Работа на дому полтора года назад вызывала панику и среди персонала, и среди работодателей. Сейчас стала одним из вполне привычных вариантов трудовых взаимоотношений. Удаленку даже закрепили законодательно. Однако до сих пор у руководителей остаются сомнения в дисциплинированности, ответственности и честности удаленного персонала. Как вести учет рабочего времени дистанционного сотрудника так, чтобы все выиграли и никто не остался в обиде – разберем в этой статье.
Кратко об удаленной работе или работе на дому
Реальная история повсеместной удаленки действительно краткая. Она стала единственным способом выживания бизнеса в нелегком 2020 году, когда всех поставили перед фактом: или дистанционное взаимодействие, или никак. По сравнению с апрелем прошлого года число желающих работать из дома выросло в 3 раза. Оказалось, что у работы из дома есть вполне определенные плюсы. Хотя и без минусов не обошлось.
Режимы удаленной работы
С 1 января 2021 года, когда большинство компаний уже опробовали удаленку, понятие дистанционной работы закрепили законодательно, внеся изменения в Трудовой кодекс России. Закон предусматривает три основных режима удаленной работы:
- на постоянной основе – когда кандидат на замещение вакансии изначально соглашается трудиться в режиме home office;
- на определенный срок – когда удаленка становится вынужденной и временной мерой;
- периодическая дистанционная работа – когда сотрудник частично работает из дома, частично – в офисе.
Каким бы ни был формат, сотрудники и руководители находят в удаленке свои положительные и отрицательные моменты.
Плюсы удаленной работы
Удаленка, организованная на должном уровне, дает много положительного и персоналу, и владельцу бизнеса:
- экономия финансов. Она очевидна для всех: сотрудники не тратятся на проезд до офиса, обеды; работодатель – на большой офис, а то и офис вовсе. Как минимум, расходы на электроэнергию и прочую «коммуналку» сокращаются пропорционально переводу персонала на дистанционный формат работы;
- экономия времени. В среднем на сборы и проезд до работы у среднестатистического офисного сотрудника уходит 2 часа. Если перемножить это время на количество рабочих дней, то получится 44 часа в месяц и 22 полных дня в год, которые любой человек найдет, на что потратить с большей пользой;
- больше времени на семью и друзей. Этот плюс вытекает из предыдущего. Экономя время на сборах и разъездах, человек может потратить его на общение с близкими;
- возможность самостоятельно планировать свою занятость. Работать днем или вечером, с самого раннего утра или начинать чуть позже. Так думают все, кто ни разу не встречался с удаленкой лично, тем не менее среди самых часто называемых плюсов есть и такой пункт. Впрочем, все зависит от договоренностей с работодателем;
- мобильность. Когда взаимодействие построено через Интернет, нет необходимости «привязываться» к месту – работать можно из любой точки мира;
- больше удобств. Построить свой собственный home office можно с учетом всех своих пожеланий: самому выбрать место, стол, кресло, которые помогут быть максимально продуктивными в работе;
- отсутствие коллег, которые постоянно отвлекают. По статистике, 47% офисных сотрудников отвлекаются на разговоры с коллегами. По делу и без дела;
- привлечение высококлассных специалистов. Удаленная работа стерла физические границы – руководители получили возможность привлекать сотрудников без учета их месторасположения, а сами работники – устраиваться в те компании, которые максимально удовлетворяют их требования и амбиции.
Минусы удаленной работы
На практике во время введения всеобщей дистанционки все мечты и представления об идеальности удаленной работы разбились о суровую реальность:
- оказалось, что жилищные условия большинства российских семей не подходят для организации отдельного, изолированного рабочего места;
- отсутствие возможности полноценного общения. Социализация играет важную роль в жизни человека. Удаленная работа «закрыла» возможности неформального общения;
- стерлись границы между работой и личной жизнью. Когда дом – это и личное пространство, и место работы, разделить часы оказалось очень сложно;
- недопонимание и отвлечения родственников. Этот пункт тесно связан с предыдущим – когда сотрудник заперт в четырех стенах, он невольно отвлекается на детей/супругов, думает о том, что нужно сделать по дому. Особенно, когда домочадцы не принимают того факта, что даже из дома человек должен продолжать выполнять свои обязанности;
- проблемы с самоконтролем. Те, кто и в офисе часто отвлекается на соцсети, просмотр роликов на youtube, в условиях home office, когда ничто не ограничивает и никто не подсмотрит, чем ты занят, зачастую не способны взять себя в руки и начать работать.
Последний пункт особенно беспокоил и продолжает вызывать вопросы у руководителей. По статистике, осенью 2021 года о том, что на удаленке их продуктивность падает, сотрудники стали заявлять чаще, чем год назад. Кроме того, выясняется, что оставшись один на один с планированием своего времени, удаленщики в 2 раза чаще, чем те, кто работает в офисе, нанимаются работать параллельно в других компаниях.
Методы и виды контроля удаленных работников
Контроль удаленных сотрудников – мера, необходимая не только работодателю, но и большинству самих удаленщиков, которые страдают недостатками самоорганизации.
Наладить контроль персонала на удаленке можно следующими методами:
- четко установить режим работы. Обозначить время начала и окончания рабочего дня. Это помогает руководителю и коллегам рассчитывать на связь в обозначенные часы, а самому удаленщику – выстроить границу между рабочим и личным временем;
- наладить корпоративное планирование. Элементарный google-календарь будет своеобразным напоминанием, когда и во сколько удаленщик должен быть на связи;
- выстроить коммуникации. Это то, что сложнее всего сделать на удаленке. Продуктивность зачастую падает из-за того, что в офисе можно было в три минуты подойти к коллеге и выяснить интересующие детали или получить ответы на вопросы, а на дистанционке такого сделать невозможно. Ожидание ответа может затянуться на часы. Поэтому стоит создать корпоративные мессенджеры, обозначить регламенты созвонов и видеовстреч;
- давать обратную связь. На удаленке сложно понять, как реагирует на выполнение обязанностей руководитель отдела или проекта. Полноценная обратная связь заставляет работать эффективнее, не вслепую, а следовательно, ответственнее.
Существует два основных вида удаленного контроля:
- контрольные точки – когда руководитель проверяет процесс работы только в определенные, ключевые моменты. Такой подход хорош для небольшого штата или творческих профессий;
- сплошной мониторинг. Такой контроль полностью имитирует офисные порядки – начало работы, перерывы, отвлечения, дисциплинирует и позволяет организовать достаточно большой штат сотрудников.
Организовать мониторинг занятости удаленных сотрудников, который будет максимально приближен к офисной модели, можно с помощью специализированного программного обеспечения – систем контроля и учета рабочего времени.
Программа контроля удаленных сотрудников
Чтобы взять под контроль работу распределенной команды, так или иначе придётся обратиться к ПО контроля рабочего времени. На выбор руководителя – десятки вариантов, поэтому, принимая решение установить ту или иную программу, стоит обратить внимание на три основных пункта:
- ПО не должно нагружать рабочие компьютеры/ноутбуки;
- система должна обладать гибкими настройками. Удалёнка – гибкий формат, софт должен быть подобающим;
- программа не должна нарушать личные границы сотрудника, должна уважать право на тайну личной переписки, которую гарантирует Конституция России.
Всем этим требованиям отвечает программа CrocoTime, при этом она способна взять под контроль рабочий процесс в полном объеме и предоставить исчерпывающую статистику:
- система включается и выключается автоматически вместе с рабочей машиной удаленщика, отмечая границы рабочего дня. При этом есть возможность отключить мониторинг вручную, если этого требуют обстоятельства, и удаленщик готов пожертвовать рабочими часами в отчете;
- программа не отвлекает всплывающими окнами, не делает скриншотов, не подключается к веб-камере;
- мониторинг отвлечений ведется путем фиксирования заголовков открытых окон. Все использованные программы и ресурсы система делит на профильные и непрофильные, тем самым рисуя картину отвлечений;
- функция тайм-трекинга позволяет выяснить, сколько времени уходит на выполнение конкретной задачи, с чем связан простой, если такое случается.
Все полученные данные складываются в детальный отчет – фотографию рабочего дня, где можно увидеть, в какое время удаленщик наиболее активен, сколько времени отработал в целом и на какие задачи потратил часы.
Онлайн заполнение табеля учета рабочего времени
Статья 91 Трудового кодекса РФ обязывает вести учет рабочего времени всего штата любой компании. И удаленщики – не исключение.
Система учета рабочего времени CrocoTime становится незаменимым помощником для составления отчетной документации кадровым отделом и начисления заработной платы бухгалтерией. Табели формируются автоматически, не оставляя вопросов к начальству о суммах начислений.
Контроль в помощью CrocoTime полезен и для самих удаленщиков. Одна из возможностей системы – доступ к собственной статистике, которая может служить индикатором для сотрудника на удаленке: способна показать, где и на что человек отвлекается чаще всего, в какое время наиболее трудоспособен. Эти знания помогают наладить самодисциплину, а следовательно, показывать наибольший прогресс и эффективность, увеличивая доход.
По последним данным, сейчас в каждой четвертой компании есть удаленные сотрудники. Да и сами удаленщики настолько хотят продолжить работать в дистанционном формате, что готовы расстаться с частью зарплаты. И вопрос контроля всегда актуален. 14 дней бесплатного тестового периода CrocoTime покажут, насколько просто организовать мониторинг удаленной команды с максимальной эффективностью.