Когда почта во вред! Специалисты выяснили, сколько времени уходит на работу с электронной почтой.

Мы наткнулись на интересное исследование , которое провели специалисты Глобального института McKinsey, исходя из опубликованных данных, получается, что в среднем человек тратит 28% рабочего времени на электронную почту. Это неэффективно, но что делать? Мы внимательно изучили цифры и обратились к советам психологов, которые помогут сэкономить драгоценные часы и минуты.

Сколько времени люди тратят на работу с электронной почтой

Ответ кроется в статистике, которую собрали и обработали в институте McKinsey. Вы вряд ли до этого момента задумывались над тем, сколько уходит рабочего времени на прочтение сообщений. Итак:

—       в среднем человек проверяет электронную почту 11 раз за один час;

—       в фоновом режиме “электронка” работает у 84% людей;

—       уведомлениями о новых письмах используют 64% людей;

—       новые письма 70% людей открывают в течение первых 6 секунд.

Специалисты решили пойти дальше и решились на смелый эксперимент. Исследователи стали мониторить сердечный ритм 40 сотрудников компании Microsoft, при этом регистрировали активность “электронки”. Выяснилось, что почти 31% наблюдаемых проверяли почту сразу после уведомления о новых сообщениях. 41% — уделяли время электронной почте по своему усмотрению. Чуть больше 28% сотрудников работали по смешанному принципу. И все 100% наблюдаемых — испытывали стресс и когнитивную перегрузку. Во многом от того, что некоторые послания требуют скорейшего ответа, приходится отвлекаться, человек осознает, что он не контролирует ситуацию, он вынужденно играет по чужим правилам. Если говорить о потере времени, по итогу получилось, что после прочтения письма человеку требуется 64 секунды, чтобы вернуться к работе. Не надо быть математиком, чтобы понять, насколько падает эффективность.

Как сэкономить время, работая с электронной почтой

Конечно, здесь все индивидуально. Для некоторых электронная почта основной инструмент в работе. А если нет? Тогда обратимся к советам известного психолога Лео Бабаута, который разработал рекомендации, опираясь на собственный опыт.

1)    Необходимо отписаться от любого вида рассылок (распродажи/новости) — это позволит сконцентрироваться на действительно важных вещах.

2)    Придерживайтесь правила 20-ти минут. Ровно столько уделяйте утром и вечером на проверку электронной почты. Ставьте таймер, если боитесь погрузиться в пучину сообщений.

3)    Не беритесь читать все письма сразу, пролистайте почту, выберите наиболее важные послания и отработайте в первую очередь их.

4)    Если работа с сообщением требует больших временных затрат — пометьте это в списке дел. Отпишитесь человеку, что его просьба у вас на контроле, и вы в ближайшее время пришлете развернутый ответ.

5)    Отрабатывайте каждое послание на 100%.

По мнению психолога, именно эти советы помогут сэкономить время и нервы. Со временем и ваши связные привыкнут к режиму вашей работы с электронной почтой. Еще Лео Бабаута обратил внимание на то, что он проверял электронную почту каждый раз, когда ему было скучно, и он не хотел работать над чем-то важным. Выходит, что работа с “электронкой” только кажется продуктивным действием, на самом деле это скорее способ убежать от ответственности.

Оптимизируйте рабочее время и увеличьте прибыль компании прямо сейчас

Начать бесплатно