Учет рабочего времени – не просто прихоть руководства любой компании или предприятия. Это обязанность, прописанная в Трудовом кодексе России. Этот документ определяет основные понятия, устанавливает нормы труда, но все же оставляет за управленцем право выбора. Как ввести учет рабочего времени в компании, какие моменты нужно обязательно учесть, чтобы не противоречить букве закона и при этом получать от процесса пользу – расскажем в этой статье.
Что такое учет рабочего времени?
Определение рабочего времени прописано в ст. 91 Трудового Кодекса РФ. Исходя из этого, учет рабочего времени – это регистрация часов, которые сотрудник тратит на выполнение своих рабочих задач на самом деле.
Стандартная длительность рабочего времени тоже определена законодательством – сотрудник не должен работать больше 40 часов в неделю. Распределение этого времени в течение 7 дней может быть неравномерным и зависит от внутренних особенностей фирмы или производства. Все тонкости организации рабочего процесса необходимо прописать в трудовом соглашении, локальных актах и документах. Такой “свод правил” на законодательном уровне называют “режимом рабочего времени”. Основные показатели, которые он устанавливает:
- соотношение дней труда и отдыха в рамках одной недели. Обычно это: 5+2, 6+1 или выходные по скользящему графику;
- какое количество времени за день должен отработать сотрудник предприятия;
- сколько смен в сутки считается нормальным, а сколько – переработкой;
- в какое время начинается и оканчивается трудовой день;
- количество и время законных перерывов внутри рабочего дня.
Кроме того, важно учесть и ст. 110 Трудового Кодекса, которая указывает, что сотрудник должен непрерывно отдыхать 42 часа еженедельно.
Виды учета рабочего времени
Отталкиваясь от принятого в компании рабочего режима, выбирают один из видов учета рабочего времени:
- суммированный – применяют, когда ежедневное или еженедельное количество отработанных часов разнится. В таком случае за отчетный отрезок может браться период от 1 месяца до 1 года. Главное, чтобы итоговая сумма часов, которые отработал специалист, не превышала норм закона. Используют суммированный учет преимущественно в случаях, когда работа организована вахтовым методом, сменами, при гибком трудовом графике, на производствах, которые в силу специфики работают круглосуточно;
- несуммированный – используют, когда рабочие часы работника четко определены. Несуммированный учет бывает поденным, когда специалист в день тратит на выполнение своих обязанностей стандартное количество времени, или понедельным, когда сотрудник ежедневно может работать неравное количество часов, но одинаковое в итоге за 7 дней.
Независимо от того, какой вид учета рабочего времени используют в компании, результаты необходимо зафиксировать официально. Раньше для всех существовали стандартные документы, но с 2013 года законодательство оставило за руководителями право на разработку собственных форм, отвечающих требованиям каждой конкретной компании.
Табель учета рабочего времени
Табель учета рабочего времени – это документ, где поименным списком перечислены все сотрудники компании и отмечается время их непосредственного труда в рамках определенного видом учета периода.
Хотя каждая компания имеет право создать собственный вариант табеля, существуют стандартные формы, утвержденные Госкомстатом России – это формы Т-12 и Т-13.
Форма Т-12 – универсальная; форма Т-13 рекомендована предприятиям, которые используют электронную пропускную систему.
Как правило, ведут табели в электронном и бумажном форматах. Только электронный вариант используется достаточно редко, поскольку после внесения всех данных требуется подпись ответственного лица.
Методы осуществления контроля и учета времени труда
Какую бы учетную форму ни выбрали в компании, собственную или унифицированную, данные в табель вносятся исключительно на основании непосредственного контроля и учета трудового времени, организовать который можно несколькими методами:
- книга учета. Пожалуй, самый старейший способ, который все же до сих пор популярен среди руководителей предприятий. Как правило, это бумажный журнал, где вручную фиксируют время прихода и ухода сотрудников;
- система контроля и управления доступом (СКУД). Этот метод уже более современный, представляет собой пропускную систему, где с помощью карточки персонал самостоятельно отмечает свое прибытие или уход с работы. Кроме непосредственно фиксации присутствия в периметре предприятия, с помощью СКУД организуют разноуровневый доступ к различным помещениям внутри компании;
- биометрические системы. Следующая ступень в организации системы доступа на предприятие и внутри него. В качестве пропуска здесь используется не пластиковая карта, а уникальные биометрические данные сотрудника – радужка глаза, отпечаток пальца, голос и т.п.;
- видеонаблюдение. Как правило, камеры устанавливают на входе на предприятие, в общих коридорах, офисных помещениях. Наблюдение может быть организовано автоматически, с привлечением охраны (если таковая есть в компании) или специально нанятой дополнительной штатной единицы. Наличие системы видеонаблюдения не только контролирует вход/выход компании, но и позволяет видеть общую картину перемещений персонала в течение рабочего дня;
- компьютерные технологии. Самый современный и эффективный метод. Реализуется с помощью отдельных программ, которые должен применять каждый сотрудник самостоятельно, или целых систем учета рабочего времени, которые отмечают и дисциплину, и чем конкретно работники занимаются в свои трудовые часы, предоставляя глубокий анализ занятости специалистов. Пример подобного софта – программа CrocoTime, набирающая популярность среди отечественных компаний.
Кто должен вести учет рабочего времени в организации
Законодательство диктует: прямая обязанность ведения учета рабочего времени лежит непосредственно на руководителе организации. Именно он несет материальную и административную ответственность за любые нарушения. Но на практике ни один директор не заполняет табели лично, а делегирует эти полномочия, назначая человека, который будет вести отчетную документацию. Выбор зависит от масштабов компании, ее организационной структуры, должностного состава:
- если компания совсем маленькая, в ней нет даже должности специалиста по кадрам, заполняют табели секретарь или, как вариант, бухгалтер по зарплате;
- если кадровик все же есть в штате, то, как правило, ведение отчетности передают ему;
- в компаниях покрупнее нередко вводят специальную должность – “табельщик”, заполнение документов – его прямая обязанность;
- в больших компаниях с разветвленной организационной структурой документы заполняют руководители отделов, подразделений. Они отмечают занятость своих подчиненных, а затем сдают табели в отдел бухгалтерии;
- на масштабных промышленных производствах зачастую предусмотрены специальные должности – например, инженер по организации и нормированию труда и т.п. Заполнение табелей попадает в поле их должностных обязанностей.
В любом случае, обязанность по заполнению табелей, будь она основной или дополнительной, важно закрепить документально – создать локальный акт и прописать в трудовом соглашении работника, на которого возложили эту функцию.
Кого бы ни назначили ответственным за ведение отчетности, табель в итоге отправляется к бухгалтеру, поскольку на его основании рассчитывается зарплата. Чтобы не возникало вопросов, как правило, заверяют уже заполненный документ собственной росписью как минимум сотрудник, который ведет отчетность, и начальник подразделения или отдела, указанного в табеле. Если в компании есть кадровик, он тоже расписывается, подтверждая подлинность информации о составе штата.
Автоматический мониторинг рабочего процесса
Автоматический мониторинг рабочего процесса – это современный подход к учету фактически использованного рабочего времени. Организуется такой мониторинг с помощью IT-решений. Программы способны полностью взять на себя и вопросы поддержания дисциплины и распределения трудовых часов, и формирование отчетности. Одна из таких автоматических систем – CrocoTime. Главные ее преимущества:
- отмечает старт и финиш рабочего дня персонала, сверяет с заданным графиком работы;
- показывает, над какими именно задачами работает сотрудник, как долго;
- вычисляет отвлечения, продуктивные и непродуктивные траты трудовых часов и минут;
- фиксирует, какими именно программами, приложениями и интернет-ресурсами пользуется работник;
- формирует табели в автоматическом режиме;
- работает без участия человека, не нужно принимать в штат “табельщика” или расширять круг обязанностей других сотрудников.
Такой системный подход одинаково полезен и эффективен и в компаниях с небольшим штатом, и в крупных организациях. Заполнение отчетности с опорой на собранные автоматически данные – залог справедливого расчета зарплаты, когда у подчиненного не возникает вопросов, откуда взялись конечные цифры. Отметки отклонений от принятого графика – способ повысить дисциплину. Учет рабочего времени в автоматическом режиме – экономия фонда оплаты труда за счет исключения дополнительных должностей и обязанностей.
Система CrocoTime – универсальный помощник, с помощью которого ввести грамотный и эффективный учет рабочего времени не составит труда.