Мониторинг активности офисных сотрудников

Хороший бизнес работает как часы. А если случаются сбои, значит, во внутренних процессах есть недостатки. Чаще всего причиной становится человеческий фактор. Именно поэтому руководители задумываются о контроле персонала. Ведь ошибки дорого обходятся владельцам бизнеса. Как проанализировать и выявить недостатки в бизнес-процессах, оптимизировать производительность труда и при этом не перейти грань между «добром и злом», расскажем в этой статье.

Как оптимизировать производительности труда?

Производительность труда в классическом понимании – это количество единиц товара, произведенное в единицу времени. Это достаточно легко посчитать на заводе. А в офисе, когда на выходе не физически осязаемый продукт, а, например, услуга, такое определение теряет свою актуальность. Однако процесс оптимизации труда и на производстве, и в офисе проходит примерно одинаковые этапы. Первый и ключевой из которых – анализ бизнес-процессов.

Анализ бизнес-процессов на индивидуальном и командном уровнях

Анализ бизнес-процессов начинается с выяснения, как обстоят дела в компании на самом деле. Важно нарисовать реальную картину офисных будней, абстрагируясь от идеала.

Да, сотрудники должны приходить к назначенному времени в офис и уходить не раньше обозначенного срока. Но только 35% россиян появляются на работе вовремя, и 13% никогда не покидают рабочее место раньше времени.
Да, в рабочее время сотрудники обязаны работать. Это предписано даже на законодательном уровне. Но только 21% персонала утверждает, что тратит время в офисе исключительно по делу. Остальные так или иначе отвлекаются на общение с коллегами, чтение новостей, листание соцсетей, решение личных вопросов или онлайн-игры.

Однако каждый отдельный сотрудник – часть бизнес-процесса. От его производительности и эффективности зависит результат работы компании. Поэтому анализ бизнес-процессов проводят не только на командном, но и на индивидуальном уровне.

Командные, или групповые показатели демонстрируют общие результаты труда подразделения, отдела, проектной команды. Зависят они от совместных усилий. Здесь оцениваются методы взаимодействия и организация коммуникаций, распределение обязанностей и задач внутри группы сотрудников.

Анализ бизнес-процессов на индивидуальном уровне берет в фокус работу сотрудников персонально. Здесь оцениваются личные результаты, которые зависят исключительно от собственных усилий работника – уровня самоорганизации, ответственности, компетенций, заинтересованности и лояльности к компании, в которой трудятся.

Бизнес держится на людях. Это давно стало постулатом. Поэтому анализ индивидуальных показателей и уровня участия отдельного специалиста в формировании внутренних бизнес-процессов компании становится приоритетным направлением.

Совокупный анализ бизнес-процессов выявляет порой незаметные детали, которые тем не менее серьезно влияют на производительность и эффективность труда. Это могут быть:

излишние или дублирующиеся функции – когда сотрудники выполняют бессмысленные действия или повторяют действия друг друга;
операции без прописанного регламента, когда каждый сотрудник может выполнять задачу по-своему;
несоответствие документооборота требованиям бизнес-процесса, когда необходимого счета/акта/заявки нет в правильное время в правильном месте и т.д.

Как выявить недостатки в бизнес-процессах?

Когда информация о реальном протекании бизнес-процесса собрана, наступает следующий этап – сравнение полученных данных с идеальной моделью.

Например, сервис доставки еды на своей странице заявляет, что доставляет заказы в течение 45 минут. Владелец бизнеса делает на это ставку, выделяя этот пункт как ключевое конкурентное преимущество – «Другие делают это за час, а мы – всего за 45 минут». Что за этим кроется: менеджер должен принять заказ, отправить его в обработку, повар – принять и выполнить, курьер – забрать готовую еду и доставить в обозначенный срок. И все это – в обозначенное время. Это есть идеальная модель бизнес-процесса.

Что будет, если хотя бы один участник этой цепочки затянет выполнение своей части обязанностей? Представить нетрудно: сервис понесет убытки, если, например, в качестве компенсации за просроченную доставку изначально предлагает скидку; а клиенты – останутся недовольны, пострадает имидж компании.

В глобальном смысле о недостатках во внутренних бизнес-процессах легко узнать из реакций клиентов. Но это уже крайняя стадия – когда пользователи сами заявляют о дефектах в организации производства или обслуживания. Гораздо эффективнее проблемы предупреждать, нежели «лечить болезнь». Поэтому, не дожидаясь «знаков» из вне, анализируем работу внутри компании. Выявить недостатки в бизнес-процессах можно несколькими способами:

провести анкетирование персонала или беседы, уделив внимание производительности и эффективности работы. Люди, которые непосредственно погружены в процесс, лучше других видят все происходящее и могут рассказать, что мешает работать продуктивно, что не дает исполнять обязанности в срок, где случаются сбои и в чем их причина;
запустить мониторинг работы сотрудников, чтобы получить независимую оценку. Этот способ можно реализовать с привлечением стороннего эксперта или специальных программных решений. В любом случае, информация будет более точной и независимой.

Мониторинг активности за компьютером

Работа офисного персонала по большей части происходит с использованием компьютера. Это, с одной стороны, осложняет процесс мониторинга – даже если сотрудник увлеченно смотрит на экран или стучит по клавиатуре, еще нет гарантии, что он занимается непосредственно работой. С другой – облегчает, поскольку есть инструменты, которые могут взять под контроль использование рабочего ПК. Вариантов организации мониторинга несколько, простейшие из них:

планерки и летучки. Персонал устно докладывает начальнику о своих успехах, возможных препятствиях;
письменные отчеты. Каждый сотрудник ежедневно сдает руководителю сводку о своей занятости в течение рабочего дня. Это может быть чек-лист выполненных за день задач или самофотография, где отражена каждая потраченная минута рабочего времени. Главное, чтобы сотрудник был максимально честным;
тайм-трекинг. С помощью простейших программ сотрудник делает отметку о начале работы над задачей, в конце – нажимает кнопку «стоп». Все просто. Главное, чтобы персонал не забывал использовать трекер.

Такой мониторинг дает общее понимание занятости, однако для качественного анализа бизнес-процессов недостаточен – данные могут быть необъективными и неполными. Составить полноценную картину работы помогают автоматические системы контроля активности персонала за компьютером.

Автоматический контроль работы сотрудников

Автоматический контроль работы сотрудников – это современное решение, которое выбирают руководители в целях экономии времени собственного и времени персонала. Дело не только в том, что потраченные впустую рабочие часы по сути расходуют зря деньги владельца бизнеса. Организованный в автоматическом режиме мониторинг работы сотрудников экономит силы самих сотрудников – не нужно отвлекаться на составление отчетов и проставлении отметок в трекерах, можно полностью сконцентрироваться на трудовых обязанностях.

Для автоматического контроля работы персонала используют специальные программы с обширным функционалом. Как пример одной из таких – система CrocoTime. Как она работает:

вместе с персоналом. ПО включается и выключается само вместе с рабочим ПК,
в тихом режиме. Программа собирает статистику работы за компьютером незаметно, не надоедает всплывающими окнами без надобности, не тормозит работу компьютера;
всеобъемлюще. Система отмечает все действия и бездействия сотрудника без исключений, подделать данные невозможно;
самостоятельно. Программа формирует понятные и наглядные отчеты о занятости персонала, готовит табели, интегрируется с кадровыми системами;
лояльно. CrocoTime полностью лишена «шпионских» функций – не делает скриншотов и видеозаписей экрана, не считывает порядок нажатия клавиш на клавиатуре, не перехватывает почту. Наоборот, работает в связке с онлайн-календарями и IP-телефонией, что дает возможность видеть занятость персонала чуть шире, чем за рабочим ПК – переговоры, планерки, созвоны клиентами система отмечает как продуктивное время сотрудника.

Учет рабочего времени

Находиться на работе, даже сидеть за компьютером или ноутбуком за рабочим столом ≠ работать. Только 14% офисного персонала говорят о том, что на работе занимаются исключительно трудовыми обязанностями. Остальные признаются, что:

проверяют личную почту или читают новости в Интернете – 46%;
общаются в мессенджерах по нерабочим вопросам –33%;
погружаются в соцсети – 26%;
изучают сайты по поиску работы – 23%;
сидят на ресурсах по интересам – 17%;
совершают онлайн-покупки – 11%;
пишут в блоги или читают их – 7%;
подбирают туры для отдыха – 6%;
играют – 6%.

Одним словом, занимаются чем угодно, только не работой. Бизнес, особенно частный, не готов платить за развлечения и решение личных вопросов – это логично. Потому учет рабочего времени становится распространенной практикой. Та же система – CrocoTime – полноценно справляется и с этой задачей:

фиксирует общую продолжительность работы в течение дня;
показывает компьютерную и внекомпьютерную занятость персонала;
отмечает использованные сотрудником ресурсы – программы, сайты, приложения;
делит ресурсы на продуктивные и непродуктивные (ведь те же сайты по поиску туров для турагента будут важными и необходимыми в работе, а для бухгалтера – пустой тратой времени);
детализирует продолжительность работы с профильными программами;
регистрирует простои и отвлечения.

По сути, составляет полную картину рабочего дня сотрудника/отдела/подразделения, то есть дает ту самую объективную картину фактического протекания бизнес-процессов в компании, на основе которой с помощью встроенной аналитики руководителю не составит труда сделать выводы.

Мониторинг активности офисных сотрудников, организованный с помощью системы учета рабочего времени, становится отправной точкой для принятия важных управленческих решений, платформой для оптимизации и повышения эффективности работы персонала. Всего один инструмент позволяет проводить полноценный анализ бизнес-процессов компании и получать результаты в короткие сроки. Пользователи подтверждают, бесплатного тестового периода достаточно, чтобы оценить все преимущества системного подхода к мониторингу работы сотрудников в офисе.