Работа в режиме home office – возможность проверить себя. На самодисциплину, производительность, мотивированность. При больших плюсах – планировать день под себя, экономии времени на дорогу – остаются соблазны, мешающие сосредоточиться на главном. Другой фактор – неумение строить день, когда стираются границы между деловой сферой и личной жизнью. Как избежать негативных аспектов от сотрудничества из дома, поговорим в подробностях ниже.
Какие трудности могут возникнуть при удаленной работе?
Удаленка – это замечательно. За плечом никто не стоит, по сути ты сам себе хозяин. Международная организация труда ООН в своем докладе подчеркнула, что дистанционные работники более эффективны, чем офисные. Но при этом более уязвимы и подвержены стрессам. Им всегда приходится трудиться в режиме многозадачности, балансировать на грани собственных приоритетов и семейных требований. Какие же конфликты и проблемы возникают при удаленной работе:
- сложно вписаться в ритм компании, понять целостность ее работы – как между собой взаимодействуют отделы, специалисты;
- бесконечный режим труда. Многие удаленщики начинают день, едва умывшись, в пижаме, сложно переключаются на перерыв, и вечером то и дело возникает соблазн проверить еще одно письмо, задачу. Непрерывный рабочий день в конце концов утомляет и неизбежно приводит к выгоранию человека;
- неумение самоорганизоваться – другая сторона медали. Как и желание успеть охватить необъятное: и домашние дела сделать, и рабочие не упустить. Понятно, что отвлечения такого рода снижают продуктивность и показатели;
- нехватка реальных коммуникаций. Общение в соцсетях, даже с утра до вечера, не заменяет простых человеческих разговоров и по делу, и по душам.
Главное объяснение проблем при дистанционном сотрудничестве – новоиспеченные, а иногда и бывалые удаленщики не знают или не применяют тайм-менеджмент. Отсюда – нет целей, организации труда и постоянно свербящая мысль “Как не сорвать дедлайн?”
Как подготовиться к дистанционной работе?
В глобальном смысле удаленное взаимодействие со специалистами стало привычным. К этой форме сотрудничества прибегают до 80% компаний в мире. Но локально, в условиях отдельно взятой семьи, все сложнее. Перейти на дистанционку и быть продуктивным позволят следующие правила и действия:
- познакомить близких с особенностями удаленки, чтобы они тоже прочувствовали ее актуальность, несмотря на то, что работа выполняется за домашним ПК;
- составить собственный четкий график и следовать ему. Начинать работать в одно и то же время, пусть даже в 12 часов дня. Но такой самоконтроль в итоге даст больше свободы, чем прокрастинация и откладывание задач на потом;
- организовать рабочее пространство. Пожалуй, только Черчилль мог оставаться в постели и руководить страной. Если нет такого таланта концентрироваться на задаче здесь и сейчас, то лучше заниматься рабочими делами в более строгой обстановке;
- вознаграждать себя перерывами. Невозможно оставаться производительным сто процентов времени. Лучше высвобождать настоящие перерывы, как в офисе, чтобы отдохнуть;
- игнорировать отвлекающие факторы. Это отсыл опять же к тайм-менеджменту. Потому как дома вы или в офисе, но объем задач, проекты остаются прежними. Их нужно успевать выполнять.
Как руководителю мотивировать удаленных сотрудников?
Сегодня уже мало кого удивишь, если специалисты, работающие над одним проектом, живут в разных регионах и даже странах. В первую очередь это происходит в IT-сфере. Недостаток подобной специализации – мотивация сотрудников и коммуникации по процессам. Побудить сотрудников позволят такие факторы, как инструменты и знания, ответственность за задачу, постоянная отчетность.
- Необходимо всегда ставить четкие требования, лучше в удобном для вас трекере. Но никак не в устной форме, иначе сложно будет доказать, как звучало задание, если сотрудник не поймет его и выполнит по собственному усмотрению. Кроме того, разделить этапы по принципу SMART. То есть задачи должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, согласованными и выполненными в срок;
- убедиться, что исполнитель обладает необходимыми профессиональными знаниями для проекта, тогда уменьшатся риски, что задача будет сорвана. Кроме того, удостовериться, что работник обеспечен и оборудованием, и софтом, знает правила и процессы проекта, имеет доступ к документации. То есть все организовано и создано для успешного взаимодействия;
- систематическая отчетность – что выполнено накануне, текущие задания, сроки, проблемы. Составить документ недолго, зато он поддерживает связь между исполнителем и руководителем, мотивирует следовать целям.
Но важно проверять, анализировать отчеты, чтобы они не становились формальной отпиской.
Инструменты для эффективной работы из дома
Для личной эффективности и упрощения работы – использовать технологии. Для взаимодействия с удаленными коллегами полезны различные приложения:
- офисный пакет «Google Таблицы», «Документы» и «Презентации». Бесплатные сервисы помогут создавать и редактировать текстовые документы, таблицы, презентации вместе с командой и самостоятельно;
-
Облачное хранилище – Google Диск, Яндекс Диск;
-
Microsoft Teams и Slack для коммуникаций;
-
Skype для личных разговоров;
-
Zoom, Gather для видеоконференций с несколькими участниками;
-
канбан‑доски Trello помогают управлять проектами, организовывать работу, предусматривать следующие действия;
-
Todolist – таск-менеджер для делегирования задач, распределения их по приоритетности, удобно назначать исполнителей;
-
программа учета времени, например, CrocoTime.
И если коллектив разбит по разным часовым поясам, то лучше сверяться по мировым часам World Time Buddy.
Анализ продуктивности удаленного персонала
От более масштабного перехода предприятий на дистанционное сотрудничество руководителей останавливают опасения потерять контроль над персоналом и внутренними процессами. Сложно понять, чем в действительности занят человек, который за сотни километров от офиса. Правда, к работнику, что находится в кабинете, соглядатая на весь день тоже не приставишь. Неэффективно и дорого.
Действенней коммуницировать на другом уровне. Можно обсудить и составить график, удобный для подчиненного. Оговорить аспекты общения, время откликов на звонки, электронные письма, доступности в установленное время и т.п. Есть и такой вариант – не названивать работнику, не наседать на него с отчетами, но требовать уже результат. Объясняется такое творческими особенностями задач, когда мыслительный процесс, поиск решений занимает больше времени, чем исполнение. В таком случае остается возлагать надежды на ответственность работника и верить, что он справится к нужному моменту.
Оценить качество труда удаленщика можно в групповых дискуссиях, опять же через специальные сервисы, аналитические презентации, анкетирование. Или руководителю и подчиненному вместе ставить цели, взвешивать их достижимость. Или подключать автоматические системы учета времени.
Автоматический контроль эффективности сотрудников
Автоматизированный мониторинг продуктивности уравновешивает позиции работодателя и удаленного сотрудника. Первый будет знать, чему посвящает время подчиненный, что не просиживает в соцсетях, что деньги будут выплачиваться за конкретные достижения. Последний – ответственно относиться к обязанностям и знать, насколько справедливо оценивают его заслуги, в т.ч. переработки.
CrocoTime, в первую очередь, корректен по отношению к персоналу. То есть, если кого-то напрягает постоянный мониторинг, то эта система учета времени не делает скриншотов экрана монитора и не перехватывает личные пароли, нет необходимости вести видеозапись через веб-камеру. Возможности и сила CrocoTime в другом:
- оценивает загруженность человека по проектам, его эффективность, вклад, сравнивает с показателями коллег;
- фиксирует открытые программы и приложения, разделяет их на продуктивные и непродуктивные;
- составляет фотографию рабочего дня – не придется тратить отдельное время на отчетность;
- напоминает об отложенных задачах, чтобы завершить их;
- отмечает начало рабочего дня с момента включения ПК, бездействие мыши и клавиатуры более пяти минут расценивает как перерыв;
- можно легко настроить график занятости под сотрудника, т.е. варьировать индивидуальный трудовой день; можно указать время отпуска или больничного, отгула или отметить опоздание;
- проверить статистику, показатели, “успеваемость” могут и сами сотрудники, и руководитель, которому отчеты приходят на e-mail онлайн или по запросу.
Составляя графики работы, важно не забыть и об активной личной жизни, поддержке здоровья, занятиях физкультурой. Тогда все можно успевать, от удаленной работы получать только плюсы, и желание тратить время впустую пропадет.