль работы. Понятно, что жалеть времени на это не стоит.
Мониторинг выполнения задач
Исключить контроль заданий из бизнес-процессов – навредить персоналу и топ-менеджеру. Последний потеряет понимание, что творится в организации. Сотрудники, не чувствуя контроля, реакции начальника на их труд, успехи и, тем более, неудачи, теряют стимул к высокому КПД. Развитие компании серьезно тормозит невыполнение поручений и недостаток или отсутствие мониторинга по своевременности их исполнения.
Не менее важно знать, кто за что в коллективе отвечает, какой этап проекта возложен на конкретного работника, кто в какой месяц планирует уйти в отпуск и т.д. Налаженная система контроля позволит предупредить срывы в работе компании, заменить специалиста, вышедшего из строя, например, из-за болезни.
Различают такие виды мониторинга:
- предварительный. Еще на этом этапе необходимо понять, имеет ли исполнитель ресурсы для выполнения поручения, сеть ли финансовые средства у предприятия к осуществлению проекта;
- понятийный. На данной стадии нужно уточнить, знает ли работник, что ему поручили задание, насколько он его понял и какой сложился алгоритм для его исполнения;
- промежуточный. Позволяет проанализировать, как продвигается работа, какие трудности нужно устранить, скорректировать, если потребуется, заданные параметры;
- заключительный. Не менее важен, чем промежуточный. Хотя на этом этапе поздно что-то менять, но он показывает, каких результатов достигли, вскрывает недостатки, которые важно не повторить в будущем.
Анализ продуктивности сотрудников за компьютером
Деятельность человека все больше замыкается на работе за компьютером, в сети интернет. Там сотрудник остается, по сути, один на один со всемирной паутиной и ее соблазнами. Заглянув на пять минут в ленту новостей по долгу службы, “выплывает” из нее спустя час, так и не достигнув цели. Но время утекло. Продуктивность нулевая. Зарплату работодатель должен выплатить.
Ситуация, согласитесь, несправедливая. Подстраховка от провалов, экономических рисков нужна не только наемному персоналу, но и владельцу бизнеса. Все чаще статистика фиксирует случаи сотрудничества работников с конкурентами родного предприятия или прямое вредительство ему. Щекотливые ситуации предотвращают программы учета и контроля рабочего времени. Они онлайн сигнализируют о различных нарушениях. В коллективе скажут, что это жесткий подход. И будут не правы.
Автоматическая фотография рабочего дня
Отслеживать производственные интересы персонала, его настроенность на работу, интеллектуальные ресурсы, время позволяет фотография рабочего дня. Детализирует все операции до минуты. Это касается и технических решений, и телефонных звонков, и перерывов на обед и кофе-брейк.
ФРД проанализирует и представит занятость конкретного служащего, отдела, подразделения:
- записывает все, чем занят сотрудник в течение дня; полученную информацию сравнивает с планом работ;
- при мониторинге большого подразделения сравнивается эффективность специалистов, выполняющих одинаковую задачу, затраченное количество времени, сколько целей поставили и выполнили за установленный период;
- разрабатываются нормативы по конкретным операциям;
- выбирает оптимальный алгоритм труда и определяет, почему сотрудники не справляются с планом;
- показывает топ востребованных программ и сайтов.
Главное, служащий в любое время может проанализировать собственные показатели, улучшить их прежде, чем они попадут начальнику, и не стать слабым звеном в команде.
Программа учета рабочего времени
Компания Инфомаксимум, разработавшая сервис CrocoTime, рассматривает его не как надзорное решение. Но как программный продукт, стимулирующий коллектив на большую плодотворность. ПП отслеживает начало и окончание рабочего дня с момента включения/выключения ПК. Бездействие мыши и клавиатуры от пяти минут и выше расценивается как перерыв, остановка.
В то же время, программа учитывает переработки сотрудников, сверхурочную занятость. Это напрямую влияет на повышение оплаты труда.
Подвигать персонал к производительности руководитель может личным примером. Но полагаться не только на самых трудолюбивых, надежных, а распределять нагрузку равномерно. Привлекать весь персонал в круг деятельности предприятия. При анализе загруженности система CrocoTime способствует достижению следующих целей:
- продумать кадровый состав для эффективного использования трудовых ресурсов; графики загруженности подскажут, стоит ли нанимать новых сотрудников или отправить на переквалификацию в соответствии с потребностями компании, и распределить силы по свободным вакансиям;
- определить должностные обязанности по знаниям и умениям;
- сократить затраты. ПО CrocoTime зафиксирует с точностью до минуты периоды реальной деятельности и время, потраченное на развлекательные сайты.
Главное, за что подчиненные лояльно воспринимают систему учета рабочего времени – ее открытость, удобный функционал, возможность самоконтроля. Всегда можно открыть на ПК CrocoTime и понять, где подтянуться, каких недоработок избежать, как сэкономить время работодателя. А заодно и свое, личное.